Plan De Adquisicion Y Construcion, Cierre De Proyecto

INTRODUCION

Se habla de la planeación de adquisiciones y contrataciones ya que trata de dicho plan que debe prever los bienes, servicios y obras que se requerirán durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido. El Plan de adquisiciones y contrataciones será aprobado por el titular de la máxima autoridad administrativa de la entidad también se habla del Outsourcing que es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. Se basa en el desprendimiento de alguna actividad, que no forme parte de las habilidades principales de una organización, a un tercero especializado. Por habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con respecto a la competencia. A continuación se desarrollaran aspectos importantes como algunas definiciones de Outsourcing, tipos, razones por las cuales llevarlo a cabo, ventajas y desventajas y por último se habla de la finalización de un proyecto suele ser el comienzo del siguiente, en el que la solución se crea de forma iterativa y mejorada. Es posible que consideraciones de recursos y estrategias, entre otras ya que el cierre de un proyecto sale para mejorar otro y así sucesivamente ya que todo proyecto es importante en su tiempo, pero para conocer bien que es el cierre del proyecto se profundizo más delante de la investigación.

PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Lo más común cuando iniciamos un proyecto, las típicas preguntas que hay que formular, son: quién, cómo, cuánto y cuándo; pero otra pregunta relevante que debemos hacernos en las etapas tempranas es ¿con quién?, y esto en referencia a cómo vamos a integrar el equipo que participará en el proyecto, tanto internamente, como fuera de nuestra propia organización: proveedores, consultores, ingenierías, diseñadores, constructores, agencias, etc.

Siguiendo el proceso de la Administración de Proyectos, para llegar a un buen plan de Abastecimientos, es básico tomar en cuenta lo siguiente:

• Tener documentada y clara la visión de proyecto, la justificación, supuestos, restricciones.

• Haber definido el alcance, su descripción, detalles, criterios de aceptación declaración del Alcance

• Documentar qué incluye y qué no incluye el proyecto: entregables, sub entregables= desglose estructurado de trabajo

• Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo

• Hacer un diagrama organizacional de la empresas y del proyecto, es importante porque posiblemente para la administración del proyecto además de visualizar hacia el exterior a quiénes necesitamos contratar, también debemos de confirmar hacia el interior, cómo vamos a conformar el equipo del proyecto y si es necesario incluir a algún asesor o especialista interno.

Una vez que tengamos esta información, podremos empezar a realizar la Matriz de Adquisiciones, para asegurarnos que todo el alcance esté incluido y no se queden entregables sin considerar, así como el número de contratos o el número de especialidades, en la que vamos dividir la contratación para el proyecto.

Variables que alimentan la Matriz de Adquisiciones

¿Cuántos contratos vamos a tener?, ¿a cuántos proveedores voy a contratar?, ¿en cuántos paquetes voy a dividir el proyecto?, esto podría ir desde un llave en mano: diseño, ingeniería, construcción, fabricación, implementación, puesta en marcha y entrega; pasando por esquemas como diseño-construcción, o diseño-implementación, o diseño-operación; hasta dividir el proyecto en un sinnúmero de paquetes, comprando los materiales directos, contratando la mano de obra, etc.

En ocasiones tendemos a pensar que entre más paquetes se tenga en el proyecto puedo obtener un costo más económico, pensemos que nos ahorramos costos indirectos al hacerlos nosotros mismos, que al hacerlo de esta manera ahorro sobre costos, pero hay que evaluar las actividades adicionales que tendremos que hacer como: mayor coordinación, más administración, y sobre todo la división de la responsabilidad.

HISTORIA DEL OUTSOURCING.

El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales.

Después de la segunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrar en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de los proveedores. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva, fue haciéndose obsoleta con el desarrollo de la tecnología, ya que nunca los departamentos de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacían las agencias independientes especializadas en un área, además, su capacidad de servicio para acompañar la estrategia de crecimiento era insuficiente.

El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la década de los 70’s enfocado, sobre todo, a las áreas de información tecnológica en las empresas. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros.

El Outsourcing es un término creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores.

En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones de dólares.

Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar:

 Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. La clave de esta definición es el aspecto de la transferencia de control.

 Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de administración por medio de la cual una empresa delega la ejecución de ciertas actividades a empresas altamente especializadas.

 Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para un negocio, a un proveedor más especializado para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compañía a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.

 Acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía.

 Es el método mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado. Por habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con respecto a la competencia.

 Consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón o actividad básica de su negocio.

La metodología del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluación, planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización.

Para ello es preciso pasar de un enfoque de abastecimiento tradicional que consiste en un conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación de fuentes internas o externas a una visión estratégica enfocada a aumentar el valor y la calidad de los productos de la empresa.

Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente de relaciones de negocios y contratación, ya que en éstas últimas el contratista es propietario del proceso y lo controla, es decir, le dice al suplidor qué y cómo quiere que se desempeñen y se fabriquen los productos o servicios comprados por lo que el suplidor no puede variar las instrucciones en ninguna forma.

En el caso de Outsourcing el comprador transfiere la propiedad al suplidor, es decir, no instruye al mismo en como desempeñar una tarea sino que se enfoca en la comunicación de qué resultados quiere y le deja al suplidor el proceso de obtenerlos.

Ejemplos:

Contratación:

Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compañía, la empresa que solicita el servicio es quien determina qué tipo de equipos y detergentes (químicos) utilizar para hacerlo, de qué forma, cuántas personas serían necesarias y cuándo se realizaría.

Outsourcing:

En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compañía proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor

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