Sistemas En Los Procesos Logisticos

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INTRODUCCIÓN

En el almacén de una empresa comercial de principios de siglo, nos encontraríamos, a lo sumo, con veinte o treinta artículos diferentes. Para llevar la gestión de este almacén no era necesario un inventario continuo. Los artículos estaban etiquetados, no se codificaban. Había pocas normas de carácter general o de carácter fiscal que requirieran registros e informes periódicos.

El propietario llevaba unos pocos registros, muy simples, de entradas y salidas de mercancías, etc. En una palabra, el propietario o el encargado del almacén no dedicaba a su mantenimiento mas de una hora o dos a la semana.

Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de producirse, el almacén se ha transformado totalmente. Donde sólo había 30 artículos diferentes, hoy nos encontramos miles de tipos de artículos diferentes, codificados y etiquetados con precios variables.

Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno almacén cuando se efectúa una venta. La transacción es registrada por la cantidad cobrada, el artículo, el departamento, vendedor, tipo de venta (a crédito, entrega diferida, etc.), hora, fecha, etc. Informes abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros inventariables de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y registros de productividad.

En un almacén existen una serie de aspectos mecánicos de movimiento de los materiales, ubicación, mejor rendimiento de los elementos de transporte, etc. que pueden mejorarse bajo el prisma de la administración científica.

En la primera parte de este siglo, Frederick Taylor, Frank y Lillian Gilbreth, y Henry L. Gantt, junto con cientos de directivos, investigadores y asesores de empresas desarrollaron las técnicas de «Gestión Científica» que hicieron que en 1912 los métodos de esta escuela constituyeran ya prácticas generalmente conocidas y utilizadas y que en muchos casos condujeron a una mejor gestión del negocio.

La gestión científica conlleva el estudio de los procesos en detalle, analizando la información recogida, haciendo cambios para mejorar los procesos, obteniendo retroalimentación (feed- back) en los mismos, y estudiando tal retroalimentación para comprobar si los cambios han traído mejoras.

El proceso requiere que los empleados y gerentes de negocios dispongan de considerable información sobre la que basar sus decisiones. De hecho, ahora que grandes compañías son propiedad de muchos accionistas y que los contribuyentes sostienen tantas agencias estatales, es más importante que nunca para los administradores ser capaces de sintetizar información rápidamente, hacer comparaciones, determinar tendencias, encontrar relaciones entre informaciones diversas, calibrar prestaciones y ofrecer toda esta información a los contribuyentes y a los propietarios.

En cuanto a la tecnología de los ordenadores, nos encontramos con que, si bien la demanda de información ha aumentado de forma inusitada, la tecnología de los ordenadores ha evolucionado a un ritmo mucho mayor. Los ordenadores han capacitado a los empresarios para reunir y almacenar grandes cantidades de datos de un modo tal que pueden recuperarse de forma rápida, cómoda y económica.

Los datos almacenados pueden ser manipulados y empleados para múltiples trabajos; independientemente, poseen valor en sí mismos, pues nos permiten estar bien informados; además, al analizarlos, podemos extraer las conclusiones pertinentes.

Las mejoras en la eficacia de los equipos informáticos, evaluadas por factores como el coste, la velocidad, la capacidad de memoria, fiabilidad y tamaño se han alcanzado a un ritmo tan asombroso. Lo que sí puede afirmarse es que el ordenador es el primer elemento en la secuencia:

INFORMACIÓN => DECISIÓN => ACCIÓN.

El empresario de hoy necesita información oportuna y suficiente para tomar sus decisiones, lo que sin la ayuda del ordenador se vuelve mucho más difícil, y a medio y largo plazo más costoso, lo que unido a que los instrumentos informáticos son perfectamente accesibles a cualquier empresa por pequeña que sea, convierte a la decisión de informatizar la empresa en una opción muy conveniente.

La Gestión de Stocks, en tanto que se lleva a cabo mediante operaciones aritméticas y comparaciones lógicas, es natural que se piense confiarla al ordenador. El conocimiento mediante ordenador de los valores atribuibles a los parámetros y variables que forman parte de un modelo de Gestión de Stocks merece algunos comentarios.

El nivel de existencias en almacén es fácilmente determinable gracias al registro de los movimientos de entrada y salida

Respecto a la cantidad de pedido, el ordenador debe poseer en sus memorias el fichero de los pedidos en curso llevado al día en medio del registro de los pedidos pasados y entradas correspondientes

En cuanto al plazo de aprovisionamiento, por comparación de los datos de pedidos y los datos de entrega, indicados en los vales de entrada, el ordenador conoce los plazos de entrega real; si estos plazos están agrupados alrededor de un mismo valor, el ordenador puede sin dificultad encontrar este valor y retenerlo; si están demasiado esparcidos, nos puede cuantificar el plazo de entrega en términos de probabilidad

En relación con la previsión del consumo para necesidades corrientes, el ordenador puede sin dificultad efectuar los cálculos introduciendo en el programa las órdenes correspondientes a técnicas de previsión

Al ordenador se le puede pedir que determine la precisión correspondiente a un número probable de ruptura de stocks admitido en el curso de un año, o un nivel de stock que consiga el mínimo total de gasto de posesión y de los gastos probables de ruptura de stocks, entre otros datos.

También deben considerarse las previsiones de necesidades para trabajos añadi¬dos a las necesidades corrientes. Estas deben comunicarse al ordenador por los servicios que establecen los programas (servicios de ventas, de fabricación, de entretenimiento).

El ordenador no hace más que tratar estas informaciones para de ellas deducir las cantidades a pedir Es extremadamente importante advenir que éstas sólo se adaptarán bien a las necesidades si las previsiones están bien realizadas en cuanto a especificaciones, cantidades y datos de utilización

Asimismo, conociendo lo disponible en almacén, los pedidos en curso y el stock crítico, el ordenador puede ejercer sin dificultad una vigilancia continua del nivel de stock.

Por último, se pueden aplicar técnicas de simulación a la gestión de stock. Así pues, el ordenador está en condiciones de realizar las principales operaciones de la Gestión de Stocks, para las cuales un ciclo de tratamiento diario, semanal, mensual, etc., adaptado al plan de aprovisionamiento será, en general, suficiente.

Los fabricantes de equipos informáticos ofrecen programas preestablecidos para pronósticos, lotes económicos de pedido y un gran número de actividades rutinarias.

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INFORMACIÓN NECESARIA EN ALMACENES

La gran cantidad de información a manejar y obtener en los almacenes de las organizaciones empresariales actuales la podemos clasificar en dos grandes grupos atendiendo a su forma de obtención:

Información general o directa.

Información procedente de la aplicación de modelos de retroalimentación.

La información general es aquélla que se obtiene directamente de los hechos reales ocurridos tanto en el ámbito externo de la empresa como en el ámbito interno. Esta información se registra mediante listados de artículos, según código y descripción, conteniendo:

Total de entradas y salidas de un período de tiempo, con fecha de las mismas. Cantidades pendientes de enviar. Cantidades pendientes de recibir.

Valoraciones a más de un precio, a precio de venta, o a más de un precio de venta si es necesario diferenciar precios según cliente; a precio de coste, a precio medio de coste, etc

Fecha de las últimas entradas y salidas.

Stock real y disponible, también valorado a cualquier precio y en unidades físicas

Listados de clientes con todo detalle mediante código y descripción.

Cantidades vendidas por período de tiempo y por cliente.

Cantidades acumuladas vendidas a cada cliente.

Listado de proveedores con todo detalle mediante código y descripción de pedidos y fecha de recepción de los mismos.

Listados de facturas, Giros, etc.

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CODIFICACIÓN

Existen varios sistemas de codificación, con diferentes potencialidades. La creación de un sistema de clasificación basado en un código puede utilizar tres vías fundamentales:

Utilizando símbolos exclusivamente alfabéticos.

Utilizando símbolos exclusivamente numéricos.

Utilizando símbolos alfanuméricos, es decir, mixtos.

Los símbolos exclusivamente alfabéticos constituyen un tipo de código escasamente útil. Ofrecen una sola ventaja, pero muchas desventajas. La ventaja reside en La gran potencialidad teórica de una codificación alfabética. Las desventajas son las derivadas del hecho de que en el sistema literal resulta más difícil determinar y ordenar los objetos, al ser, como es, fácil de comprobar y menos intuitivo. En resumen, la codificación alfabética es absolutamente inadecuada para el tratamiento automático de la información.

La codificación numérica utiliza los números de la serie natural, es decir, del O al 9. A diferencia

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