Adquisición De Proyectos

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

La Figura muestra una descripción general de los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, y la Figura muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas,salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas.

1. Planificar las Compras y Adquisiciones

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la ejecución del proyecto. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, y cómo y cuándo hacerlo.

1.1 Planificar las Compras y Adquisiciones: Entradas

.1 Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa que se consideran incluyen las condiciones del mercado, y qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones. Si la organización ejecutante no tiene grupos formales de compra o contratación, entonces el equipo del proyecto tendrá que proporcionar los recursos y la experiencia para realizar las actividades de adquisición del proyecto.

.2 Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización proporcionan las políticas, procedimientos, guías y sistemas de gestión formales e informales existentes relacionados con la adquisición, que se tienen en cuenta al desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones y seleccionar los tipos de contrato que se han de usar. Las políticas de la organización a menudo restringen las decisiones de adquisición. Estas restricciones de las políticas pueden incluir limitar el uso de órdenes de compras simples y exigir que todas las compras que superen un determinado valor usen una forma de contrato más larga, exigir formas específicas de contratos, limitar la capacidad para tomar decisiones de fabricación propia o compra específicas, y limitar o exigir tipos o tamaños específicos de vendedores.

.3 Enunciado del Alcance del Proyecto

El enunciado del alcance del proyecto describe los límites, requisitos, restricciones y asunciones del proyecto relacionados con el alcance del proyecto. Las restricciones son factores específicos que pueden limitar las opciones tanto del comprador como del vendedor. Una de las restricciones más comunes en muchos proyectos es la disponibilidad de fondos. Otras restricciones pueden incluir fechas de entrega requeridas, recursos especializados disponibles y políticas de la organización. Las asunciones son factores que se considerarán verdaderos, y que pueden incluir temas tales como la disponibilidad asumida de múltiples vendedores o de un vendedor único. Los requisitos con implicaciones contractuales y legales pueden incluir la salud, la seguridad personal y material, el rendimiento, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, igualdad de oportunidades de trabajo, licencias y permisos.

.4 Estructura de Desglose del Trabajo

La estructura de desglose del trabajo proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto.

.5 Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT proporciona enunciados del trabajo detallados que proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.

.6 Plan de Gestión del Proyecto

El plan de gestión del proyecto suministra el plan general para gestionar el proyecto e incluye planes subsidiarios, como por ejemplo, un plan de gestión del alcance, un plan de gestión de las adquisiciones, un plan de gestión de calidad y planes de gestión de contratos, que proporcionan orientación e instrucciones para la planificación de gestión de las adquisiciones. En la medida en que estén disponibles otras salidas de planificación, esas otras salidas de planificación se considerarán durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones. Otras salidas de planificación que se consideran frecuentemente son:

• Registro de riesgos. Contiene información relacionada con los riesgos, tal como los riesgos identificados, los propietarios de los riesgos y las respuestas a los riesgos.

• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo. Incluye acuerdos por seguros, servicios y otros temas, según corresponda, que se preparan para especificar la responsabilidad de cada parte en cuanto a los riesgos específicos, en caso de que ocurran.

• Requisitos de recursos de las actividades.

• Cronograma del proyecto.

• Estimaciones de costes de las actividades.

• Línea base de coste.

1.2 Planificar las Compras y Adquisiciones: Herramientas y Técnicas

.1 Análisis de Fabricación Propia o Compra

El análisis de fabricación directa o compra es una técnica de dirección general y una parte del proceso Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto que puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede ser comprado.

.2 Juicio de Expertos

El juicio de expertos técnicos es a menudo requerido para evaluar las entradas y las salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras también puede usarse para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las ofertas o las propuestas hechas por los vendedores. El juicio de expertos legales puede involucrar los servicios de un abogado para ayudar con los términos y condiciones de las adquisiciones que no se ajusten a las normas. Dicho juicio y experiencia, incluida la experiencia en negocio y técnica, pueden aplicarse tanto a los detalles técnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de gestión de las adquisiciones.

.3 Tipos de Contrato

El tipo de contrato usado y los términos y condiciones específicos del contrato determinan el grado de riesgo asumido tanto por el comprador como por el vendedor. Generalmente, los contratos se dividen en tres grandes categorías:

• Contratos de precio fijo o de suma global. Esta categoría de contrato implica un precio total fijo para un producto bien definido. Los contratos de precio fijo pueden incluir también incentivos para quienes cumplan o superen objetivos del proyecto seleccionados, tales como los objetivos del cronograma. La forma más simple de contrato de precio fijo es una orden de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha específica por un precio determinado.

• Contrato de costes reembolsables. Esta categoría de contratos implica el pago (reembolso) al vendedor de sus costes reales, más un honorario que, por lo general, representa la ganancia del vendedor.

a. Coste Más Honorarios (CPF) o Coste Más Porcentaje del Coste (CPPC). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario calculado como un porcentaje de los costes previamente acordado. El honorario varía en función del coste real.

b. Coste Más Honorarios Fijos (CPFF). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario fijo calculado como un porcentaje de los costes estimados del proyecto. El honorario fijo no varía con los costes reales a menos que se modifique el alcance del proyecto.

c. Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo de que logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento establecidos en el contrato.

• Contratos por Tiempo y Materiales (T&M). Los contratos por tiempo y materiales son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costes reembolsables como de los contratos de precio fijo. Estos tipos de contratos se asemejan a los acuerdos de costes reembolsables en que son abiertos.

1.3 Planificar las Compras y Adquisiciones: Salidas

.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones

El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.

.2 Enunciado del Trabajo del Contrato

Cada enunciado del trabajo del contrato define, para aquellos artículos que se van a comprar o adquirir, sólo la parte del alcance del proyecto que está incluida

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