CASO PRACTICO BANCO CITIBANK

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

El pago masivo a los proveedores se efectúa a través del Banco Citibank (no obstante, se puede ejecutar el pago específico de un proveedor a través de los otros bancos en que la Compañía posee cuenta corriente), y consiste en ejecutar una propuesta de pago con las facturas que se encuentran aprobadas y vencidas en el módulo SAP de cuentas por pagar. Todos los pagos a proveedores se realizan conforme a este proceso, sin embargo existen pagos a través de emisión de cheques que tienen el carácter de excepcionales o pactados.

Los pagos pueden ser efectuados con cheques individuales (casos excepcionales, previamente autorizados) o en forma masiva, el Tesorero decide a través de la transacción SAP F-110 si escogerá la opción “pago con cheque” ó “pago masivo”.

Si el pago se realiza masivamente, la propuesta de pago es ejecutada por el Analista de Tesorería y revisada por el Tesorero. Una vez aprobada, es ingresada a la página Web del Banco Citibank (sistema Citi Direct), adjuntando el archivo con las facturas a pagar con a lo menos 24 horas antes de la fecha del pago. La propuesta es aprobada por la Jefa de Tesorería quien lleva a la página web el archivo de pago, en casos excepcionales (ausencias), se adjudica al tesorero las facultades para operar. Existen varias password de acceso a la página del banco. Con el ingreso al sistema del Banco el Gerente de División Administración y Finanzas aprueba propuesta de pago.

Una vez que el Banco recibe la nómina de pago a proveedores, el apoderado de Embotelladora Andina S.A. (Gerente División Administración y Finanzas) lo autoriza en forma electrónica. Al día siguiente el Banco procede a emitir vale vista a favor de los proveedores o realiza un depósito en sus cuentas corrientes. Dos apoderados firman un cheque por el monto de la propuesta de pago junto con el listado de proveedores y el detalle de los pagos. El cheque es entregado en Caja Auxiliar del Banco Citibank.

Los pagos a proveedores se efectúan dos veces al mes, existiendo un calendario fijado para todo el año y distribuido por correo electrónico al Banco, proveedores y área comercial.

Transcurridos 30 días desde la fecha del pago masivo de proveedores, el Tesorero solicita al Citibank, a través de una carta firmada por dos apoderados de la empresa, dar de baja en su sistema todos aquellos vale vistas no retirados por los proveedores. En forma simultánea se solicita al Banco abonar en la cuenta corriente N° 100140012 de Embotelladora Andina los fondos correspondientes a dichas anulaciones.

Una vez realizado el abono en cuenta corriente el Analista de Tesorería procede a reingresar los compromisos de pagos con estos proveedores a la contabilidad y desglosa el monto reingresado, posteriormente la Jefa de Tesorería valida los datos ingresados.

Los pagos con cheque son de carácter excepcional (se realizan los días viernes fuera del calendario de pago) y corresponden a pagos a empresas filiales de Compañía., generalmente por compras de productos terminados o materias primas. El proveedor retira el cheque de la compañía firmando el comprobante de egreso o es depositado directamente en su cuenta corriente si ha entregado instrucciones para operar de esta forma. La autorización de estos pagos excepcionales con cheque la realiza el Gerente División Administración y Finanzas dando su V° B° al comprobante de egreso y el cheque.

Los pagos a empresas de factoring también son realizados a través de cheques. Esto para asegurar que al momento del pago el Analista de Proveedores obtenga devuelta la tercera copia “CUADRUPLICADO COBRO EJECUTIVO-CEDIBLE

Si el pago se realiza con cheque, el sistema SAP obliga a ingresar el RUT. del proveedor al que se le hará el pago (los datos a ingresar son: sociedad, documento, vencimiento, Rut del proveedor), junto con ello imprime el comprobante contable de egreso y cheque en un mismo formulario continuo.

El Tesorero registra su V°B° en el comprobante contable de egreso y solicita la firma de dos apoderados de la Compañía. Los apoderados registran su V°B° en el comprobante de egreso y su firma en el cheque. Los apoderados de la Empresa con poder de firma son: Gerente de División Administración y Finanzas (primera firma), Gerente División Operaciones, Gerente División Comercial, y Gerente de Recursos Humanos.

Los únicos responsables y con perfil de usuario para accesar a la transacción SAP F-110, (selección de propuestas

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