Gestión De Bibliotecas

Resumen

La biblioteca universitaria necesita una óptima gestión para desarrollar de manera conveniente sus servicios. Se estudian los principales elementos que intervienen en la gestión de las bibliotecas universitarias: los recursos humanos y los recursos económicos. Previamente se analizan las características y funciones de este tipo de bibliotecas y las estructuras administrativas en las que suelen organizarse las bibliotecas universitarias. Se tratan también otros aspectos, como la planificación, los órganos de gestión, los indicadores de rendimiento, el presupuesto, los ingresos y gastos o la evaluación. Se pretende ofrecer un panorama global de la complejidad de la administración de las bibliotecas universitarias y de los múltiples aspectos que intervienen en sus gestión.

Bibliotecas universitarias; administración de bibliotecas; planificación de bibliotecas; recursos humanos; recursos económicos; evaluación

La biblioteca universitaria

La American Library Association (ALA) define la biblioteca universitaria como una combinación orgánica de personal, colecciones e instalaciones cuyo propósito es ayudar a sus usuarios en el proceso de transformar la información en conocimiento . En esta definición la biblioteca universitaria coincide parcialmente con el resto de las restantes tipologías bibliotecarias, ya que todas las bibliotecas, sean del tipo que sean, están formadas por el conjunto: personal-colecciones-instalaciones-servicios. La diferencia fundamental entre la biblioteca universitaria y los restantes tipos se encuentra

en la función y los objetivos de este tipo de biblioteca, que la ALA, en la definición anterior, resume con la expresión ayudar a sus usuarios en el proceso de transformar la información en conocimiento.

Las universidades españolas incluyen en sus estatutos o reglamentos definiciones parecidas de biblioteca universitaria. Casi todas utilizan un definición similar a la siguiente: «La biblioteca universitaria es la unidad o servicio que gestiona todos los fondos documentales incorporados a la Universidad, independientemente de su ubicación y el concepto presupuestario empleado para su adquisición, con la finalidad de apoyar la formación, la investigación y la docencia».

Las funciones prioritarias de la biblioteca universitaria ya han sido apuntadas en la definición anterior: servir de apoyo a la formación, la investigación y la docencia . Las distintas actividades y servicios llevados a cabo para alcanzar las tres funciones prioritarias de la biblioteca universitaria deberán adaptarse a cada una de estas funciones, sobre todo en lo que respecta al fondo, a los servicios y a la infraestructura.

En cuanto al fondo, la función de apoyo a la formación requiere la adquisición de manuales y obras básicas de las carreras impartidas en dicha universidad, mientras que la colección destinada a la investigación será más especializada. Las obras de apoyo a la docencia serán de ambos tipos: genéricas y especializadas. Por lo que concierne a los soportes y la tipología documental, la función de apoyo a la formación o el estudio se centra en la selección de monografías, mientras que la investigación y la docencia requieren otro tipo de documentos como publicaciones periódicas, fuentes de información de todo tipo y bases de datos en línea o CD-ROM.

Por lo que respecta a los servicios, los clásicos en todo tipo de biblioteca (préstamo, lectura en sala, información bibliográfica y referencia) bastarán para atender correctamente la función de apoyo al estudio. Por el contrario, para ser útil a la investigación y la docencia la biblioteca universitaria debe aportar servicios de información (boletines de novedades y adquisiciones, difusión selectiva de la información, acceso a bases de datos) y obtención de documentos externos (préstamo interbibliotecario, teledocumentación).

Las condiciones de infraestructura y equipamiento servirán para ser complemento de la formación universitaria: espacios e instalaciones adecuados, horarios flexibles, accesos sencillos, etc. Este tipo de requisitos no son fundamentales para los investigadores y docentes que, por lo general, no usan el espacio de la biblioteca para su trabajo. En este caso será necesario desarrollar sistemas de comunicación fluidos. La biblioteca universitaria actual debe ayudar al investigador y al profesor sin necesidad de que estos salgan de sus despachos, lo cual es sencillo si se utilizan todas las posibilidades que hoy ofrecen las telecomunicaciones (correo electrónico, redes locales de bases de datos, suministro electrónico de documentos, etc.)

Las bibliotecas universitarias desarrollan una serie de funciones subsidiarias encaminadas a conseguir sus objetivos primordiales de apoyo a la formación, la investigación y la docencia: desarrollo de colecciones útiles y de calidad, incluyendo todo tipo de soportes y un gran número de fuentes de información; tratamiento, organización y conservación de la colección;

difusión de la colección mediante el préstamo, la consulta, la referencia, los servicios de información bibliográfica o cualquier otro tipo de actividad; formación de los usuarios en el uso de los servicios y fondos bibliotecarios; garantizar el acceso a los fondos a toda la comunidad universitaria; realización de actividades e instrumentos bibliográficos que promuevan el uso del fondo; facilitar el acceso a documentos externos; potenciar actividades de mejora de los servicios; contribuir a la formación permanente de los profesionales bibliotecarios; responsabilizarse de la gestión económica y administrativa; mantenimiento de los sistemas automatizados y redes de telecomunicación de que se dispongan; mantenimiento de la infraestructura y el equipamiento asignados y adaptación de los mismos según las necesidades; reparto coherente de las cargas de trabajo; administración de las partidas presupuestarias asignadas; establecimiento de criterios y políticas de actuación en la gestión técnica y administrativa; participar en programas y actividades de la propia universidad o ajenos a la misma; integración en redes y movimientos profesionales; contribuir a los objetivos generales de la Universidad y ser útiles para el avance del conocimiento científico y el desarrollo sociocultural.

Estructura administrativa

Podemos encontrarnos con diferentes modelos en cuanto a

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