Gestion De Proectos

Para llevar a cabo un proyecto no basta con tener una meta y unos objetivos;

es necesario definir los puntos de control y las actividades que permitan realizarlo

exitosamente. De otra manera, ¿cómo saber si se va en la dirección correcta?

¿Cómo saber cuándo acelerar o desacelerar las cosas? ¿Cómo podría

saberse cuánto tiempo y dinero van a necesitarse? A usted le corresponde

agregar a su plan detalles adicionales ensamblando el vehículo que lo llevará

hasta la línea final.

Al igual que con la meta y con los objetivos del proyecto, no hay una vía rápida

que nos lleve al triunfo. Es necesario enrollarse las mangas de la camisa

e iniciar un proceso minucioso de reflexión y análisis sobre lo que debe hacerse.

Estos pasos son la continuación de la estructura de división del trabajo.

Los puntos de control son como los mojones que en la antigüedad se colocaban

cada cierto espacio a lo largo de los caminos para hacerle saber a los

viajeros que iban en la dirección correcta; servían de recordatorio visible de

cuánto avanzaban. Los puntos de control cumplen un papel similar en el recorrido

hacia la línea final del proyecto; sirven para medir el avance del proyecto.

Los mojones son los puntos de control de largo plazo. Se utilizan para medir

el progreso real frente a lo planeado. Son la medida visible y tangible de hasta

dónde se ha llegado. Son eventos significativos que dan la medida de si el

proyecto está dentro del tiempo programado, retrasado o adelantado. Si por

ejemplo, uno va de Atlanta a Los Ángeles, algunos de los mojones más importantes

estarían en Birmingham, Dallas y Phoenix. El arribo a cada una de

estas ciudades será una indicación de que se está cada vez más cerca del destino

final. Será también una señal de que es la ruta correcta. No encontrarlas,

significará que deben hacerse algunos ajustes. Por ejemplo, si en el viaje a

Los Ángeles uno encuentra Chicago, necesariamente se hizo un cruce equivocado.

Obviamente habría sido deseable saberlo antes de alejarse tanto de la

ruta. Para evitar estos grandes errores, hacen falta los "eventos".

Los eventos son los puntos de control de corto plazo en su ruta hacia la meta.

Son similares a los mojones, pero se presentan con mayor frecuencia y por

tanto son más numerosos. Usualmente muchos eventos lo llevan hasta un

mojón particular. Los eventos proveen una retroalimentación más regular y continua. Regularmente son útiles en las operaciones, mientras que los mojones

dan una visión más general. En el viaje de Atlanta a Los Ángeles, algunos de

los eventos podrían indicar que debe tomarse la Interestatal 20 hacia el oeste,

fuera de Atlanta, o pasar por Meridian, Mississippi, un pequeño pueblo entre

Birmingham y Dallas. Los eventos simplemente amplían los detalles sobre el

curso del proyecto. Son de más corto plazo que los mojones. Ahora bien, si

uno toma la I-20 hacia el este en Atlanta sabrá de inmediato que habrá cometido

un error y será fácil corregirlo.

Los puntos de control marcan un momento específico en el tiempo, el logro

de algo. Las actividades lo llevan de un evento al siguiente y luego a los mojones,

y eventualmente a los objetivos y a la meta del proyecto. Las actividades son

las tareas que deben realizarse con el fin de completar el proyecto. Al definir

un proyecto, es necesario identificar las actividades tan precisa y detalladamente

como sea posible. No subestime ninguna de las actividades necesarias

para completar el proyecto, no importa cuán insignificante parezca. Por ejemplo,

en el caso del viaje a Los Ángeles, no revisar el aceite del automóvil durante

una parada obligada en una estación de gasolina puede retrasar todo el

proyecto, si más adelante se le acaba el aceite.

Tal como lo ilustra la figura 3.1, página 56, las metas, los objetivos, los

puntos de control y las actividades están altamente interrelacionadas y son

cruciales en cualquier trayecto del proyecto. Reflexionar sobre los puntos de

control y los eventos, y comenzar a enumerar las actividades genera lógicamente

nuevos eventos y mojones en los que uno había pensado en un principio.

Definir los puntos de control y las actividades es un proceso que implica avances

y retrocesos. Es otro de los pasos en la conformación de la estructura de división

del trabajo. Pero hay que recordar que uno comienza con la perspectiva más

general de la meta y luego tendrá que ser más específico al mirar los objetivos,

los mojones, los eventos y las actividades requeridas. Hay que ir del panorama

general a los detalles específicos. Lo que se hace es devolverse, partiendo de

la meta del proyecto hacia el primer paso que debe dar para alcanzarla. ¿Cuál

es el primer cruce que se hace en el viaje a Los Ángeles? ¿Para qué lado va

cuando se sale del camino?

El proyecto del arca de Noé

Démosle otro vistazo al proyecto de construcción y carga del arca de Noé.

¿Cuáles eran algunos de los mojones, eventos y actividades?

Consideramos el objetivo del carpintero de construir el arca de acuerdo

con las especificaciones dadas. Este objetivo implica un proceso complejo.

Los mojones y los eventos detallan más el objetivo; lo dividen en partes

más manejables. Si Noé y los carpinteros hubieran tenido solamente el objetivo de construir el arca, todas las miles de cosas adicionales que se requerían

nunca se habrían hecho y quizás el arca nunca se hubiera terminado. ¿Cómo fue que mojones y eventos le ayudaron a Noé a definir su ruta y de

esa manera supervisar el avance del proyecto? Podrían considerarse como

muestras de los mojones un primer plan del arca, la construcción del esqueleto

del arca y un macho y una hembra de cada especie listos para ser embarcados.

Cada mojón era un acontecimiento importante. Combinando los mojones

con los estimativos de tiempo para las actividades, Noé podía saber si estaba

adelantado, retrasado o cumplía con el itinerario. Pero si él solamente hubiera

sabido lo que se necesitaba para llegar en un mes al primer mojón, eso no le

habría dado suficiente retroalimentación para guiarse y permitirle evaluar sus

progresos. Necesitaba una orientación más precisa.

Los eventos le suministraron los detalles. Algunos de los eventos puestos

en el camino hacia la terminación del esqueleto del arca fueron colocar en su

sitio los soportes verticales laterales, clavarlos y unir los dos costados. En el proceso de llegar al mojón del esqueleto completo, Noé pudo identificar varios

eventos que le dieron mayores detalles. Enumerar los eventos también le ayudó

a definir las acciones que debían completarse en el transcurso de la construcción

del arca. Una vez determinó los eventos y las actividades, estaba listo para dar

comienzo a la ruta que debía seguir. Al agregar los estimativos de tiempo,

pudo establecer en la primera semana del proyecto de siete meses que

necesitaba completar los lados del arca. Sabía que si no tenía lista esta parte

del armazón, estaba retrasado. Si la tenía, estaba dentro del límite de tiempo.

Al precisar el primero, segundo y tercer pasos por seguir, hizo que el proyecto

fuera más manejable. Ésta es una de las ventajas fundamentales de tener

definidos los puntos de control y las actividades. Sirven para aclarar lo que se

debe estar haciendo para culminar un proyecto. Una actividad es más

manejable que un proyecto. La figura 3.2 de la página 58, resume parte de la

estructura de división del trabajo para uno de los objetivos del proyecto del

arca. Esta ilustración se concentra en los mojones, los eventos y las actividades.

Supervisión y motivación

Los mojones y los eventos también son útiles para supervisar el progreso del

proyecto. Ellos permiten verificar continuamente si la ejecución del proyecto

avanza dentro del tiempo asignado. Otro elemento valioso que proporcionan

los mojones, eventos y actividades es que ayudan a motivar a las personas

que trabajan en el proyecto.

Los puntos de control sirven como una forma esencial de retroalimentación

que ayuda a que quienes trabajan en el proyecto se mantengan comprometidos

y motivados. Además contribuyen a que los miembros del grupo supervisen

por sí mismos si el proyecto está realizándose dentro del tiempo previsto. La

retroalimentación ha sido llamada "el desayuno de los campeones". Con ella

las personas prosperan.

Las personas podrían desviarse del camino y no lograr su objetivo particular

si no tienen un mapa, para no hablar

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