CAJA CHICA

1. ¿Que es efectivo?

El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante. Es el elemento más líquido que posee la empresa, es decir, es el dinero. La empresa utiliza este efectivo para hacer frente a sus obligaciones inmediatas.

El efectivo está formado por:

• Dinero en curso legal.

• Cuentas corrientes o de ahorro (siendo el titular la empresa).

• Cheques.

Para reflejar todos los movimientos de efectivo que entra y sale de la empresa se utilizan las cuentas de caja, que pertenecen al grupo 57 del Plan Contable.

2. ¿Control interno de efectivo?

En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber:

1) efectuar todos los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.

2) evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.

3) que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de contabilidad.

El cajero sólo llevará el libro de "ingresos y egresos de caja", y conservará solamente una copia de cada comprobante; enviando los originales al departamento de contabilidad. Depositará en el banco todos los ingresos de efectivo, íntegros, lo antes posible, y mantendrá todos sus registros al día, en todo momento.

Antes de finalizar cada jornada diaria, redactará un comprobante de deposito bancario, por el total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil siguiente.

A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "fondos por depositar"; la cual se debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre cero o, si acaso, igual al importe de los últimos ingresos del día; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito ya ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto.

Por último, el cajero no ha de tener acceso a la correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los libros de contabilidad.

3. Fondo de caja chica

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.

Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el reembolso.

4. Funcionamiento de fondo de caja chica

El dinero de la caja chica siempre debe ser colocado en una caja de seguridad con clave guardada lejos del acceso público. Coloca el dinero en un sobre e imprime o escribe el importe inicial y la fecha en la parte delantera.

Guarda todos los recibos que respalden el uso del dinero; esto es vital para fines de auditoría. Debido a que la caja chica se va a utilizar para el negocio, tendrás que contar el dinero durante la temporada de impuestos.

Escribe el nuevo total en la parte frontal del sobre cada vez que utilices la caja chica, y guarda los recibos en el mismo sobre del dinero en efectivo.

Escanea una copia de los recibos de la caja chica y crea una carpeta en tu ordenador para guardarlos. En caso de robo, tendrás un registro. Para crear una nueva carpeta, haz clic con el botón derecho del ratón en "Nuevo" y luego en "Carpeta". Nombra la carpeta "Recibos de caja chica".

Crea una hoja de cálculo o utiliza un bloc de notas para documentar cada vez que utilices la caja chica. Ésta se puede utilizar para mercadotecnia, por ejemplo, o podrías utilizarla para financiar un almuerzo de negocios. También se puede utilizar para comprar artículos de oficina, como tinta para la impresora o tarros de caramelos para los clientes. Esto debe ser documentado con precisión y al momento de cada compra. Incluye la fecha, el importe y el motivo de la compra y, si era para un almuerzo de negocios, incluye el número de personas que asistieron. Cuanto más detallado seas, más fácil te resultará componer la caja chica después de usarla.

5. Registros contables

La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.

Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura

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