Caja Chica

MANUAL DE CAJA CHICA

1. Objetivo.

Utilizar el fondo de caja chica para realizar pagos inmediatos de gastos menores en las diferentes áreas de la emprea, evitando así el trámite de emisión de cheques o transferencias.

2. Responsable.

a. El responsable del fondo de caja chica será en primera instancia el ingeniero responsable o jefe de área, quién podrá consignar, si lo considera necesario, un encargado para su manejo, sin embargo, solamente el ingeniero responsable o jefe de área podrá hacer uso de este fondo y solicitar los desembolsos correspondientes.

b. El responsable del fondo de caja chica deberá de firma una responsiva mediante el formato F#DC-008.

c. La emisión de esta responsiva será responsabilidad de dirección administrativa.

d. La salvaguarda de esta responsiva será responsabilidad de contabilidad general.

3. Desembolso y reembolso.

a. Para el establecimiento de un fondo de caja chica y su primer desembolso, la gerencia de área solicitará por escrito la apertura y monto del fondo. La solicitud podrá realizarla mediante el formato F # DC-015

b. Para el establecimiento de un fondo de caja chica y su primer desembolso, la dirección de administración autorizará por escrito la apertura y monto del fondo. La autorización podrá realizarla mediante el formato F # DC-015

c. Para el establecimiento de una caja chica y su primer desembolso, la dirección de finanzas extenderá un cheque por el monto del fondo solicitado y autorizado a nombre del ingeniero o usuario responsable del fondo.

d. En el caso de considerar un aumento de fondo, éste deberá de justificarse por el ingeniero responsable o jefe de área y deberá de ser autorizado por la dirección administrativa y pagado por la dirección de finanzas.

e. El reembolso de caja chica podrá ser tramitado cuando se haya utilizado por lo menos el 50% del fondo asignado, el trámite se realizará en el formato F # DC-009 en donde se detalle la compra y sus respectivos comprobantes. Dicho reembolso se realizará mediante cheque o transferencia a nombre del responsable del fondo de caja chica.

f. La solicitud de reembolso al área de compras se hará el día lunes de cada semana.

g. La solicitud de reembolso del área de compras a finanzas se hará el día miércoles de cada semana.

4. Generales.

a. Todos los gastos deberán de ser amparados por facturas que contengan los requisitos fiscales y en donde se deberá de especificar detalladamente el concepto del gasto.

b. El gasto máximo a desembolsar en una compra o gasto es lo que resulte menor al 15% del monto total de caja chica o el importe de $ 1,999.00.

c. Se deberá evitar el fraccionamiento del gasto, es decir dividir una compra para evadir los montos máximos de gastos autorizados con fondos de caja chica.

d. El encargado de la caja chica llevará un registro especial de las transacciones realizadas, en donde los pagos se registrarán al momento de ser efectuados.

5. Arqueos.

El área de auditoria Interna es la responsable de fiscalizar y controlar la debida utilización de los fondos. Quien es responsable de realizar arqueos sorpresivos de caja chica, en la cual la suma del efectivo, comprobantes registrados y vales deberá de ser el monto total asignado. En caso de faltante en caja chica, se responsabilizará al ingeniero responsable o jefe administrativo.

6. Compras autorizadas.

La utilización de los fondos de caja chica será única y exclusivamente para atender necesidades urgentes, para compras menores tanto para el área administrativa como operativa, los conceptos autorizados son:

a. Compra menor de papelería.

b. Compra menor de artículos de limpieza.

c. Compra menor de medicamentos autorizados.

d. Compra menor de herramienta y refacciones.

e. Gasto

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