Proceso Logistico

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El papel que desempeñan los sistemas de información dentro de los procesos de planeación y control.

DEFINICIÓN DE DATOS

Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra, símbolo o graficas que representan una idea, objetivo, condición o situación.

Así como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas, registro de asistencia escolar, estadísticas médicas, informe de resultados técnicos y cifras de producción.

Antecedente necesario para conocer una cosa o deducir las consecuencias de un hecho.

Antecedente documento, cifra estática

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN

Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información; a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información, es decir, es una composición de datos que proporciona conocimiento, permitiendo así lograr algún objetivo.

Aunque cualquier colección de datos puede tener valor potencial de información para un individuo en un caso específico, puede carecer de significado para otro.

En términos específicos, la información consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema, tiempo, lugar y función.

CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS

Además del mero volumen de los datos no podemos preguntar por qué el procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo crea tal necesidad de dispositivos mecánicos y electrónicos.

En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se adquiere una forma definitiva y además útil, los datos pasan a través de una serie de datos operacionales.

Estos pasos son los siguientes:

1. Origen de datos

2. Registro de los datos

3. Preparación de los datos

4. Preparación de los reportes o documentos

5. Comunicación de los datos

6. Almacenamiento de los datos.

1.- ORIGEN DE LOS DATOS.

Para el procesamiento de los datos, se originan en diferentes formas mercantiles, que se llaman comúnmente documentos fuente. Estos datos originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o preparados en gran cantidad de formas.

Ejemplo: en documentos fuente incluye órdenes de venta, órdenes de compra, facturas y requerimientos de material.

La importancia de documentos originales:

Permite verificar todas las transiciones.

Son base de todas las acciones subsecuentes.

2.- REGISTRO DE DATOS.

Significa la anotación a mano en algún tipo de registro o libro, el escribir o imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir directamente a un sistema de procesamiento de datos.

Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:

EDICIÓN.

Es el proceso de seleccionar los datos significativos y eliminar los que no se necesitan registrar para un procesamiento futuro.

CODIFICACIÓN.-

Con el propósito de reducir a un más la cantidad de los datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan códigos abreviados los cuales expresan los datos en forma condensada.

CLASIFICACIÓN.-

Es el proceso de identificar una o más características comunes que se utilizan como medios para agrupar sistemáticamente los datos por categorías.

Las teorías podrían abarcar tipo de producto, localización, departamento rango de precio.

Es un proceso inicial que precede al reacomodo de los datos por ejemplo, en os registros personales se deben introducir clasificaciones tales como número de departamento, grupo de edad, sexo, aun cuando se archive alfabéticamente.

Gracias a dichos datos de clasificación, es más fácil reacomodar los registros en cualquier instante, para fines estadísticos o para cualquier otro.

Los códigos se usan ampliamente como medio de identificar diferente clase de datos.

CONVERSIÓN-.

La conversión se usa para transformar los datos de un tipo de registro a otro. Dicha conversión cambia la forma de registro de datos, pero no la naturaleza de los mismos. Disminución de información respetando la esencia del concepto.

COPIA Y DUPLICACIÓN-.

Estos procesos permiten obtener facsímiles de los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a más de un usuario o para usarlos en diferentes pasos del ciclo de procesamiento.

VERIFICACIÓN-.

Esta operación esencial nos asegura que todas las partes del proceso de registro se realiza sin error y que se introduzcan datos precisos en el sistema de procesamiento.

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