Gestion Del Talento Humano

OFICIO

Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Estructura que debe contener un oficio:

1.- lugar y fecha: es la primera parte en la que se escribe, el lugar donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.- numeración: en esta parte se escriben los tres datos.

3.- destinatario: es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a la requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.- asunto: en la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.- referencia: en la quinta aparte que se usa, solo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido que se quiera dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

6.- cuerpo o texto: es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7.- despedida: en la despedida debemos mostrar la amabilidad, cortesía.

8.- firma y pos firma: firma: se escribe la rúbrica a mano, pos firma: se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

9.- iniciales: las iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.- anexo: aquí e indica la documentación que se adjunta al oficio.

11.- distribución: se usa generalmente, en los oficios múltiples.

MEMORANDO

Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. (Memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que, la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:

 Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.

 Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento.

 Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.

Circular

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular pueden ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución

• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN: Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

• Cambios de horario.

• Rotación de jefes.

• Nombramiento de comisión reorganizadora.

• Ascensos del personal.

• Aplicación de encuesta.

• Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

Partes que debe contener un circular:

• Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

• Fecha. Se escribe el día, mes y año.

• Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores, Jefes de Departamentos

Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

• Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

• Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

• Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

• Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Guillermo Avilés

GERENTE DE VENTAS

• Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso

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