ESTUDIO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

ESTUDIO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

1.1 CUENTA POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Las cuentas por cobrar son activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 días. Por lo tanto aparecen en el balance general inmediatamente después del efectivo y las inversiones de corto plazo.

1.2 CLASIFICACION

Los saldos acreedores en las Cuentas por Pagar deben reclasificarse como Cuentas por Pagar si su importancia relativa lo amerita.

Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las Cuentas por Cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados.

Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya partidas importantes a cargo de una sola persona física o jurídica, su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico Cuentas por Cobrar o en su defecto, revelarse a través de una nota a los estados financieros.

Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona física o Jurídica, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efecto de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.

1.2.A De acuerdo a su disponibilidad

• A corto Plazo: Son aquellas cuentas que pueden disponerse de forma inmediata en período menor a un año.

• A Largo Plazo: Las cuentas de largo plazo son aquellas que pueden ser disponibles después de un período superior a un año, o pueden presentarse dentro del activo circulante, deberán presentarse como otros activos y tener una nota aclaratoria para explicar su situación.

1.2.B De acuerdo a su origen.

Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituída la entidad; tales como préstamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. Si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.

Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón aparte dentro del grupo Cuentas por Cobrar relacionadas, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo especial del activo no circulante.

Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar:

A. A cargo de clientes

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operación de la entidad.

B. A cargo de otros deudores.

En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia

1.2.C.CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL PCGE (EN FUNCIÓN A SU NATURALIZA U ORIGEN)

12 Ctas x cobrar con 3ros

121 Fact Bol y otros comp x Cobrar

122 Anticipos Clientes

123 Letras x cobrar

13 Ctas x cobrar com relac

131 Fact Bol y otros comp x Cobrar

132 Anticipos Recibidos

133 Letras x cobrar

14 Ctas x Cobrar Per,Acc,Dir,Ger

141 Personal

142 Accionistas

143 Directores

144 Gerentes

16 Ctas x cobrar Div 3ros

161 Préstamos

162 Reclamaciones a 3ros

163 Intereses, Regalias, dividendos

164 Depósitos otorgados en Garant

165 Vta Activo Inmovilizado

166 Activos x instrum financieros

168 Otras Ctas x Cobrar diversas

17 Ctas x cobrar Div relac

171 Prestamos

173 Intereses, Regalias, dividendos

174 Depósitos otorgados en Garant

175 Vta Activo Inmovilizado

176 Activos x instrum financieros

178 Otras Ctas x Cobrar diversas

19 Estimac Ctas Cobranza Dudosa

191 Ctas x Cob comer 3ros

192 Ctas x cob comer relac

193 ctas x cob Pers,Acc,dir,Ger

194 Ctas x Cob diversas 3ros

195 Ctas x cob diversas relac

1-3 CONSIDERACIONES ESPECIALES:

Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. Deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por Cobrar. En caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe de la estimación efectuada.

Debe quedar claramente establecido en el Estado de Situación Financiera, o en las notas a los estados financieros, la situación de las Cuentas por –Cobrar con respecto a gravámenes de cualquier tipo que recaigan sobre ella, restricciones que tengan por estar condicionada su recuperabilidad a terminación de obras, prestación de servicios, etc.

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en Moneda Extranjera deberá revelarse este hecho en el cuerpo del estado Situación Financiera o en una nota a los estados financieros.

Ventajas de registrar en Cuentas por Cobrar (en vez de simples recibos):

• Se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidad, creándose paralelamente el activo correspondiente.

• Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento es a su vez una orden de cobro al cajero.

• En muchos casos se evita el llevar cuenta personal a los deudores que prestan servicios de bajo monto y esporádicos, pudiendo trabajarse como clientes varios.

1.4 ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

La estimación de cuentas de cobranza dudosa forman parte de las operaciones normales de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentación de los estados financieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando en este caso la parte incobrable de las cuentas por cobrar. Frecuentemente, esta estimación se hace en condiciones de incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con probabilidad ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio.

Por lo tanto no hay forma de afirmar de antemano cuáles cuentas por cobrar se recuperarían y cuáles no. Por consiguiente, no es posible acreditar las cuentas por cobrar de clientes específicos para la estimación de cuentas por cobrar en el Mayor General. Si las cuentas de control de cuentas por cobrar se acreditara por el valor estimado de cuentas de dudoso cobro, esta cuenta no cuadraría con la mayoría las cuentas por clientes en el mayor auxiliar. La única alternativa práctica, por consiguiente, es acreditar una cuenta separada denominada “Estimación de cuentas de cobranza dudosa”, por un valor estimado de la suma incobrable.

Para la Estimación contable se debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Verdadera necesidad de registrar la estimación contable y el establecimiento de políticas adecuadas al respecto.

• Compilación de información relevante, suficiente y confiable para respaldar la estimación contable.

• Participación de personal capacitado en la preparación de la estimación contable.

• Evaluación de la estimación a través de comparaciones con resultados reales posteriores o de la congruencia con los planes de operación de la entidad.

1.5 MÉTODOS PARA LA MEDICIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO DUDOSO:

1.5.A Método global:

Este se aplica en las empresas donde el número de clientes es numeroso y resulta poco práctico analizar cada cuenta individual.

Para emplear este procedimiento es indispensable establecer dos conceptos.

• La base sobre la que debe actuar la experiencia que se ha obtenido en períodos contables anteriores por cuentas incobrables

• La determinación del tanto por ciento aplicable a la base elegida

Con relación a la base a elegir, tres conceptos gozan de aceptación, cada uno de ellos con sus argumentos en pro y en contra:

• Un porcentaje de las ventas de crédito

• Un porcentaje del saldo a cargo de clientes

• Un porcentaje de las ventas totales

Un ejemplo de cómo considerar el saldo de clientes:

Saldo de clientes: S/ 4’300,000

Cuentas incobrables: S/ 111,000

Se determina el porcentaje de cobranza dudosa (Saldo incobrable / Saldo Clientes) = 2.58%

Por lo tanto la cantidad considerada como de cobro dudoso se determina multiplicando el saldo de la cuenta por cobrar del Periodo por 2.58% .

En el estado de resultados, esta estimación forma parte de los gastos de operación, por lo que disminuye la utilidad bruta

En el Estado de Situación Financiera, por tratarse de una cuenta complementaria de activo, de naturaleza acreedora, se mostrará disminuyendo el saldo de la cuenta de la cuenta por cobrar correspondiente.

Cuando se demuestra que una cuenta es prácticamente incobrable, se procede a su cancelación o castigo. Por una parte el asiento de cargo se tiene que

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