Gestión de Comunicaciones: Asegurar la efectiva comunicación entre Abengoa Perú y su cliente

Procedimiento Ejecutivo

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Hoja de Motivo de Cambios

Índice

1.-        Objetivo.

2.-        Definiciones.

3.-        Campo de aplicación.

4.-        Documentación de referencia.

5.-        Desarrollo.

                5.1.-         Identificación y registro de interesados.

5.2.-         Matriz de interesados.

5.3.-        Estrategia de gestión de interesados

5.4.-        Plan de gestión de comunicaciones

6.-        Equipos, Documentos y Medios.

7.-        Seguridad y Salud en el Trabajo.

8.-        Medio Ambiente.

9.-        Responsabilidades.

10.-        Anexos.

1.        Objetivo.

Tiene como objetivo establecer los criterios, procesos y responsabilidades para asegurar la efectiva comunicación entre Abengoa Perú, su cliente y los subcontratos del Proyecto.

2.        Definiciones.

• Comunicación. Acción y efecto de comunicar o comunicarse. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

• Plan de gestión de las comunicaciones. Documento que describe las necesidades y expectativas de comunicación para el Proyecto; cómo y bajo qué formato se comunicará la información; dónde y cuándo se realizará cada comunicación, y quién es el responsable de efectuar cada tipo de comunicación.

• Correspondencia. Conjunto de cartas que se despachan o se reciben.

• Modelo de comunicación. Esquema que posee los elementos básicos de la comunicación: emisor, receptor, mensaje, medio.

Medio

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                                                 Ruido[pic 3][pic 4][pic 5]

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Mensaje

Comprensión del mensaje[pic 9][pic 10][pic 11]

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                                            Ruido

Modelo de comunicación general

• Equipo de dirección del proyecto (EDP). Integrado por los siguientes profesionales de un proyecto: gerente del Proyecto (GP), ingeniero residente (IR), jefe de obra (JO), jefe de frente (JF), administrador de contratos (AC), jefe de oficina técnica (JOT), jefe de proyecto (JP), jefe de calidad y media ambiente (JQ), jefe de seguridad y salud en el trabajo, administrador de obra (AO) y jefe de equipos (JE).

• Equipo del proyecto (EP). Integrado por cada uno de los miembros que conforma el Proyecto.

• RCD. Responsable del Control Documentario en el Proyecto.

• Interesados (stakeholders). Personas, entidades u organizaciones, tales  como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.

3.        Campo de aplicación.

Este procedimiento es aplicable a los Proyectos que desarrolla Abengoa Perú y para las asociaciones en las que Abengoa Perú tenga el control del Proyecto, previo acuerdo del Comité Técnico Administrativo (CTA).

4.        Documentación de referencia.

• POG-00/0000-01 Elaboración y aprobación de documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
• Sistema de Dirección de Proyectos de Abengoa Perú.

5.        Desarrollo.

La gestión de las comunicaciones en los proyectos requiere de una inducción al EP que incluye la revisión de los procedimientos generados sobre la Administración de la Información. El propósito principal de la inducción es conocer las formas de comunicación que se desarrolla en los proyectos, además de aplicar los formatos y criterios indicados en éste y otros procedimientos.

Esta actividad debe ser liderada por el GP quién determinará conjuntamente con su EDP la metodología para la elaboración, implementación, seguimiento y control del Plan de Comunicaciones.

1. Identificación y registro de interesados.

Los interesados pueden ser internos y/o externos, los proyectos de Abengoa Perú son desarrollados en el marco de la industria de la construcción, por lo tanto los interesados internos para este tipo de industria son el EP y el personal de Sede Central; entre los interesados externos se encuentran el Cliente y la Supervisión, adicionalmente es necesario agregar dentro del listado de interesados a las personas afectadas directamente por el proyecto y las que influyen en forma indirecta, no sólo por sus resultados, sino por todo lo que ocurra en el ciclo de vida del mismo. Los interesados internos y/o externos determinan un papel importante dentro de la estructura del proyecto debido a que participan durante el desarrollo de cada proceso.

1. Requerimientos.

El GP y su EDP deberán considerar los siguientes ítems que le proporcionarán la información para la identificación de los interesados:

• Actas de constitución. Las actas de constitución proveen información sobre las partes internas y externas del proyecto.

• Documentos de adquisición y/o de contrato. En estos documentos se indican los interesados claves del proyecto.

• Factores ambientales de la empresa. Todos y cualquiera de los factores ambientales externos y los factores ambientales internos de la organización que rodean o tienen alguna influencia sobre el éxito del proyecto. Estos factores corresponden a todas o cualquiera de las empresas involucradas en el proyecto, e incluyen la cultura y la estructura de la organización, la infraestructura, los recursos existentes, las bases de datos comerciales, las condiciones de mercado y el software de dirección de proyectos de la organización.

• Activos de procesos de la organización. Son todos aquellos documentos, formatos usados en otros proyectos anteriores que pueden usarse y aplicarse en el proyecto.

1. Metodología.

El GP y su EDP aplicarán la metodología que considere más eficiente para la identificación de los interesados: mediante el análisis de los interesados y el juicio de expertos.

El procedimiento de análisis de los interesados comprende lo siguiente:

• Identificar a los interesados claves del proyecto con la información recopilada y revisada (indicado en el acápite 5.1. de este procedimiento).
• Identificar los demás interesados mediante las entrevistas a los interesados claves ya identificados.
• Analizar el impacto que cada interesado podría generar.
• Clasificar a los interesados para determinar qué estrategia aplicar para gestionar sus expectativas y requerimientos de información. Cuando los interesados estén clasificados en grandes grupos, se debe priorizar en primer lugar a los interesados claves.
• Evaluar las posibles reacciones de los interesados ante diferentes situaciones hipotéticas que se produzcan en el proyecto. Esto ayuda a planificar las respuestas y evitar el impacto negativo.

El procedimiento de juicio de expertos comprende lo siguiente:

• Identificar a los expertos o personas con experiencia y capacitación en la dirección de proyectos o en el ámbito que se desarrolle el proyecto.
• Consultar al grupo de expertos, ya sea de forma individual o grupal, sobre los interesados claves y los interesados potenciales del proyecto.
• Emplear métodos para las consultas como las entrevistas personalizadas o grupos de discusión.
• Utilizar herramientas de apoyo como encuestas y/o listado de preguntas, según se requiera.

1. Registro.

Luego de aplicar la metodología más conveniente para el proyecto, el GP y su EDP obtendrán un listado de interesados identificados. El siguiente paso será registrar la información relevante de cada uno de ellos.

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