Project Management Office (PMO) del Gobierno de la Provincia de Santa Fe

Project Management Office (PMO) del Gobierno de la Provincia de Santa Fe.

Una Nueva Forma de Gerenciamiento

Resumen

En general, cada gobierno en sus diferentes niveles, define sus estrategias conducentes a lograr metas de desarrollo deseables a través de los llamados Planes de Desarrollo.

Sin embargo, los objetivos y alcances de dichos planes, suelen ser amplios, generales, en ocasiones, abstractos. Se requiere entonces de mayor precisión, para lograr acciones de gobierno que conlleva a la utilización adecuada de los escasos recursos. Esta precisión se alcanza a través de los denominados Proyectos.

En las Administraciones Públicas, los proyectos son administrados de forma ad hoc, o sea, para cada proyecto, se designa un director con la experiencia para un determinado asunto. Pero, los índices de fallos en proyectos llevaron a cambios progresivos en la forma de gestionarlos. Así fue surgiendo la actual gestión de proyectos que se ocupa de métodos y técnicas que sean aplicables a proyectos de diferente complejidad, aunque con un enfoque fuerte de gestión y no meramente técnico.

Asimismo, como la disciplina de gestión de proyectos comenzó a ser reconocida (por el (Project Management Institute) como una habilidad específica, empezaron a surgir las Project Management Office (PMO), como una manera de proveer una unidad organizacional responsable por procesos de gestión de proyectos. Esta oficina, proporciona a los líderes de proyectos, el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, coste y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planificación, ejecución, seguimiento y control. Además, la PMO es responsable de realizar el nexo entre los líderes de proyecto y la alta gerencia, por medio de un sistema de feedback que permite el perfeccionamiento continuo de la disciplina en la organización.

El Management pretende incrementar el rendimiento de las organizaciones, mejorando su economía, eficiencia, eficacia. Sin embargo, el Management siempre estuvo vinculado al mundo de la actividad privada, mientras la Administración Pública ajena a las presiones del mercado, recientemente comienza a considerar la necesidad de centrar su gestión en las ventajas que aportan estas tecnologías de gestión.

En este sentido, el gobierno de la provincia de Santa Fe, desde diciembre del 2007, ha tomado el desafío de mejorar la administración de los recursos del Estado, para lo cual, uno de sus ejes estratégicos es la utilización de tecnologías de gestión a través de la creación de una Project Management Office.

Palabras Clave

Project Management Office, PMO, gestión de proyectos, gerenciamiento, servicios Administración Pública.

INTRODUCCIÓN

Desde hace algún tiempo cada gobierno en su momento y en sus diferentes niveles, ha definido sus estrategias conducentes a lograr metas de desarrollo deseables a través de los llamados “planes de desarrollo”. El gobierno de turno ejerce el poder y determina discrecionalmente la forma de asignar los escasos recursos, hacia los diferentes sectores.

Buena parte de los recursos que los estados reciben se derivan de la recaudación impositiva, del crédito interno y externo y en algunos casos de la enajenación de propiedades del mismo Estado. El funcionamiento del aparato estatal se lleva gran parte de dichos recursos, quedando una mínima porción, en ocasiones escasa, para cubrir necesidades en sectores estratégicos de la sociedad: educación, salud, seguridad, ciencia y tecnología, justicia, medio ambiente, comunicaciones, entre otros.

Esta dinámica, está obligando a las organizaciones a encontrar nuevas maneras para reducir los costos, mejorar la calidad y administrar de mejor manera a sus escasos recursos, porque éstos no son suficientes para atender las innumerables necesidades, de ahí se deriva la obligación por parte de las autoridades y la vigilancia por parte de la misma comunidad para asignar los recursos disponibles de la mejor forma posible (aplicando criterios de equidad y eficiencia).

Sin embargo, los objetivos y alcances de los planes de desarrollo, suelen ser amplios, generales, en ocasiones, abstractos; por lo cual, se requiere de una mayor precisión, para lograr acciones de gobierno que conlleva a la utilización adecuada de los escasos recursos. Esta precisión se logra a través de los denominados Proyectos.

Los organismos estatales, en muchos casos, no tienen la capacidad y experticia suficiente en la gestión de proyectos y tienen que apelar a empresas privadas para la planificación y ejecución de la mayoría de sus proyectos. No es difícil encontrar humillantes ejemplos de proyectos inconclusos, que han dilapidado gran cantidad de recursos con costos de oportunidad incalculables que ha tenido que pagar la sociedad, debido a la incompetencia e improbidad de algunos funcionarios tanto políticos como de carrera.

Tal situación, deja ver vacíos gerenciales -deficiencias en los estudios de preinversión y en los diseños técnicos, incapacidad de gestión y liderazgo e incompetencia y actitud reactiva (no proactiva) de quien asume la responsabilidad de la gerencia del proyecto, improvisación y precipitación en la toma de decisiones, cierre financiero fragmentario, falta de planificación en los procesos de contratación, desorganización y negligencia en la ejecución, desconocimiento del entorno, externalidades no advertidas, etc., que comprometen la formulación técnica, la prospectiva financiera y el control ejercido sobre alcance, tiempo, desempeño, costos y resultados acordes a la calidad prevista.

En consecuencia, es necesario que los funcionarios públicos deban tener claridad de su misión y alcance de su responsabilidad social, para dotarse y apropiar las mejores herramientas que le garanticen la entrega oportuna de sus proyectos cumpliendo con requisitos de tiempos, costos y calidad.

El Gobierno de la Provincia de Santa Fe, no escapa de lo mencionado anteriormente, se observa que los proyectos se administran de forma ad hoc, es decir, para cada proyecto se designa un responsable que posea algún tipo de experiencia técnica previa en el tema; con escaso o nulo conocimientos en metodologías, estándares, procesos y herramientas de gestión de proyectos; pero lo más importante es que en general se carece de una cultura en gestión de proyecto. Todo esto conlleva a altos índices de fallas (aprox 80%).

Lo expresado anteriormente, indica la necesidad de un método sistemático de implantación de las metodologías, técnicas y herramientas para la gestión de proyectos, que sumado al creciente número y complejidad de los mismos, son aspectos que justifican la implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Officer – PMO), como una manera de proveer una unidad organizacional responsable por los procesos de gestión de proyectos, brindando a los gerentes de proyectos el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del tiempo, costo y calidad requerida. Además, la PMO es responsable por hacer el vínculo entre el gerente de proyecto y la alta administración, permitiendo el perfeccionamiento continuo de la disciplina en la organización.

El Gobierno de la provincia de Santa Fe, desde diciembre del 2007, tiene entre sus objetivos llevar adelante la gestión de proyectos con un enfoque fuertemente gerencial y no meramente técnico. Lo hará, a través de una innovadora estructura organizativa, capaz de llevar el portafolio de proyectos del ámbito público, estableciendo metodologías, estándares, procesos y herramientas, así como políticas comunes, para mejorar la administración de los escasos recursos del Estado.

DESARROLLO

1. Antecedentes

El concepto de la “Oficina de Proyectos” tuvo sus comienzos a fines de la Segunda Guerra Mundial, a través de las instituciones militares de los EEUU. Durante las décadas de los setenta y ochenta, las empresas de construcción incorporaron el nuevo concepto de una manera muy activa, pero casi siempre creando la oficina para proyectos grandes pero aislados. Algunas pocas empresas adoptaron la gerencia de proyectos para estandarizar y fijar procedimientos y procesos similares en sus proyectos.

Al comienzo de los noventa, empresas relacionadas con Tecnologías de la Información y las comunicaciones (TIC) y otras industrias, comenzaron a reestructurar progresivamente sus organizaciones de proyectos incorporando la Oficina de Gestión de Proyectos, como una entidad “táctica”, capaz de crear normas, procesos y seleccionar herramientas aplicables por igual a todos sus proyectos.

A finales de la década y durante los primeros años del siglo XXI, se empezó a introducir en el entorno de proyectos, el concepto de seleccionar los proyectos acordes a los objetivos estratégicos de la organización, creando y gestionando el portafolio de proyectos de la empresa, pensando en el concepto de negocios, concentrándose en problemas estratégicos, de comportamiento organizacional y de recursos humanos, más que en procedimientos y procesos tácticos.

Una PMO se apoya en un ambiente de entrenamiento, coaching, con una cuidadosa selección de proyectos y recursos, lo cual ayuda a crear una organización para el aprendizaje que continuamente se desarrolle y mejore la cultura de la gestión de proyectos, facilita a los empleados a desarrollar sus ideas creativas, asegura que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos del negocio.

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