Manual De Caja Administrativa

FACTURAS DE CONTADO

En la factura ya elaborada aparece en condiciones la palabra ventas contado que son las que se pagan el mismo día de su elaboración, a la cual se le tendrá que poner el sello de pagado a todo el juego de las facts. Y entregarle la original al cliente para que la presente en el almacén y le puedan entregar su mercancía.

En ese momento se tendrá que dar de alta el folio interno y la factura fiscal en el programa de multisis en documentos en relación de folios 1x1, y capturar el pago correspondiente tal y como haya sido ya sea con tarjeta,efvo, transferencia, etc.

Registrar la factura en la hoja de corte de Excel en la columna de contado en su efecto si fue pagada con tarjeta también se tendrá que relacionar en la columna de tarjetas el total del Boucher y de que Bco. Fue y a la fact. O facts que se pagaron.

NOTA: si se le va a enviar o el cliente va a recoger su mercancía solo se le entregara la factura original nada más.

FACTURAS A CREDITO

En la fact. ya elaborada aparece en condiciones ventas crédito de la cual no es liquidada en su momento, en este caso se le dará a firmar la factura original al cliente y le entregaremos nada mas la copia azul menos legible para que con esta le puedan entregar su mercancía, en ese momento se dará de alta la fact. en el programa de multisis en folios de 1x1 tanto el folio interno como la factura fiscal, en la hoja de corte de Excel se registra en la columna de crédito y se hará una anotación en la parte posterior de la hoja que se envía la fact. tal del cte. tal por la cantidad $ para gloria, esto servirá para tener un registro de que si se envió dicha factura.

y la factura original ya firmada por el cliente se enviara en el corte dirigida a “Gloria”

FACTURAS C.O.D. (cobro de la factura o devolución de la mercancía)

En la factura ya elaborada aparece en condiciones ventas C.O.D. se refiere a las facturas que no son liquidadas en su totalidad el día de su elaboración de la cual se deja un mínimo del 30% de anticipo del total de cada fact. la cantidad que está dejando a cuenta y el saldo que le resta por liquidarse hará la anotación en el juego de factura excepto en la original, al cliente se le entregara como comprobante del pago que nos dejo la copia azul menos legible, haciéndole el comentario que es su comprobante de lo que nos está dejando a cuenta y esa misma la debe de presentar a la hora que la vaya a liquidar ya en su totalidad para que le sea entregada su factura original y la mercancía.

La factura original se guardara en un archivo en caja para que en cuanto el cliente ya la haya pagado en su totalidad se la entreguemos con el sello de pagado

En el programa de multisis se da de alta en folios de 1x1 y en pagos se captura la cantidad que está dejando a cuenta en parcialidades de 1 de 2

En la hoja de corte de Excel se registrara lo que está dejando de anticipo en la columna de contado y en la columna de crédito lo que quedo pendiente de pago.

PAGOS REALIZADOS CON CHEQUE

Para su autorización hablar a check plus

al 01-800-112-6000

01-800-522-60000

N. de contrato 12737 Universidad

12739 Boulevard

17808 Haciendas

19650 Ayuntamiento

12738 López Mateos

Cuando una factura se va a pagar con cheque y el cliente no esta autorizado por el departamento de crédito y cobranza para hacerlo, se tiene que hablar a Check Plus (Compañía que nos protege los cheques que son autorizados por ellos mismos) siempre y cuando el cliente se quiera llevar una parte o toda la mercancía en el momento de la facturación o bien se le vaya enviar la mcia al día siguiente , pero si no se la va a llevar o que se le vaya a entregar a los dos o tres días después no habrá necesidad de pedir protección a check plus ya que si el cheque es de bco bmx sabemos en el instante que lo estamos depositando si paso o no y si fuera de cheque s.b.c. al día siguiente que se deposito después de las 12:00 hrs del día se sabe si esta en firme o no.

Para poder recibir y pedir autorización de un cheque es necesario verificar lo sig.

-que este firmado

-la cantidad en número y letra sea la misma

-que no tenga borrones ni enmiendas

-que el núm. De cuenta y de cheque no estén alterados

-la fecha debe ser la del día de la compra

-que sea girado a nombre de Vitrohogar de Ags, S.A. de C.V.

- elaborado solo por el valor de la compra

- elaborado a una sola tinta

-que contenga la banda de caracteres magnéticos

-que contenga el símbolo y los cuatro dígitos de seguridad

-que no sea de cuenta nueva o apertura reciente

-limite máximo de autorización es de $100,000.00

Para solicitar la protección del cheque se le pide al cliente comprobante original de identificación oficial vigente (credencial del ife, cedula profesional, pasaporte o licencia de manejo) y anotar los datos grales del cliente al reverso del cheque así como el núm. De fact. folio y núm. De cte.

Al solicitar la autorización se proporcionan los siguientes datos:

Nombre de la persona que solicita la autorización

numero de contrato

numero de cuenta

numero de cheque (últimos cuatro dígitos)

nombre del banco

importe

fecha

Una vez obtenida la autorización también se anota al reverso del cheque la clave que otorga check plus .

Asimismo se lleva un formato como control de los cheques

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