Diseño del impreso

Qué son los impresos?

Es un formulario con las partes elementales ya efectuadas y con otras en blanco para ser complementadas con los datos específicos de cada operación administrativo y/o comercial. El impreso es una parte de los procesos empresariales.

Diseño del impreso.

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño. En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja.

Sistemas de control de formularios.

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Consideraciones generales de los sistemas de control

 Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación,

 Consolidar formularios que se complementen,

 Rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.

 Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.

 Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios.

 Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados.

 Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Control de Formulario

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En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

Índice Funcional

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

Pasos para la elaboración

• Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por Clasificación de formularios

• Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica. Pueden ser:

 Numero Correlativo: Asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualizada constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.

 Por área emisora: Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.

Contenedores de información en oficinas.

Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos en papelerías y centros de suministro que pueden ser más o menos útiles de acuerdo con las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer de la misma, los contenedores de documentos se apoya en los elementos auxiliares tal como se detallan a continuación:

o Elementos Auxiliares

o Etiquetas adhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. Pueden utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el pegamento daña el papel

o Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido.

o Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa, que permite escribir normas de utilización de la carpeta.

o Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja para una serie documental.

Contenedores de documentos

o Camisas (de papel), carpetillas (de cartulina) y guardas:

Su utilización es fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Habitualmente se utilizarán las carpetillas de cartulina para guardar los expedientes y las camisas de papel para agrupar documentos dentro de un expediente. etc.).

o Carpetas de anillas (comúnmente conocidos como archivadores A/Z):

Presentan ventajas e inconvenientes. Como ventajas están la posibilidad de

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