Gestión de Comunicaciones: Asegurar la efectiva comunicación entre Abengoa Perú y su cliente

Procedimiento Ejecutivo

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Hoja de Motivo de Cambios

Índice

1.-        Objetivo.

2.-        Definiciones.

3.-        Campo de aplicación.

4.-        Documentación de referencia.

5.-        Desarrollo.

                5.1.-         Identificación y registro de interesados.

5.2.-         Matriz de interesados.

5.3.-        Estrategia de gestión de interesados

5.4.-        Plan de gestión de comunicaciones

6.-        Equipos, Documentos y Medios.

7.-        Seguridad y Salud en el Trabajo.

8.-        Medio Ambiente.

9.-        Responsabilidades.

10.-        Anexos.

1.        Objetivo.

Tiene como objetivo establecer los criterios, procesos y responsabilidades para asegurar la efectiva comunicación entre Abengoa Perú, su cliente y los subcontratos del Proyecto.

2.        Definiciones.

• Comunicación. Acción y efecto de comunicar o comunicarse. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

• Plan de gestión de las comunicaciones. Documento que describe las necesidades y expectativas de comunicación para el Proyecto; cómo y bajo qué formato se comunicará la información; dónde y cuándo se realizará cada comunicación, y quién es el responsable de efectuar cada tipo de comunicación.

• Correspondencia. Conjunto de cartas que se despachan o se reciben.

• Modelo de comunicación. Esquema que posee los elementos básicos de la comunicación: emisor, receptor, mensaje, medio.

Medio

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                                                 Ruido[pic 3][pic 4][pic 5]

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Mensaje

Comprensión del mensaje[pic 9][pic 10][pic 11]

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                                            Ruido

Modelo de comunicación general

• Equipo de dirección del proyecto (EDP). Integrado por los siguientes profesionales de un proyecto: gerente del Proyecto (GP), ingeniero residente (IR), jefe de obra (JO), jefe de frente (JF), administrador de contratos (AC), jefe de oficina técnica (JOT), jefe de proyecto (JP), jefe de calidad y media ambiente (JQ), jefe de seguridad y salud en el trabajo, administrador de obra (AO) y jefe de equipos (JE).

• Equipo del proyecto (EP). Integrado por cada uno de los miembros que conforma el Proyecto.

• RCD. Responsable del Control Documentario en el Proyecto.

• Interesados (stakeholders). Personas, entidades u organizaciones, tales  como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.

3.        Campo de aplicación.

Este procedimiento es aplicable a los Proyectos que desarrolla Abengoa Perú y para las asociaciones en las que Abengoa Perú tenga el control del Proyecto, previo acuerdo del Comité Técnico Administrativo (CTA).

4.        Documentación de referencia.

• POG-00/0000-01 Elaboración y aprobación de documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
• Sistema de Dirección de Proyectos de Abengoa Perú.

5.        Desarrollo.

La gestión de las comunicaciones en los proyectos requiere de una inducción al EP que incluye la revisión de los procedimientos generados sobre la Administración de la Información. El propósito principal de la inducción es conocer las formas de comunicación que se desarrolla en los proyectos, además de aplicar los formatos y criterios indicados en éste y otros procedimientos.

Esta actividad debe ser liderada por el GP quién determinará conjuntamente con su EDP la metodología para la elaboración, implementación, seguimiento y control del Plan de Comunicaciones.

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