Manual De Caja Administrativa

FACTURAS DE CONTADO

En la factura ya elaborada aparece en condiciones la palabra ventas contado que son las que se pagan el mismo día de su elaboración, a la cual se le tendrá que poner el sello de pagado a todo el juego de las facts. Y entregarle la original al cliente para que la presente en el almacén y le puedan entregar su mercancía.

En ese momento se tendrá que dar de alta el folio interno y la factura fiscal en el programa de multisis en documentos en relación de folios 1x1, y capturar el pago correspondiente tal y como haya sido ya sea con tarjeta,efvo, transferencia, etc.

Registrar la factura en la hoja de corte de Excel en la columna de contado en su efecto si fue pagada con tarjeta también se tendrá que relacionar en la columna de tarjetas el total del Boucher y de que Bco. Fue y a la fact. O facts que se pagaron.

NOTA: si se le va a enviar o el cliente va a recoger su mercancía solo se le entregara la factura original nada más.

FACTURAS A CREDITO

En la fact. ya elaborada aparece en condiciones ventas crédito de la cual no es liquidada en su momento, en este caso se le dará a firmar la factura original al cliente y le entregaremos nada mas la copia azul menos legible para que con esta le puedan entregar su mercancía, en ese momento se dará de alta la fact. en el programa de multisis en folios de 1x1 tanto el folio interno como la factura fiscal, en la hoja de corte de Excel se registra en la columna de crédito y se hará una anotación en la parte posterior de la hoja que se envía la fact. tal del cte. tal por la cantidad $ para gloria, esto servirá para tener un registro de que si se envió dicha factura.

y la factura original ya firmada por el cliente se enviara en el corte dirigida a “Gloria”

FACTURAS C.O.D. (cobro de la factura o devolución de la mercancía)

En la factura ya elaborada aparece en condiciones ventas C.O.D. se refiere a las facturas que no son liquidadas en su totalidad el día de su elaboración de la cual se deja un mínimo del 30% de anticipo del total de cada fact. la cantidad que está dejando a cuenta y el saldo que le resta por liquidarse hará la anotación en el juego de factura excepto en la original, al cliente se le entregara como comprobante del pago que nos dejo la copia azul menos legible, haciéndole el comentario que es su comprobante de lo que nos está dejando a cuenta y esa misma la debe de presentar a la hora que la vaya a liquidar ya en su totalidad para que le sea entregada su factura original y la mercancía.

La factura original se guardara en un archivo en caja para que en cuanto el cliente ya la haya pagado en su totalidad se la entreguemos con el sello de pagado

En el programa de multisis se da de alta en folios de 1x1 y en pagos se captura la cantidad que está dejando a cuenta en parcialidades de 1 de 2

En la hoja de corte de Excel se registrara lo que está dejando de anticipo en la columna de contado y en la columna de crédito lo que quedo pendiente de pago.

PAGOS REALIZADOS CON CHEQUE

Para su autorización hablar a check plus

al 01-800-112-6000

01-800-522-60000

N. de contrato 12737 Universidad

12739 Boulevard

17808 Haciendas

19650 Ayuntamiento

12738 López Mateos

Cuando una factura se va a pagar con cheque y el cliente no esta autorizado por el departamento de crédito y cobranza para hacerlo, se tiene que hablar a Check Plus (Compañía que nos protege los cheques que son autorizados por ellos mismos) siempre y cuando el cliente se quiera llevar una parte o toda la mercancía en el momento de la facturación o bien se le vaya enviar la mcia al día siguiente , pero si no se la va a llevar o que se le vaya a entregar a los dos o tres días después no habrá necesidad de pedir protección a check plus ya que si el cheque es de bco bmx sabemos en el instante que lo estamos depositando si paso o no y si fuera de cheque s.b.c. al día siguiente que se deposito después de las 12:00 hrs del día se sabe si esta en firme o no.

Para poder recibir y pedir autorización de un cheque es necesario verificar lo sig.

-que este firmado

-la cantidad en número y letra sea la misma

-que no tenga borrones ni enmiendas

-que el núm. De cuenta y de cheque no estén alterados

-la fecha debe ser la del día de la compra

-que sea girado a nombre de Vitrohogar de Ags, S.A. de C.V.

- elaborado solo por el valor de la compra

- elaborado a una sola tinta

-que contenga la banda de caracteres magnéticos

-que contenga el símbolo y los cuatro dígitos de seguridad

-que no sea de cuenta nueva o apertura reciente

-limite máximo de autorización es de $100,000.00

Para solicitar la protección del cheque se le pide al cliente comprobante original de identificación oficial vigente (credencial del ife, cedula profesional, pasaporte o licencia de manejo) y anotar los datos grales del cliente al reverso del cheque así como el núm. De fact. folio y núm. De cte.

Al solicitar la autorización se proporcionan los siguientes datos:

Nombre de la persona que solicita la autorización

numero de contrato

numero de cuenta

numero de cheque (últimos cuatro dígitos)

nombre del banco

importe

fecha

Una vez obtenida la autorización también se anota al reverso del cheque la clave que otorga check plus .

Asimismo se lleva un formato como control de los cheques autorizados donde se ponen todos los datos del cheque el núm. De autorización, fecha, importe factura y folio y motivo de la venta

La o las facts. Que pagan con cheque se dan de alta en multisis en los folios de 1x1 tanto el folio interno como la fact. fiscal y se captura el pago con la referencia del cheque con el que se está pagando

En la hoja del corte de Excel se registra en la columna de contado la o las facts que se pagaron con dicho cheque y en la columna de cheque también se registra ya sea si es de bmx o de s.b.c.

CHEQUE POSFECHADO

Son aquellos que están autorizados por crédito y cobranza para que sean cobrados días después de su elaboración de la factura

para poder recibirlo en la factura deberá de especificar en condiciones de pago la palabra Cheque Posfechado, la fact. original se le entregara al cliente y el cheque se enviara en el corte digerido a crédito y cobranza , al reverso del cheque se debe de anotar el núm. De cliente, tel, fact. y folio

En el programa de multisis se dará de alta la fact. en relación de folios de 1x1 nada mas

En la hoja de corte de Excel se registra la factura en la columna de crédito y en la parte posterior de l a hoja se hace la anotación “se envía cheque de …núm... por la cantidad de $ para crédito y cobranza

CHEQUES DE GOBIERNO

Quien realice pago con cheque de gobierno deberá presentar identificación oficial vigente con fotografía (credencial del ife, licencia de manejo, pasaporte o cedula profesional )

Cotejar los datos a quien viene expedido el cheque con la identificación

Al reverso del cheque anotar los datos generales, tel y firma del titular del cheque

Si la persona que se identifica no es la misma a la que esta expedido el cheque no se le podrá recibir aunque este endosado y firmado.

Si el cheque es de menor importe que la compra que se está realizando se debe cobrar la diferencia y si la compra es menor que el cheque no se podrá recibir dado que no se le puede dar cambio

PAGO CON DOLARES

Cuando recibimos el pago con dólares debemos checar con la contadora jacky el tipo de cambio a como se tiene que considerar en ese momento y verificar que no sean falsos

Para efecto del corte se van a separar del efectivo y se le hará una ficha de depósito aparte anexando los dólares con la cantidad de dólares que es y el tipo de cambio que se considero y el total de pesos mexicanos

Las facts se dan de alta en multisis en documentos de folios 1x1 y se hace el pago como si haya sido en efvo

En la hoja del corte de Excel se registra en la columna de contado

CREDITO FONACOT

En la factura debe de aparecer en condiciones ventas fonacot, el vendedor avisa a la cajera antes de mandarla a imprimir. Para que ella quite la última copia azul del juego de la factura para que el vendedor haga el trámite correspondiente del crédito

Ya elaborada dicha factura el cliente nos facilitara una tarjeta de crédito fonacot la cual se deslizara en la terminal de Banamex por la cantidad del total de la compra o según el monto que le hayan autorizado , se le dará a firmar al cliente el Boucher y la copia azul de la fact. en blanco, se le entrega la fact. original y al vendedor la copia azul y Boucher ya firmados para el procedimiento correspondiente de la cual se enviara en el corte dirigido a crédito y cobranza.

En el programa de multisis solo se dará de alta la factura en documentos en relación de 1x1 tanto el folio interno como el fiscal

en la hoja del corte de Excel se registra en la columna de crédito

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