CONCEPTOS BÁSICOS Y TERMINOLOGÍA

CONCEPTOS BÁSICOS Y TERMINOLOGÍA

Objetivo de los sistemas de costeo

Su fin principal es determinar lo que le cuesta a la empresa en términos monetarios producir un bien o prestar un servicio.  La determinación de ese costo no tiene como fin primordial el cálculo del costo unitario para establecer el precio de venta, sino para optimizar los sistemas productivos determinando las ineficiencias presentes en el proceso y así compararse con la competencia participando en un mercado altamente competitivo.

Empresa y contabilidad

Empresa es toda actividad económica para producir, transformar o comercializar bienes o para prestar un servicio. Las empresas se pueden clasificar según su actividad así: de servicios, comercial e industrial, y en todas ellas se puede establecer los costos en los cuales se incurre. A cada una de estas diferentes clasificaciones se aplica tanto la contabilidad financiera como la administrativa.

La contabilidad financiera se encarga del manejo y análisis de la información contable por medio de los principales estados financieros.

La contabilidad administrativa, brinda información muy importante para ayudar a tomar decisiones gerenciales de planeación, organización, dirección y control, ayudando a tomar cursos alternativos de acción sobre el manejo interno de la organización.  Entre estas contabilidades se encuentran las siguientes diferencias generales:

También encontramos algunas diferencias contables entre las empresas comerciales y las industriales a saber:

1. En el balance general de la empresa comercial dentro de los activos corrientes, solo se tiene un inventario:

• Inventario de mercancías no fabricadas por la empresa,

En la empresa industrial esta cuenta se puede dividir como mínimo en tres o cuatro así:

• Inventario de materiales
• Inventario de producto en proceso
• Inventario de producto terminado
• Inventario de mercancías no fabricadas por la empresa.

1. En el estado de resultados no se encuentran diferencias en la presentación, sin embargo en el cálculo del costo de ventas hay una sustanciosa modificación, que requiere de la contabilidad administrativa para su elaboración.

La función principal de la gerencia a cualquier nivel alto, medio o bajo es la toma de decisiones, evaluando cuidadosamente las diferentes alternativas de acción y seleccionando la más efectiva para el logro de los objetivos. Para este logro la gerencia debe tener a tiempo la información relacionada con los mercados, producción y los costos de una manera sistemática y ordenada. El departamento de costos proporciona una función de staff, da asesoría y servicio a los tres niveles de gerencia.

La contabilidad de costos es una parte de la contabilidad administrativa y esta a su vez es un subsistema especializado de la contabilidad financiera de una empresa, los principales fines de ésta contabilidad son:

1. Dotar a la gerencia  de una herramienta útil para la planeación y el control sistemático de los costos de producción.
2. Determinar los costos de los productos vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o perdida del periodo para preparar el Estado de Resultados.
3. Determinar los costos de productos fabricados tanto unitario como global, con miras a la presentación del balance general.
4. Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y de inversión de capital.

A manera de ejemplo observemos el Estado de Resultados de la Empresa Industrial Santos, que produce y vende tres artículos, presentado para el periodo contable del mes que terminó:

         Estado de Resultados

                Santos Ltda.

                Enero 1 al 31 de 200X

                (Cifras en Millones)

Ventas                1.000

Costo de venta                 (600)

Utilidad Bruta                400

Gastos Operacionales                  (200)

Utilidad Operacional                $200

La empresa presenta  una rentabilidad operativa del 20%, que según el tipo de negocio podría ser atractivo, sin embargo, para hacer un análisis internamente se presenta el mismo estado de resultados discriminado:

                Estado de Resultados

                Santos Ltda.

                Enero 1 al 31 de 200X

                (Cifras en Millones)

                Productos

        TOTAL               A                  B                 C__

Ventas        $1.000        $600        $200        $200

Costo de venta          (600)        (240)           (160)         (200)

Utilidad Bruta        $400        $360        $40        $-0-

Gastos Operacionales          (200)        (100)         (40)           (60)

Utilidad Operacional           $200        $260         $-0-          ($60)

Analizando por producto, se observa que el producto A presenta una mayor rentabilidad del 43% sobre el mismo y del 26% sobre el total, el producto B esta en equilibrio operativo, mientras que el producto C esta generando una perdida para la empresa del 6% sobre el total y del 30% sobe el mismo. Esta información le sirve a la gerencia para tomar decisiones acertadas sobre su manejo  administrativo y las estrategias a seguir con cada producto elaborado.

Naturaleza de los costos

• El objetivo primordial de toda empresa es la consecución de riqueza como generador de bienestar para la sociedad y todos los elementos integrantes, objetivo que se logra con el manejo eficiente de los recursos. La riqueza financieramente se mide por medio de la utilidad:
• [pic 1][pic 2]
• U = I – E
• Los egresos se clasifican como Costo y Gasto dependiendo del destino o función a que pertenezcan.
• Gasto: Desembolso aplicable contra el ingreso en un determinado periodo, no es inventariable (capitalizable) y se muestra en el estado de resultados. Todos los desembolsos relacionados con las funciones de administración, ventas y finanzas son gastos porque se reportan en el estado de resultadas del periodo (se aplican contra el ingreso de un período).
• Costo: Erogación o desembolso que reporta un beneficio futuro, se realiza con el fin de alcanzar un beneficio especifico, es capitalizable e inventariable y hace parte del Balance General. Los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación son costo porque se transfieren a los diferentes inventarios y por tanto aparecen en el balance general hasta su venta, en otras palabras, se incorporan al producto, por lo tanto van al inventario y la recuperación del efectivo se realiza en la venta de contado o en la recuperación de cartera del producto.

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Clasificación de los costos

1. De acuerdo a la función empresarial

Se basa en la forma como son distribuidos en la empresa, así:

• Costos de producción: Participan en el proceso efectivo de transformar la materia prima en productos terminados, están conformados por Materiales Directos, Mano de Obra Directa  y  Costos Indirectos de Fabricación.
• Costos (Gastos) de Administración: Se originan en la función de Administrar la empresa. Por ejemplo: Sueldos del Gerente General, teléfonos, fax, etc. Correspondientes al área administrativa.
•  Costo (Gastos)  de Distribución o Ventas: Se ejecutan en la función de Mercadeo y Ventas.  Por ejemplo: Sueldos y comisión de vendedores, propaganda, publicidad, fletes de entrega, etc.

Los Costos de Administración y Ventas comúnmente se llaman Gastos Operacionales.

• Costo (Gastos)  Financieros: Son generados por los pasivos que tiene la empresa, en otras palabras son los intereses que se generan por las obligaciones financieras contraídas.

1. Con respecto a la actividad

Se identifican de acuerdo a la actividad de un departamento, sección, máquina o un producto.

• Costo Directo: Es el que se puede identificar de una manera directa a una actividad, como la materia prima que se asigna directamente al producto, el sueldo del Gerente de Ventas a los gastos del departamento de Ventas.
• Costo Indirecto: No se puede llevar directamente a una actividad, hay que distribuirlos de acuerdo a una base equitativa. Por ejemplo: La Depreciación del edificio hay que distribuirla en los Departamentos de Producción, Administración y Ventas.

1. De acuerdo al Período en que fueron calculados

• Costos Históricos (reales): Son aquellos en que se incurre y registran en determinado período, realmente se han generado.  Por ejemplo: Los costos de los productos manufacturados y vendidos, los costos del producto en proceso.
• Costos Predeterminados: Se estiman a través de la experiencia, utilizando registros estadísticos y se utilizan para elaborar y controlar el presupuesto maestro.  Ejemplo: El tiempo estándar de la mano de obra.

1. Con respecto al Control

• Costos Controlables: Se trata de aquellos sobre los que administrativamente un jefe tiene autoridad para realizarlos o no y también para compararlo con un parámetro ideal.  Por ejemplo: los sueldos y salarios de una secretaria son controlados por su inmediato jefe, la materia prima se puede comparar con su estándar de materia prima.
• Costos No Controlables: Son costos que en algunos casos no se tiene autoridad sobre ellos.  Por ejemplo: La depreciación de maquinaria no tiene por que ser controlada por los supervisores, los impuestos gubernamentales.

1. Desde el punto de vista económico

Su aplicación principal esta en la determinación de los puntos de equilibrio, es decir la cantidad a producir y vender para que las utilidades sean cero.

• Costo Variable: Varían en una relación directa con respecto a los volúmenes de producción, es decir son fijos por unidad de Producto, pero variables con respecto al total del nivel de Producción.  Guardan relación directa con respecto a las fluctuaciones con el nivel de producción. Por ejemplo: La mano de Obra Directa y Materias Primas son costos variables.

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• Costos Fijos: Son los costos que no varían con respecto al nivel de producción para determinado período de tiempo.  Por ejemplo: Sueldos de Gerentes, intereses, Depreciaciones, arriendos, un supervisor para el rango de 0 a 500 unidades pero de 500 a 600 Unidades se necesitará otro supervisor.

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• Costos Mixtos: Algunos costos son de naturaleza mixta, tiene parte fija y en parte son variables.  Por ejemplo: la factura del celular en plan pospago, hasta cierto número de minutos es fija pero a partir de ese número aumenta por minuto adicional hablado.

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Sistemas de Costeo

El sistema de costeo es la metodología empleada por una organización para determinar el valor en que se incurre al prestar un servicio, comercializar un producto o elaborar el mismo, se parte de la recolección de información, registro y la tradicional teneduría de libros.

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