ENSAYO SOBRE ADMINISTRACION

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Al diseñar un entorno para el desempeño eficaz de individuos que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Para que el esfuerza grupal sea eficaz las personas deben saber lo que se espera de ellas. Esta es la función de la planeación, la función administrativa más básica de todas. La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros. De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de los objetivos preseleccionados.

Se dice a menudo que la planeación es la principal de las funciones administrativas, porque establece la base para las demás actividades de los gerentes. Sin planear, los gerentes no sabrían organizar, integrar, dirigir o controlar. De hecho sin planes no habría nada que organizar, integrar, dirigir ni controlar.

Fijar metas, determinar estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar las actividades son funciones de la planeación dentro de un proceso administrativo.

Planeación.- Anticiparse a acciones que pudieran suceder en un futuro (Agustín Reyes Ponce).

La planeación consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organización. La planeación se ocupa tanto de los fines (que hay que hacer) como de los medios (como hay que hacerlo).

Objetivos de la planeación:

Podemos mencionar cuando menos cuatro razones para la planeación: La planeación marca una dirección, reduce la incertidumbre, reduce los desechos y las redundancias, y establece los criterios para controlar. Veamos estas actividades.

• La planeación marca una dirección para gerentes y no gerentes por igual. Cuando los empleados saben a dónde se dirigen la organización o la unidad de trabajo y que deben aportar para alcanzar las metas, pueden coordinar sus actividades, cooperar y hacer lo necesario para conseguir dichas metas.

• La planeación reduce la incertidumbre al obligar a los gerentes a mirar hacia delante, anticipar los cambios, considerar los impactos de estos y preparar las respuestas que convengan.

• La planeación reduce la superposición y el desperdicio de actividades. Cuando las actividades de trabajo se coordinar de acuerdo con planes establecidos, la redundancia se minimiza. Más aún, cuando la planeación aclara cuales son los medios y los fines, las ineficiencias se hacen patentes y es posible corregirlas o eliminarlas.

• Por último, la planeación establece las metas o los criterios de control. Si no estamos seguros de lo que tratamos de conseguir, ¿Cómo sabemos si de verdad lo conseguimos? En la planeación ponemos las metas y los planes. Luego, mediante el control, comparamos el desempeño con las metas, identificamos las desviaciones importantes y emprendemos las medidas correctivas adecuadas.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Mantiene una rentabilidad futurista teniendo más visión del provenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.

7. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

15. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

3.2 PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN

PRINCIPIO DE PLANEACIÓN. Se refiere a que debe de haber un plan para cada tarea y el concepto de estos debe estar coordinado en integrado, de tal forma que pueda afirmarse que existe un solo plan general.

PRINCIPIO DE PRECISIÓN. Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisión disponible y no con afirmaciones vagas o generales, por lo tanto los elementos variables que contienen los planes deben definirse con exactitud y claridad.

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD. Todo plan debe contemplar un margen para cambios que surjan en él, por lo tanto, todo plan por preciso que sea, debe proveer en lo posible los principales supuestos cambios que puedan ocurrir.

PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD (O EXTENSIÓN). Dice que la planificación abarca en las diferentes etapas, tanto de los procesos económicos, sociales y administrativos de todas las actividades humanas, por lo tanto dentro de una determinada organización la planificación desarrollada en todos los niveles y en todas las áreas.

PRINCIPIO DE CONTINUIDAD. Dice que la planificación no tiene fin, pues la realidad misma obliga a realizar nuevas cosas, y por lo tanto, se debe planificar cada vez que se logra un objetivo, pues aparecen nuevos objetivos, por lo que nuevamente deberá planificarse.

PRINCIPIO DE FACTIBILIDAD. Todo plan debe prepararse considerando la vialidad de los resultados, es decir, todo plan debe ser posible de realizarlo.

PRINCIPIO DE COMPROMISO. Este principio afirma que los diversos planes deber ser motivadores para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así poder cumplirlos.

PRINCIPIO DE RACIONALIDAD. La planificación se basa en la idea de seleccionar y evaluar en sus ventajas y desventajas la alternativa de mayor factibilidad, y esta selección la hacemos de manera inteligente, es decir, seleccionamos la idea más coherente y la que permita maximizar nuestros recursos disponibles.

PRINCIPIO DE CONTRIBUCIÓN. Afirma que si los planes no están debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de objetivos entrelazados, los esfuerzos se diseminan y la planificación se torna antieconómica e inútil.

3.3 CLASIFICACIÓN DE LA PLANEACIÓN

Planeación Estratégica.

Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

• Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

• Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

• Establece un marco de referencia general para toda la organización.

• Se maneja información fundamentalmente externa.

• Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

• Normalmente cubre amplios períodos.

• No define lineamientos detallados.

• Su parámetro principal es la efectividad.

Planeación Táctica.

Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.

Algunas de las características principales de la planeación táctica son:

• Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.

• Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.

• Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.

• Se maneja información externa e interna.

• Está orientada hacia la coordinación de recursos.

• Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Planeación Operativa.

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