Caja Chica

en dentro de las instalaciones de la empresa.

Normas de control interno del efectivo en Caja Principal:

1. Separación o segregación de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorización de pagos ni de registros contables. No debe tener acceso a:

* Facturación de entrega de mercancía.

* Registrar en los libros auxiliares ni en el mayor de cuentas o efectos por cobrar.

* Elaboración y envío de estados de cuentas a clientes.

* Control de cobro de cuentas por cobrar atrasadas.

* Cuadre de auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.

* Autorización para conceder descuentos, rebajas o bonificaciones.

* Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrables las cuentas que deben a la empresa.

2. Depósitos diarios: No debe permitirse hacer pagos con el efectivo que haya ingresado a caja. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco a diario. Una vez hecho el respectivo depósito bancario., la planilla debe ser entregada directamente a contabilidad para el registro contable respectivo.

3. Endoso de cheques recibidos: A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en su reverso un sello que indique “endosado únicamente para ser depositado en la cuenta No xxxx del Banco xxxx”; esto es para evitar que sea cobrado por personas distintas a la

empresa.

4. Ingresos por cobranzas: El control empieza desde el momento en que se entrega a los cobradores los documentos para el cobro (facturas, letras de cambio). Se elabora una lista por duplicado: Al cobrador se le entrega el original junto con los documentos a cobrar, la copia, firmada por el cobrador como recibida, queda en el departamento de cobranzas. Diariamente el cobrador elaborara un informe de cobranza por cuadruplicado que junto con el efectivo cobrado entregara al cajero, quien lo firmara y devolverá al cobrador el original y una copia, que entregara a cobranzas junto con los documentos no cobrados. Cobranzas envía a contabilidad el duplicado y el original es archivado en ese departamento para su control. El cajero, al final del día, elabora la planilla de depósito bancario que hará, a más tardar, el día siguiente. Hecho el depósito envía el comprobante a contabilidad.

5. Ingresos recibidos por correo: El control empieza al abrir el sobre de correo. Por lo general se reciben pagos en cheques que deberán ser inmediatamente endosados. Se elabora un informe por cuadruplicado de los valores recibidos que luego se entregara al cajero, quien firma el original y duplicado del informe y devuelve al encargado de correspondencia. El cajero envía el original a contabilidad para su registro. Al final del día hace el depósito bancario y enviara el comprobante a contabilidad.

6. Ingresos por ventas al detalle: Al realizar la venta de contado el vendedor elaborara la factura por triplicado y se la entregara al cliente, quien pasara por caja a cancelar. El cajero coloca el sello de cancelado en los tres ejemplares de la facturas y devuelve original y duplicado al cliente, quedándose con el triplicado. El cliente pasa a retirar la mercancía comprada, entregando el duplicado para tales fines y se queda con el original. El vendedor envía a contabilidad la copia de la factura que había quedado en poder a los fines del registro contable respectivo y el cajero hará el depósito bancario al final del día y enviara a contabilidad el comprobante respectivo.

CAJA CHICA: Es una cuenta que crea la empresa a traves de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos. esta cuenta tiene sldo deudor y va ubicada en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto de caja chica sló sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Uso de los fondos de Caja Chica.

1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.

1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara

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