Contrataciones Con El Estado

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN LOS GOBIERNOS LOCALES

JULIO 2006

José Luis Montalvo Mejía

ÍNDICE

PARTE I

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 03

1. Qué son los Sistemas Administrativos 03

2. Qué es el Sistema de Abastecimiento 03

1. Concepto 03

2. Finalidad 04

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento 04

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 09

1. Los Subsistemas de Abastecimiento 09

2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 13

a. Denominación y Organización 13

b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento 13

c. Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento 14

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento 16

PARTE II

GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES 18

1. El proceso de contrataciones y adquisiciones 18

A. Fases de los procesos de adquisición o contratación 19

B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones 20

2. Tipos de procesos de selección 24

3. Montos para la determinación de los procesos de selección 28

4. Etapas del proceso de selección y plazos por tipo de selección 30

5. Convocatoria de los procesos de selección 31

CONSULTAS FRECUENTES 33

PARTE I

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. Qué son los Sistemas Administrativos

Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos en las entidades de la administración pública y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.

Entre los principales sistemas de la administración pública peruana figuran los siguientes:

- adquisiciones y contrataciones

- personal

- inversión pública

- presupuesto

- contabilidad

- tesorería

- otros.

2. Qué es el Sistema de Abastecimiento

1. Concepto

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.

Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056 , en el marco de actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública . Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

2. Finalidad

La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento

Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública peruana son las siguientes:

a) Constitución Política del Perú

Artículo 76

“Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como también la adquisición o la enajenación de bienes.

La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.”

Artículo 194

“Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de gobierno local. Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme a ley.”

Artículo 195

“Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economía local, y la prestación de los servicios públicos de su responsabilidad, en armonía con las políticas y planes nacionales y regionales de desarrollo.

Son competentes para:

1. Aprobar su organización interna y su presupuesto.

2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil.

3. Administrar sus bienes y rentas.

(…)”

b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)

Artículo 1

“Institúyase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento (…)”

Artículo 2

“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final”.

c) Resolución Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes

Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.

Ingresados “conforme” los bienes, se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa documentadamente al Kárdex, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ. Nº 335-90-INAP/DNA).

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración en las municipalidades.

SA 06. Austeridad del abastecimiento

“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la política gubernamental. La austeridad no significa “dejar de gastar”, sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone”.

La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura, ubicación, directivos, etc.

Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:

- la estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos.

- la relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mínimo su requerimiento anual.

- imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la relación e información básica de los bienes y servicios programables.

- establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse, en función a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc.

- los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el ámbito de competencia.

- periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento.”

d) Ley de Bases de la Descentralización: Ley 27783

...