Sistema De Gestion De Proyecto

Objetivos del Proyecto

Efectuar la entrega del informe trimestral a la Dirección sobre las actividades realizadas en las bibliotecas con un 75% de anticipación.

Mantener la información entre los departamentos generando un 95% de resultados durante los meses consecutivos a la entrega de los futuros informes.

Cumplir con la fecha que se establece en la entrega del proyecto anual para ejecutar un 75% de las metas propuestas en comparación con el año pasado que solo se realizó un 35%.

Ofrecer un 55% de calidad en servicio a los encargados de las bibliotecas por parte del personal que labora en la Coordinación para alcanzar la excelencia en atención mediante la nueva planificación de sistema.

Planificar el seguimiento y control de las 42 bibliotecas a nivel regional a través de un sistema de redes dentro los diferentes departamentos de la Coordinación Regional que proporciones un óptimo funcionamiento de las bibliotecas y que además permita lograr los objetivos planteados anteriormente en un en un 75%.

Planteamiento del Problema

La Biblioteca Pública Central "Julián Temístocles Maza", se encuentra ubicada en Barcelona – Estado Anzoátegui; esta es una institución que brinda servicios de préstamos de libros y proporciona cursos de capacitación en diferentes áreas como: Introducción a la computación, manualidades, primeros auxilio, contabilidad, entre otros; e igualmente sirve como centro de enseñanza a personas con discapacidad proporcionándoles cursos que los ayudan en su desenvolvimiento ante la sociedad.

Además en ella funciona la Coordinación Regional de Bibliotecas que cumple funciones como organización encargándose del manejo de toda la información a nivel regional con respecto a cuarenta y dos (42) bibliotecas y Casas de Lectura de la zona. Desde esta se controlan datos de suma importancia sobre los cursos, visitas, préstamos, libros y actividades que estas realizan; e igualmente estudia las necesidades de las mismas ofreciendo recursos sobre lo que requieren y mejoras en estructura y calidad de servicio.

En la Coordinación operan varios departamentos, de los cuales cinco (5) de ellos son los responsables de realizar un proyecto anual con toda la información recaudada durante el año en periodos mensuales, trimestrales y semestrales; entre los responsables tenemos: Dirección, Procesos Técnicos, Administración, Recursos Humanos, Seguimiento y Gestión de Control; cada uno con diferentes funciones, pero que se encuentran comprometidos bajo un mismo lema que es lograr el seguimiento y cumplimiento de entrega de un informe que permite comprobar si las metas propuestas fueron cumplidas; ya que este se debe realizar para tener un conocimiento previo sobre el funcionamiento de todas las bibliotecas. Además debe ser enviado con los objetivos y metas planteadas a la Gobernación del Estado y luego a la sede principal ubicada en Caracas para que esta tenga noción de las actividades y funcionamiento de estas en el Estado Anzoátegui y administrar los recursos que estas requieren.

Para conocer sobre las necesidades y llevar un control sobre las bibliotecas a nivel regional la coordinación exige a cada uno de sus encargados por departamento un informe de sus actividades y demás funciones que deben ser entregados mensualmente para tener conocimientos sobre lo que se está realizando en cada biblioteca y en donde se solicita apoyo. Este informe es entregado en el Departamento de Seguimiento y Gestión de Control, el cual se encarga de trabajar con estadísticas que permite a la Dirección y a los demás departamento que conforman la Coordinación Regional de Bibliotecas tener un enfoque de lo que requieren y si están cumpliendo con las metas establecidas. La problemática surge en que los departamentos encargados no se mantienen al día con la información y la entrega de dichos informes se han retrasado originando complicaciones de recursos y sanciones por parte de la alta gerencia.

En los últimos semestres la entrega de informes no fue cumplida a cabalidad, ya que acaeció un retraso por el mal funcionamiento del sistema dentro de los departamentos que allí funcionan y por el mal uso de un sistema que establecieron el año pasado y debido a la falta de información y de capacitación del personal de la Coordinación Regional del Estado Anzoátegui. Durante la recopilación de información se verifico que en la B.P.C "Julián Temístocles Maza" no existe una conexión de red entre los diferentes departamentos pertenecientes a la coordinación regional que allí operan y no cumplen con los requerimientos mínimos de hardware y software para ser conectados a la red, implicando, todo esto, que las actividades de carácter administrativo se vean notablemente limitadas debido a la imposibilidad de poder aprovechar los recursos que podrían ofrecer las redes.

Para tener una mejor perspectiva se realizó primeramente un levantamiento topográfico de esta institución para especificar lo que se requiere dentro de la coordinación permitiéndonos la elaboración de un plano en donde se especifican las medidas y la identificación de los puntos que se encuentran en la BPC "Julián Temístocles Maza" en función de integrar a las distintas dependencias de la organización que carece de conexión de redes, planteamos diseñar una red que abarque los departamentos que comprenden la coordinación y de esta manera mantenerse al día con las funciones que se realizan en las bibliotecas y con los informes que deben ser entregado a las fechas establecidas sin demora alguna.

En este estudio el principal propósito es realizar las prácticas sobre Redes para desarrollar el proyecto que será y alcanzar los conocimientos necesarios sobre la instalación de redes y sus elementos.

Etapas del Proyecto

Toda organización trabaja con diferentes metodologías que son aplicadas en proyectos establecidos para mejoras y control de uno o varios departamentos; y debemos considerar que la calidad de la dirección superior (top management) de una empresa, es de vital importancia para los resultados de la misma. La metodología que se evalúo para la realización de este proyecto es la siguiente:

ETAPA 1: Nacimiento de la idea del proyecto.

El "cliente o promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente. En este caso la Coordinación Regional de Bibliotecas en su necesidad por llevar un seguimiento y mantenerse informados a través de sus diferentes departamentos sobre las Bibliotecas que conforman la red regional presenta una problemática sobre la realización de informes para lo que se requiere una solución viable y satisfactoria.

ETAPA 2: Estudio de oportunidad

El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costos previstos y los medios a emplear. A través de esta etapa se determinan los beneficios que se presentan con el proyecto a realizar en las instalaciones de la Coordinación Regional y se tiene conocimiento de los recursos que se emplearan para lograr un excelente rendimiento entre sus departamentos y los empleados que forman parte de ellos.

ETAPA 3: Estudio detallado

El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional, las carga de trabajo prevista y la metodología a desarrollar. Con esta evaluación la dirección y demás departamento tendrán un conocimiento previo del proyecto que se ejecutara mostrando los beneficios que aportara la instalación de una red en la Coordinación y los beneficios a futuro.

ETAPA 4: Innovación

Una vez que las ideas se han convertido en proyectos, pasan por el proceso de administración de la innovación, en donde se planean las tareas para desarrollar el

producto, se realiza el diseño y las pruebas piloto hasta comprobar que está listo para ser comunicado y aprobado como un nuevo producto o servicio. En la Coordinación Regional de Bibliotecas con este nuevo proyecto se marcara precedentes para futuros procesos que se presenten dentro de la Coordinación Regional de Bibliotecas que funciona en la B.P.C Juan Temístocle Maza y fuera de ella; ya que facilitara las actividades y disminuirá tiempo en estas lo que permitirá desarrollar otras funciones.

ETAPA 5: Performance y desarrollo gerencial

La gerencia tiene la responsabilidad de marcar pautas en el desempeño, logro de objetivos y metas de la organización y de sus empleados. En el caso de la Coordinación su director(a) debe mantenerse abierta a las ideas de sus empleados y siempre estar dispuesto(a) a escuchar a sus empleados y trabajar en conjunto con ellos logrando un equipo de trabajo en el que todos tengas un fin en común. Una actitud objetiva por parte de la gerencia ayuda mucho en el logro los objetivos establecidos.

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