Medios Tecnológicos Innovadores en Entornos Virtuales

[pic 1]

UNIDAD 2.-

Herramientas actuales para compartir información y sitios útiles en el almacenamiento e intercambio de información.

Actividad de Aprendizaje 2.

Almacenamiento Virtual.

Materia:

Medios Tecnológicos Innovadores en Entornos Virtuales.

Maestría:

Administración de Instituciones Educativas.

Nombre del docente:

Mtro. Omar Erick Luna Martínez.

Matrícula: 118597      Grupo: AI49

                                                           Acapulco Gro, a 10 de Agosto de 2019.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN        3

HERRAMIENTAS PARA COMPARTIR INFORMACIÓN Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO.        4

1.- PROCESO O ACTIVIDAD DE MI ÁMBITO ESCOLAR Y LABORAL DONDE REQUIERA ALMACENAR INFORMACIÓN DE MANERA CONSTANTE.        6

2.- HERRAMIENTA DE ALMACENAMIENTO VIRTUAL: GOOGLE DRIVE.        9

3.-BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR LA HERRAMIENTA GOOGLE DRIVE EN MI ÁMBITO LABORAL Y ACADÉMICO.        11

BIBLIOGRAFÍA.        13

INTRODUCCIÓN

La necesidad de guardar, compartir, modificar y descargar información o archivos importantes desde cualquier parte o lugar con el simple acceso a internet ha pasado de ser una novedad a una herramienta muy utilizada en estos tiempos en empresas, instituciones u organizaciones aplicadas tanto en el ámbito laboral, académico y personal.

En el presente trabajo se abordará de manera general algunas herramientas básicas de almacenamiento de información virtual, sus características y funciones de las mismas, así como otros puntos importantes, con la finalidad de tener un panorama amplio acerca del almacenamiento en la nube.

Cabe señalar que para la presente investigación realizada, utilice conocimientos propios adquiridos en el transcurso de esta unidad, así como también información recabada directamente de las páginas oficiales de estas herramientas de almacenamiento virtual y conocimiento fundamentado de algunos autores importantes.

HERRAMIENTAS PARA COMPARTIR INFORMACIÓN Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO.

En la actualidad, el uso de herramientas tecnológicas como medio de aprendizaje, juegan un papel realmente importante para el crecimiento personal y laboral de cada individuo, ya que mediante estas herramientas, nos permite obtener un aprendizaje de una manera innovadora con facilidad de acceso a internet.  

Hoy en día, existen algunas herramientas o sitios de almacenamiento web como: Dropbox, Icloud, Google Drive, Mega, entre otras, que funcionan como una plataforma de almacenamiento virtual o almacenamiento en la nube (como también se le conoce), en donde el usuario puede subir su información de manera segura (fotos, videos, documentos, etc) para descargar, archivar, organizar, compartir y editar, además de tener un bajo costo. Esto trae consigo, la  facilidad de acceso a la información desde cualquier aparato tecnológico.

Según la página oficial de Microsoft Azure: El almacenamiento en la nube es un servicio que permite almacenar datos transfiriéndolos a través de Internet o de otra red a un sistema de almacenamiento externo que mantiene un tercero.

La gran ventaja que trae consigo utilizar estos sitios de almacenamiento virtual es la facilidad con la que se puede acceder y descargar  la información desde diferentes aparatos tecnológicos con acceso a internet, tal y como lo menciona M. Klems: “...a través de la computación en la nube puedes escalar tu infraestructura en minutos e incluso segundos, en lugar de días o semanas, así evitas obtener servidores ociosos y sobrecargas en los recursos locales... (M. Klems [Geelan, 2008]).”

Cacurri, V. (2012, P. 272- 273), define a la computación en la nube como un sistema informático basado en Internet que permite gestionar archivos y aplicaciones sin necesidad de instalarlas en la computadora ya que son plataformas de servicios en línea, podemos crear documentos, hojas de cálculo o presentaciones, sin necesidad de tener instaladas en nuestro equipo las aplicaciones de escritorio correspondientes; podemos compartir fotos y videos sin usar el correo electrónico; o hacer una copia de seguridad de nuestros archivos sin recurrir a dispositivos auxiliares.

Por otra parte, Lerma, R., Mifsud, E., Murcia, J., (2013), Aplicaciones Web. (P.130) menciona algunas generalidades de los servicios de almacenamiento web:

• Guardar grandes cantidades de datos de forma segura, tanto por lo que se refiere a la transmisión como a la custodia en los servidores.

• Crear copias de seguridad en servidores remotos.

• Compartir archivos con contactos o comunidades de usuarios.

• Acceder a los archivos desde cualquier punto de la Red y con casi todos los dispositivos disponibles.

• Sincronizar automáticamente los archivos para incorporar las modificaciones.

• Algunos de ellos, permiten realizar un control de versiones de los diferentes documentos almacenados, permitiendo volver a versiones anteriores.

1.- PROCESO O ACTIVIDAD DE MI ÁMBITO ESCOLAR Y LABORAL DONDE REQUIERA ALMACENAR INFORMACIÓN DE MANERA CONSTANTE.

Actualmente me desempeño como Asesor Financiero y Auxiliar administrativo en una escuela online, por lo que considero que utilizar estos sitios web como medio para acceder a la información es realmente elemental para mi desempeño eficaz como empleado, ya que las oficinas centrales se encuentran en otro estado.

A continuación mencionaré algunos puntos importantes, referente a mí desempeño como empleado en una institución educativa, por lo cual considero que el almacenamiento de información en la nube es importante para mi función administrativa.

• Asignación online del alumnado: Mes con mes nos asignan alumnos de diferentes programas para brindar atención y apoyo durante todo su proceso de estudios. La forma en como nos comunicamos con nuestros alumnos son: Vía telefónica, mensajería WhatsApp, Skype y Correo electrónico. Es importante contar mensualmente con el archivo Excel de los alumnos con los cuales me tengo que presentar y brindar el seguimiento correspondiente. Por lo cual, creo que es importante almacenar la información en la nube para saber quiénes somos los asesores  de diferentes áreas y los alumnos a quienes daremos seguimiento.

• Horario laboral: Diariamente tengo que llevar un registro organizado de mi horario de entrada, comida y salida, el cual tengo que registrar en un archivo Excel, y tiene que ser revisado y evaluado  por mi superior.

• Proceso de retención y bajas aplicadas: Llevo a cabo el proceso de retención con los alumnos que planean suspender sus estudios y desertar de su programa  académico. Normalmente existen responsables de dar el seguimiento a los alumnos pero nosotros llevamos el primer filtro de retención. Posteriormente (si los alumnos tomaron la decisión definitiva de proceder con su baja), canalizamos el tema con el área encargada de Retención, proporcionando los datos generales del alumno y su solicitud de baja para seguimiento.
• Cobranza: Otra de las funciones principales que llevo a cargo es la actividad de cobranza o cartera vencida. Regularmente trabajamos en base a un archivo que nos envían mensualmente en el cual tenemos que proceder a contactar a los alumnos que presentan ciertos adeudos, dejando las observaciones o comentarios de los mismos, puestos que son varios quienes presentan problemas económicos o personales que les impiden realizar sus pagos y tenemos que brindar un trato diferente. 

• Autorización de convenios: Como lo mencione con anterioridad, varios de nuestros alumnos presentan problemas que les impiden proceder a efectuar sus pagos por lo que tenemos que brindar el apoyo necesario para que se regularicen lo más pronto posible. Con estos discentes, tenemos que pactar un convenio con compromiso de pago mismo que tiene que ser autorizado por mi jefe inmediato, por lo cual, tengo que brindar información como los datos personales del alumno y el motivo por el cual está solicitando el convenio.

• Autorización de becas: Siguiendo con el tema de los alumnos con problemas económicos o personales, varios de ellos solicitan autorización de beca para poder continuar con su programa. Para el proceso de autorización de beca se tiene que contar con ciertos requisitos y nuevamente procedo a brindar los datos personales y la solicitud de beca con los argumentos expresados por parte del alumno, para que pueda ser atendida y valorada por el área encargada para autorización. 

• Reporte mensual de actividades: El jefe inmediato es el encargado de enviarnos mensualmente el archivo de registro o bitácora de actividades que tenemos que realizar día con día como: Llamadas telefónica, retención, aplicación de bajas, envío de promociones, etc.

• Envío de información masiva: En ocasiones lanzamos algunas promociones como descuentos en re-inscripciones o descuentos por pago de colegiaturas adelantadas, así como también el envío de recordatorio de pago mensual, por lo que nos tienen que proporcionar el archivo Excel con los datos de los alumnos a los que tenemos que enviar la información masiva por correo electrónico y mensaje. 
• Directorio de empleados: Es importante contar con la información general (nombre, puesto desempeñado, número telefónico, etc) de todos y cada uno de los empleados de la empresa, es decir, de todo el equipo de trabajo, ya que los alumnos recurren solicitando apoyo con otras áreas, y tenemos que proceder transfiriéndoles y proporcionándoles los datos para que se puedan comunicar.

Los puntos anteriormente expuestos son algunas de las diversas funciones que realizo día con día en la institución educativa en la que me desempeño. Considero realmente importante en mi puesto, contar con el almacenamiento de información para facilitar mis actividades y tener una mejor comunicación con mi equipo de trabajo.

Al proporcionarnos los archivos de trabajo por alguna herramienta de almacenamiento virtual, podemos guardar, manejar y descargar la información ahorrándonos principalmente tiempo. Además tenemos la libertad de brindar o modificar la información para que todo el equipo de trabajo pueda visualizar el seguimiento que estamos brindando. Hoy en día disponer de una copia de seguridad en la nube o facilidad para acceder a la información guardada desde cualquier dispositivo o lugar,  es necesaria para cualquier empresa, organización o institución.

...