Gestion Del Talento Humano

OFICIO

Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Estructura que debe contener un oficio:

1.- lugar y fecha: es la primera parte en la que se escribe, el lugar donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.- numeración: en esta parte se escriben los tres datos.

3.- destinatario: es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a la requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.- asunto: en la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.- referencia: en la quinta aparte que se usa, solo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido que se quiera dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

6.- cuerpo o texto: es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7.- despedida: en la despedida debemos mostrar la amabilidad, cortesía.

8.- firma y pos firma: firma: se escribe la rúbrica a mano, pos firma: se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

9.- iniciales: las iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.- anexo: aquí e indica la documentación que se adjunta al oficio.

11.- distribución: se usa generalmente, en los oficios múltiples.

MEMORANDO

Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. (Memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que, la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:

 Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.

 Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento.

 Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.

Circular

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular pueden ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución

• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN: Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

• Cambios de horario.

• Rotación de jefes.

• Nombramiento de comisión reorganizadora.

• Ascensos del personal.

• Aplicación de encuesta.

• Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

Partes que debe contener un circular:

• Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

• Fecha. Se escribe el día, mes y año.

• Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores, Jefes de Departamentos

Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

• Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

• Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

• Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

• Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Guillermo Avilés

GERENTE DE VENTAS

• Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Pasos para elaborar una carta:

• Para hacer una carta, ponga la fecha y el lugar de donde se hace la carta en la esquina derecha de la hoja.

• Escribe el nombre de la persona a quien va dirigida la carta (destinatario) con su dirección detallada.

• Saludar a la persona a quien va dirigida la carta (querida hermana; distinguido señor).

• Frase de introducción y a continuación el texto (cuerpo) de la carta que puede tener uno o varios párrafos.

• Al terminar se pone una frase de despedida y se escribe la firma de la persona que envió la carta.

INFORME

Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.

Un

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