LA REINGENIERIA EN LA CALIDAD TOTAL

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PARA LA

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

En varias ocasiones hemos relevado la información que se desprende de los estudios de preinversión. Algunos estudios adelantados a nivel de idea o perfil suelen ser claramente insuficientes para orientar el proceso de planeación en la ejecución de un proyecto. Recordemos también que los estudios llevados a prefactibilidad han servido de referencia útil para elaborar el “plan de negocios” que permite adelantar las primeras pesquisas para interesar a los eventuales inversionistas, prestamistas y demás agentes interesados. Con el fin de mitigar el riesgo en la toma de una decisión sobre la ejecución de un proyecto de alguna complejidad los agentes que eventualmente se involucren exigirán un nivel de factibilidad. Este estudio entregará en primera instancia información a los propietarios sobre la rentabilidad del proyecto, su pertinencia, oportunidad y las ventajas que se desprenden del mismo, pero también, señalará las limitaciones y debilidades que deberán ser superadas en caso que se decida su ejecución. Por otro lado, los potenciales inversionistas y prestamistas tendrán la oportunidad a través del mismo, de dimensionar los riesgos y ponderar las ventajas de su participación.

Queda claro entonces que los estudios de preinversión son el instrumento idóneo para dotar de argumentos a los propietarios de la bondad del proyecto y a los agentes interesados para determinar la magnitud, modalidad, rentabilidad y riesgo de su participación. También es claro que la información derivada de éstos estudios de preinversión es de gran utilidad para la persona o firma que asumirá la responsabilidad de la Gerencia del Proyecto, sin embargo no es suficiente, por múltiples razones: es posible que haya pasado algún tiempo prolongado entre la elaboración del estudio de preinversión y el momento en que se decide su ejecución y la contratación del equipo encargado para éste propósito; también es importante considerar que el lenguaje habitualmente utilizado en análisis de las finanzas en los estudios de preinversión se suelen hacer en precios constantes (por la dificultad de proyectar el comportamiento de la inflación para períodos prolongados, 10 o más años) en tanto que, el periodo de ejecución no suele extenderse por tantos años y las estimaciones en precios corrientes resultan más reales y apropiadas; también es preciso anotar que las condiciones contractuales y definitivas para la ejecución del proyecto son el resultado de prolongadas y rigurosas negociaciones entre los dueños y las firmas de contratistas especializadas, difícil de prever en los estudios de preinversión.

Por tales razones, dicha firma o persona encargada de la ejecución tendrá que diseñar, como lo hemos afirmado en previos capítulos, el proceso de planeación de la ejecución del proyecto, que le garantice el cumplimiento del objetivo previsto.

Una de las principales preocupaciones del gerente del proyecto es lograr que los recursos financieros necesarios lleguen oportunamente y se armonicen con la programación de la agenda. Dependiendo de la modalidad de participación de agentes externos, tales como: inversionistas en cuyos compromisos de participación se deberá estipular los mecanismos y momentos de giros hacia el proyecto, lo mismo que los prestamistas que tendrán que comprometerse a consignar en la cuenta del proyecto en fechas determinadas los recursos financieros acordados. Si se trata de otras formas de participación como la derivada de colocación de títulos (bonos o acciones), se deberá establecer con especial rigor un cronograma que determine las actividades pertinentes para contar con el recaudo y disponibilidad oportuna a las circunstancias particulares del flujo de caja previsto para la ejecución del proyecto.

Habitualmente, la persona o firma que asume la gerencia del proyecto se encuentra con condiciones establecidas y compromisos negociados previamente entre los propietarios del proyecto o el gestor y los eventuales inversionistas y prestamistas . El punto de partida entonces para el gerente del proyecto es verificar que las diferentes actividades de la ejecución estén cubiertas con los recursos financieros propios del proyecto y por las fuentes alternas claramente identificadas y comprometidas en montos y fechas. Tiene que hacer, en suma, una coordinación entre los recursos necesarios para lograr el objetivo de la ejecución y las diferentes fuentes internas y externas encargadas y comprometidas de su apropiación. Por esta razón llamamos la atención de los analistas en torno a la importancia de la “planeación financiera para la ejecución del proyecto” y desde luego la ubicación apropiada de la “tesorería” dentro del organigrama funcional diseñado para la ejecución del mismo.

La gestión financiera del proyecto es una función que permite aunar la planificación, presupuestación, contabilidad, informes financieros, controles internos, auditoría, adquisiciones, desembolsos para respaldar la ejecución física. Es un elemento crítico en el éxito de un proyecto. Contar con información financiera oportuna y relevante permite construir una base firme para tomar mejores decisiones, lo que a su vez facilita el avance físico del proyecto y la disponibilidad de fondos, y reduce las demoras y los cuellos de botella. En un proyecto, una buena gestión financiera proporciona: la información esencial necesaria para los que realizan la gestión, implementación y supervisión; la prevención del fraude y la corrupción, ya que posibilita los controles internos y la capacidad de identificar con rapidez los sucesos inusuales y los desvíos.

1. Etapas en la Administración financiera de la ejecución del proyecto

El desarrollo de todo tipo de proyectos y en especial aquellos de alguna magnitud precisan apelar a diferentes fuentes internas y externas (nacionales e internacionales) para su cabal financiamiento. En consecuencia los responsables del área deberán adelantar acciones en torno a los siguientes aspectos:

• Identificación de una estrategia de financiación: La posibilidad de adelantar una adecuada estrategia de financiamiento se basa principalmente en el conocimiento exhaustivo del proyecto y sus necesidades de recursos, de las fuentes disponibles con sus limitaciones y restricciones, y especialmente de la capacidad de gestión del equipo responsable. La estrategia financiera debe conjugar y hacer valer todas las fortalezas potenciales de negociación y mitigar el efecto y la importancia de las debilidades detectadas, con el fin de lograr una negociación equilibrada que favorezca a las partes. Vale la pena anotar que en algunos casos se nombra tempranamente al gerente responsable de la ejecución del proyecto, con el fin de comprometerlo activamente en la negociación con los potenciales inversionistas, lo mismo, que en los acuerdos en montos y condiciones de créditos con banqueros y proveedores. Este escenario resulta particularmente interesante, puesto que, en el diseño y elaboración de contratos y en la exigencia del cumplimiento de los mismos, estará el Gerente del Proyecto, quien podrá coordinar con mayor seguridad las necesidades de recursos financieros demandados por las diferentes actividades y las fuentes comprometidas en valores y fechas. Sin embargo, y tal como lo anotamos previamente la selección de la firma o persona que asumirá la responsabilidad de la gerencia del proyecto, suele hacerse en la mayoría de los casos, después de haber negociado las condiciones de participación de inversionistas y de proveedores de crédito, más aún, en muchas ocasiones éstos tienen activa participación en la selección del gerente del proyecto. La razón en muy sencilla, tanto inversionistas como las agencias de crédito son muy celosos de los recursos que comprometen y exigen garantías de idoneidad en todos los agentes que se vinculen al proyecto, con el fin de mitigar cualquier riesgo que ponga en peligro la ejecución del proyecto y por ende sus inversiones. En fin, la identificación de una estrategia financiera es el resultado de un trabajo en equipo formado por los propietarios del proyecto o sus gestores, los proveedores de recursos financieros interesados y el grupo de gerencia, todos ellos, conciliarán intereses y determinarán el cierre financiero del proyecto.

• La planificación financiera: desde luego que solamente tiene sentido una planificación financiera rigurosa cuando el estudio de preinversión se ha desarrollado repetimos a nivel de factibilidad y se tienen suficientes evidencias para pensar en que el proyecto se ejecutará, por lo tanto los diseños definitivos avanzan hasta el nivel de ingeniería de detalle que permita respuestas adecuadas en torno a los siguientes aspectos:

• Programación de actividades y sus necesidades de recursos monetarios.

• Información relativa a los fabricantes de equipos y proveedores y las condiciones de negociación.

• Cronología de las operaciones, definición de moneda y condiciones de pago.

• Requisitos documentarios y garantías exigidas.

• Fuentes alternativas disponibles y sus respectivos costos, plazos y condiciones.

• Organización y direccionamiento (usos) de los fondos gestionados y comprometidos.

La desagregación tecnológica del proyecto nos permite identificar plenamente las actividades que se deberán realizar, el momento de su ejecución y los recursos de todo orden necesarios para terminarlas adecuada y oportunamente. Los recursos financieros deberán planearse para procurarlos en el momento adecuado,

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