Caso Montesitos Analisis De Involucrados

ETAPA 2: DEDIQUE TIEMPO AL ANÁLISIS Y PLANIFICACIÓN DE LA RELACIÓN

El objetivo de esta etapa es reunir la informacion de los stakeholders y desarrollar un plan de accion del proyecto, dependiendo de las capacidades de los stakeholders.

Normalmente la relacion con los stakeholders se basa en el conocimiento que ellos tiene de los procesos y se vuelven en muchos casos como guias que orientan a los demas componentes del proyecto. Sin embargo es recomendable definir siempre una estrategia para manejar la relacion con los stakeholders.

PROCESO

En esta etapa se exploran formas para desarrollar un plan de accion y definir las brechas que existen entre la organización y los stakeholders. Y la manera de cómo manejar los recursos e iniciar un proceso de aprendizaje con los stakeholders.

Se debe tener en cuenta estos :

1. Como se desarrollan actualmente los temas dentro de la organización

2. Como se convocan a los stakeholders para ver esos temas

3. Que información puedo sacar de otras organizaciones

4. Que puede y quiere hacer respecto a los temas específicos

5. Con que stakeholder quiere profundizar la relación

En resumen esta etapa es un proceso de levantamiento de información con los stakeholders para lograr los objetivos del negocio.

EVALUACIÓN DEL PROGRESO

Es fundamental en esta parte conocer la situación actual de los temas relevantes

• ¿Cómo se gestiona el tema actualmente dentro de la organización?

• ¿Qué políticas y sistemas ya se han implementado?

• ¿Qué puede y quiere hacer en relación con estos temas?

La relación con los stakeholders en función de un tema se clasifica en 5:

1. Sin Relación. No hay relación con un tema

2. Exploratoria. Se trata de explorar sobre un tema (Preguntar si sabe del tema)

3. En desarrollo. Se ubica al stakeholder y se manejan los procesos pero los sistemas de gestión no son claros. Ubicar el tema específico con el stakeholder

4. Integrada. Son procesos de alta calidad integrados a sistemas de gestión los cuales aseguran un tratamiento adecuado del tema

5. Estratégica. Son los procesos de alta calidad que ya se vinculan a la estrategia del negocio y logran cambios sistemáticos en forma global o local.

CÓMO EVALUAR LA RESPUESTA ORGANIZACIONAL.

Se busca tener un nivel claro para tratar los diferentes temas que se manejan en la empresa, donde se deben evaluar los procesos existentes de gestión y relación con los stakeholders

• Se debe investigar los niveles de desarrollo de la organización

• Determinar que temas están en rojo según la matriz anterior para dar respuesta a estos.

• Determinar los niveles de desarrollo para tratar los temas con los stakeholders

• Se debe tener siempre presente los recursos financieros y quienes están encargados del mismo se deben involucrar en el tema.

Para estos temas es importante recurrir a fuentes expertas de toda la compañía con personas claves en la empresa y tener un análisis de las relaciones actuales entre los procesos

CÓMO APRENDER DE OTROS A IDENTIFICAR SOCIOS POTENCIALES

Se deben abordar los temas con los stakeholders previa identificación de los mismos, dependiendo de los temas y/o los grupos que se manejen. Se deben identificar las 5 áreas claves que son:

• Códigos, normas, marcos de referencia, directrices y herramientas (Como las normas ISO 14001, estándar laboral SA8000 etc.)

Ofrecen una guía de principios para la acción; además, sirven para comparar sus propias actividades.

• Casos de estudio, mejores prácticas e informes de investigaciones (Como el manual de relación con stakeholders, Casos de estudio de responsabilidad social etc.)

Pueden servir como fuente de inspiración para diseñar su propio enfoque y aprender de las experiencias (y errores) de otros.

• Datos de referencia e índices (Como el Dow Jones o el FTSE4Good)

Señalan a los competidores o pares que cuentan con prácticas avanzadas. Úselos para comparar sus acciones.

• Competidores y otras compañías que enfrentan temas similares (basados en informes de sostenibilidad)

Pueden convertirse en una fuente de información importante, incluso es posible que estén dispuestos a colaborar en ciertos temas.

• Alianzas, asociaciones industriales y ONGs (Como la UNEP o el pacto mundial de Naciones Unidas)

Pueden representar una opción valiosa y eficiente para abordar temas. Además, estas asociaciones constituyen, en general, buenas fuentes de información.

El propósito de esta actividad es identificar las fuentes más relevantes de aprendizaje y los socios con mayor potencial para desarrollar la relación.

EVALUACIÓN DE SUS RELACIONES ACTUALES Y LA COLABORACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS PARA CADA GRUPO DE STAKEHOLDERS

Es fundamental evaluar como se gestiona sus relaciones actuales con los stakeholders. Estas relaciones se pueden catalogar en distintos niveles como son:

-Permanecer pasivo. La compañía no se relaciona con los Stakeholders

-Hacer un seguimiento. Seguimientos en los medios y en internet

-Informar. Educar a los stakeholders enfocándose en Boletines, cartas, folletos, informes, discursos, conferencias y presentaciones publicas

-Realizar transacciones. Trabajar juntos en una relación contractual en la que el socio dirige los objetivos y provee los fondos. Se establece y monitorea la actividad según las condiciones del contrato.

-Consultar. Obtener información y opiniones de los Stakeholders para fundamentar las decisiones internas.

-Participar. La Comunicación es bilateral o multilateral entre la compañía y los stakeholders con el fin de explicar como las opiniones de los stakeholders han influenciado el proceso de toma de decisiones.

-Colaborar. Asociarse o convocar a una red de stakeholders para desarrollar consensos y planes de acción conjuntos

-Delegar. Delegar las decisiones sobre un tema determinado a los stakeholders.

APRENDIZAJE SOBRE LOS STAKEHOLDERS Y SUS REPRESENTANTES

Para desarrollar procesos efectivos se debe saber quienes son los stakeholders y comprender el porque se quieren relacionar con usted. Para conocer mejor a los representantes de los stakeholders se deben considerar los siguientes factores:

Expectativas de los stakeholders

Conocimiento del tema

Legitimidad del representante de un stakeholder

Voluntad de participar

Posibles impactos (negativos o positivos) del representante

Contexto cultural

Escala geográfica de sus operaciones

Capacidad de relación de los stakeholders

El objetivo es elaborar los perfiles de los representantes de stakeholders, con sus expectativas, niveles deseados de relación e impactos comerciales.

VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS DE RECURSOS Y DEFINICIÓN DE “MÁRGENES DE MANIOBRA”

La definición de los márgenes de maniobra –es decir, saber qué expectativas puede y quiere satisfacer y cuáles no– constituye un paso clave en el proceso de desarrollo de un plan de acción y de identificación de los representantes de stakeholders adecuados para la relación.

Los factores para analizar son:

Factores clave para la relación en sí:

Conflictos de intereses. (Internos y externos) que podrían obstaculizar o impedir una relación exitosa.

Desarrollar procesos

Escala geográfica de la información

Factores relacionados con las respuestas y los resultados:

Recursos Internos

Conflicto de intereses

Márgenes de maniobra

La forma de realizar esto es realizando un taller, analizando los resultados, investigando los recursos y analizando los objetivos y planes del negocio.

ETAPA 3. MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES RELACIONALES

Objetivo: El objetivo de esta etapa consiste en asegurar que la compañía y sus stakeholders tengan los sistemas y habilidades organizacionales necesarias para participar exitosamente en una relación productiva.

Esta etapa es una guía básica para la selección, capacitación, evaluación del desempeño, estructuras de gobierno y políticas y sistemas de gestión.

El fortalecimiento de las capacidades de la relación nos da una fortaleza en la capacidad de respuesta de la organización, una consideración de limitaciones y recursos y una fortaleza en las actividades para lograr que la compañía y los stakeholders estén listos para el proceso de relación.

FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA COMPAÑÍA

Se deben tener en cuenta los siguientes factores según la tabla:

Factor Formas de Fortalecerlo

Compromiso de la alta dirección con el tema

La dirección de la compañía es consciente del tema, los recursos necesarios y los vínculos entre los objetivos y la estrategia del negocio, así como de las oportunidades y los riesgos de la relación. •Los promotores de ciertos temas en la alta dirección pueden impulsar

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