LA CIENCIA O EL ARTE DE ENTREVISTAR

Martha Alles

Parte I – La Entrevista

Capítulo 1

LA CIENCIA O EL ARTE DE ENTREVISTAR

Dada, como se sabe, la escasez de candidatos adecuados, es necesario ser muy buenos entrevistadores para detectarlos. Nuestra tarea puede definirse con la frase “separar la paja del trigo”. Muchos relucen como oro y no lo son, y otros no brillan pero esconden personalidades muy interesantes.

Nuestro desafío es ver más allá de las apariencias.

Las buenas selecciones se nutren de buenos candidatos y de buenos reclutadores. Para serlo, estos últimos deben conocer y cumplir con todos los pasos.

Los mayores errores se producen cuando:

• No se releva adecuadamente el perfil. Si usted es el futuro jefe de la persona a entrevistar, con seguridad conoce exactamente lo que se quiere pero quizá no reflexionó sobre todos los aspectos necesarios;

• No se analiza la trayectoria previa del postulante;

• No se realizan entrevistas profundas;

• No se prueban técnicas adecuadas (no necesariamente es un examen como los de la universidad, pero sí una evaluación de los conocimientos técnicos);

• Se selecciona en una sola instancia. Los métodos más seguros son iterativos, es decir, los que constan de varias etapas;

• No se piden referencias;

• Se aceptan personas que no se corresponden con el nivel del puesto, por falta o por exceso.

El éxito requiere de tiempo, dedicación, personas entrenadas en entrevistas (o, en su defecto, que soliciten apoyo), un proceso con varios pasos de selección (por lo menos tres: primera entrevista, evaluación y entrevista definitiva) y una confrontación profunda del candidato preseleccionado con el perfil de la búsqueda.

Una de las principales pautas que hay que respetar es la relación asimétrica que debe existir entre entrevistador y entrevistado. Debe mantenerse el equilibrio entre crear un buen clima y conservar el lugar: el entrevistador es quien dirige la entrevista, no el entrevistado.

Concepto de entrevista

La entrevista es la herramienta por excelencia en la selección de personal; es uno de los factores que más influencia tienen en la decisión final respecto de la aceptación de un candidato.

Es un diálogo que se sostiene con un propósito definido y no por la mera satisfacción de conversar. Entre el entrevistador y el entrevistado existe una correspondencia mutua y gran parte de la acción recíproca entre ambos consiste en posturas, gestos y otros modos de comunicación. Las palabras, los ademanes, las expresiones y las inflexiones concurren al intercambio de conceptos que constituye la entrevista.

Durante la misma, cada participante tiene su papel y debe actuar dentro de él, estableciendo una norma de comunicación en un marco acotado por el tiempo y el tema a tratar.

Cómo formular las preguntas

La manera de preguntar puede afectar profundamente las respuestas que se reciban. Es importante cómo se formulan las preguntas. Es común que el entrevistador induzca al entrevistado según las expectativas que puso en él o el preconcepto que se formuló, ya sea por referencias o por haber leído sus antecedentes. Tiene que ser neutral para obtener resultados más exactos.

Tampoco es conveniente personalizar de forma tal que el interlocutor pueda considerarse acusado, juzgado o imputado de algo. El entrevistado debe sentirse libre para explayarse.

El éxito de la entrevista depende fundamentalmente de cómo se pregunta y de saber escuchar. Para ello es importante:

• Tratar de formular las preguntas de manera que puedan comprenderse fácilmente;

• Efectuar una sola pregunta por vez;

• Evitar que las preguntas condicionen las respuestas;

• No formular preguntas directas hasta que se tenga la convicción de que la persona entrevistada está dispuesta a facilitar, con exactitud, la información deseada;

• Formular inicialmente preguntas que no induzcan a eludir la respuesta ni a adoptar una actitud negativa.

Distintos tipos de preguntas para la entrevista

Preguntas cerradas

Las que se pueden contestar con una sola palabra, por lo general, sí o no. De la respuesta suele derivar otra pregunta.

Preguntas de sondeo

Sencillas y cortas tales como: ¿por qué?, ¿cuál fue la causa?, ¿qué sucedió después?, etc.

Preguntas hipotéticas

Se le presenta al entrevistado una situación hipotética, un caso, por ejemplo que se relacione con el puesto o la empresa, para que lo resuelva: “Qué haría usted si...?”, “¿cómo manejaría usted...?, “¿Cómo resolvería usted...?, “En caso de que...”. Estas son relativamente peligrosas, por lo tanto no las recomendamos.

En un único caso las preguntas hipotéticas son pertinentes: cuando usted desee evaluar conocimientos. Por ejemplo, si desea conocer si su entrevistado sabe la técnica para confeccionar u presupuesto puede preguntar: “¿Cómo haría usted el presupuesto de la empresa para el próximo ejercicio?”.

Preguntas malintencionadas

Obligan al entrevistado a escoger entre dos opciones indeseables. No son útiles y tampoco aconsejables.

Preguntas provocadoras

Sus defensores sostienen que son muy útiles para evaluar la reacción del candidato. Se las formula repentinamente, de modo que además interviene el factor sorpresa.

Preguntas que sugieren la respuesta esperada

Aquellas donde es claro qué se espera que el entrevistado responda, por ejemplo: “Usted se propone terminar su carrera, ¿verdad?”.

Preguntas abiertas

Inducen al entrevistado a explayarse sobre el tema y permiten obtener mucha información y evaluar otros aspectos de su desempeño: modalidad de expresión y relación, utilización del lenguaje, capacidad de síntesis, lógica de la exposición, expresión corporal, etc. Si el aspirante es muy locuaz y se desvía del foco de la entrevista, recuerde que usted es el entrevistador y puede interrumpir una explicación irrelevante con una frase tal como “Nos estamos alejando del objetivo de esta reunión, ¿por qué no volvemos a...?, e indicar algo en relación con el tema que desea evaluar: conocimientos específicos, experiencia laboral, etc.

Un ejemplo de pregunta abierta es: “Cuénteme sobre su experiencia en...”

La entrevista focalizada

Se trata de una entrevista encaminada a determinar las características personales, físicas, profesionales y conductuales de los candidatos.

Son sus objetivos:

• Recabar información inicial sobre el postulante;

• Explorar en alguna medida su trayectoria profesional y personal, así como sus competencias conductuales específicas para el puesto;

• Explorar el área motivacional del candidato y su posible ajuste socio afectivo al equipo de trabajo en el que se espera su incorporación;

• Aportar información sobre el puesto para el que se lo selecciona, de modo que el candidato evalúe en profundidad su interés en él;

• Motivar y alentar al candidato para que continúe en el proceso de selección hasta el final.

Uno de los propósitos de la entrevista es evaluar la adecuación o no del aspirante al puesto vacante. Un buen instrumento es indagar sobre las competencias requeridas, para lo que es fundamental bucear en su historia con preguntas tales como: ¿Qué pasó?, ¿Dónde?, ¿Con quién?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, y apuntando a las tareas específicas: ¿Cuál era su tarea concreta en la situación? ¿Qué resultados debía obtener? ¿Por qué eran importantes estos resultados? Para completar con: ¿Qué hizo usted? ¿Qué dijo? ¿A quién? ¿Qué pasó? ¿Qué pasó después? ¿Cuál fue el resultado? ¿Cómo lo supo? Con esta secuencia usted podrá reconstruir la historia completa.

Cómo entrevistar a candidatos que tienen problemas

En muchas ocasiones nos encontraremos con situaciones problema, ya sea porque el entrevistado tiene dificultades para relacionarse, o porque la circunstancia de entrevista lo inhibe.

Un caso típico es el de la persona que no desea en ese momento decir cuál es su salario actual. En una ocasión entrevistaba a un joven abogado y en forma directa le dije: “Cuando usted va al médico seguramente le contará dónde le duele” y, ante su sorpresa agregué: “Cuando usted le encarga una decoración a un arquitecto, ¿le dice cuántas personas vivirán en la casa para que pueda saber cuántas camas deberá prever?”. Le expliqué que el dato no era relevante en esa ocasión, pero que, en el futuro, si no confiaba en el consultor, no debía reunirse con él. Y si confiaba, tenía que aceptarlo.

Los nerviosos

Intente detectar desde el primer momento si el candidato está nervioso. Si es así extienda la primera parte de la reunión e inicie el diálogo específico con alguna pregunta sobre su colegio, su época de estudios en la universidad, etc., es decir, sobre algún tema que se relacione con el objetivo central de la entrevista pero que usted suponga que lo tranquilizará. Muchas

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