ACTIVIDAD 1 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

DIEGO FERNANDO MUÑOZ MARTINEZ

21 DE ABRIL DE 2012

ACTIVIDAD 1

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1.

La Gestión de los documentos resultantes de la actuación de las Administraciones es una necesidad que se ha Mantenido constante a lo largo de la Historia hasta la actualidad, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por las Administraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de las administraciones sino también de los ciudadanos se basa en la información contenida en los documentos administrativos. Si la adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, en una administración como la nuestra, basada en la tradición garantista del S.XIX, y en la que la producción documental se duplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en un problema acuciante que necesita de una solución.

La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.

El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución. La facilidad de búsqueda y acceso a la información en el menor tiempo posible, hacen de la administración documental una actividad gratificante que genera resultados eficaces, así mismo el ahorro de tiempo permite brindar una mejor calidad de atención al cliente y el propio desenvolvimiento del funcionario que desarrolla la labor de búsqueda.

Se entiende por administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos

...