Caja Chica

Caja chica:

Es la asignación de un determinado monto de dinero para ejecutar gasto menor, caracterizado por ser una cantidad fija, cuya reposición será de acuerdo a los desembolsos ejecutados durante el mes.

Uso:

El objetivo de la caja chica es mantener la disponibilidad financiera que permita cubrir los gastos menores de las unidades operativas, derivados de su funcionamiento interno.

Uso de los fondos de Caja Chica.

1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato Boucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este Boucher lo firmara el jefe del departamento solicitante.

2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado. Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Ventajas y desventajas:

Ventajas:

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:

1. Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.

2. Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.

3. Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.

4. El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.

5. Al saber dónde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.

Desventajas:

El sistema de caja chica le causará muchos problemas si no se gestiona adecuadamente.

Errores contables

Sistema de caja chica de su negocio es susceptible a errores contables, debido a la ausencia de una documentación secundaria para el seguimiento del dinero en efectivo. Estos errores se manifiestan como diferencias entre las ventas y los ingresos en efectivo en la conciliación de las cuentas al final del mes.

Robo

Sin controles adecuados, caja chica de la empresa se vuelve vulnerable al robo de los empleados, y es difícil para usted saber que tomó el dinero en efectivo. Mantener grandes cantidades de dinero para gastos menores también puede aumentar la probabilidad de robo

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