¿Cuál es la importancia de la Administración Documental?

• ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental?:

Toda empresa siempre ha manejado una cantidad de información la cual es importante y vital para su crecimiento, calidad, y el mejoramiento del servicio que ellos prestan. Entonces se han tomado la obligación de aplicar sistemas de clasificación de archivos y conservación de documentos, con el logro de facilitar la búsqueda de un documento bien sea la más reciente o la más antigua o dependiendo el tipo de documento, porque al no clasificar un documento nos puede tomar demasiado tiempo que nos lleva a la perdida de avances o actividades importantes dadas en una empresa o entidad pública, y también incluye la pérdida de recursos y sobre todo dinero que como consecuencia entre una de ellas un “descuadre” o un desequilibrio en las finanzas o el patrimonio de una empresa que lo mismo llevara tiempo en recuperar lo perdido.

• ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas actualmente?:

Actualmente nos sirve de gran ayuda buscar un documento o archivo ya organizado según el orden puede ser alfabético, numérico, por fecha y por tipo porque queda más fácil y cómodamente buscar y luego encontrar cierto documento, especialmente las entidades públicas y privadas de servicio postal y las jurídicas que constantemente aplican y archivan documentos todo el tiempo y al igual forma las demás están aplicando ese sistema para mejorar la calidad de un trabajo para las futuras investigaciones o proyectos en vigencia.

• Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce:

Ya teniéndolo en cuenta la empresa que conozco, ellos manejan en especial la correspondencia y el servicio postal pero más sin embargo también manejan el sistema de archivos.

LEY 594 DE 2000:

Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los 5 principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor.

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