Caja Chica

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO MONSENOR ARIAS BLANCO

SAN DIEGO CARABOBO

Prof.: Integrante:

Nahilin Mercado Yasmin Moreno

12.282.524

INTRODUCCIÓN

El desarrollo uniforme del mundo empresarial, implica la mejora de diferentes operaciones, las cuales permiten observar realidades en las cuales la empresa requiere de un buen proceso de control financiero y de un procedimiento contable los mismos que formarán la base de una administración financiera efectiva y oportuna

En esta ocasión nos referimos a los pagos en efectivo que son ineludiblemente necesarios. Es por esa razón, que todas las empresas habilitan los fondos de "caja chica" consignadas a cubrir los desembolsos de aquellos gastos menores, tales como gastos de movilidad otorgados a los trabajadores que se requieren para que puedan realizar sus labores diarias (es decir aquellos otorgados como condición de trabajo), o para la adquisición de artículos de oficina, artículos de limpieza u otros gastos de menor cuantía que deban ser de rápida cancelación y que por sus características no puedan ser cancelados con cheque

LA CAJA CHICA

La caja chica es un fondo que la empresa emplea para los gastos menores de la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.

PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA DE CAJA CHICA

Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el año y así llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así como también revisar un resumen anual. Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la última -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA

La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo

b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO

Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE

Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.

- Gastos de fotocopias

- Gastos de compra de medicamentos para botiquín

- Gastos en taxis- pasajes urbanos

- Gastos de Revistas y periódicos

- Envíos de correspondencia

- Gastos de llamadas telefónicas

- Gastos de3 servicios de limpieza

- Gastos de artículos de limpieza

- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente

- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

HABLANDO ALGO MAS DEL LIBRO DE CAJA CHICA

Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo.

En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de

Fondos para la caja chica, basta un memorándum de Gerencia Financiera o del Gerente General.

La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto

de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarización

ASPECTO TECNICO

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Mediante un memorándum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a realizar

Siempre sujetándose a la Ley de Bancarización y al Impuesto a las transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.

. El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como:

. Movilidad Local

. Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio de nuestra República.

. Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y

Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.

. Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.

¿Porque razones?, por la sencilla razón de que son empresas Unipersonales Y La Ley de Bancarización y al Impuesto a las transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194. Exigen tener una Cuenta Corriente en cualquier Entidad Financiera y tener Chequera; además especifican las normas que mayor de S/. 3,500.00 Nuevos Soles y mayor de $ 1,000.00 DOLARES AMERICANOS, se girara Cheque no Negociable, por todas las transacciones comerciales que se realicen Y las (Persona Natural con Negocio) y ellos no tienen cuenta corriente para girar cheques, conforme hacen la cobranza de sus facturas que emiten cheques no negociables, y/o si no ha pasado el límite de la Ley de Bancarización, que ordena, para el año 2008, se debe girar cheques No Negociable partir de S/. 3,500.00 y /o de $ 1,000.00 Dólares americanos.

¿Entonces como hacen para sus comprar?, lo hacen en efectivo pidiendo facturas de compras a sus Proveedores que no pasen del importe considerado de s/. 3,500.00 Nuevos soles. Y también hay algunas Empresas Jurídicas vienen haciendo esto, porque ellos venden directamente al consumidor y es difícil estar visitando al Banco para depositar el efectivo adquirido en el día., producto de las ventas al consumidor directo.

Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del Banco de la Nación / Sunat. Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.

Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.

1.- Columna para la fecha de operación.

2.- Columna para el detalle o explicación

3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.

4.- Columna para entradas o reposición de fondos.

5.- Columna para las salidas o pagos realizados.

6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.

7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se hará una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica, si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo

...