MANUAL CONTABLE

EL SISTEMA CONTABLE

1. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

1.1 Definición de la contabilidad

La contabilidad es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad. (Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores).

1.2 Objetivos de la contabilidad

La contabilidad, por ser un sistema de información, debe reunir fundamentalmente las características de éste, a saber: utilidad, confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad, para que cumpla los objetivos siguientes:

a) Proporcionar el máximo de información indispensable para una acertada toma

de decisiones en áreas tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc.

b) Aplicar las prescripciones legales correspondientes.

c) Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones,

sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras, balances y cuentas de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos elementos sean comparables con el tiempo.

d) Obtener información que muestre la situación económica de la empresa frente

a terceros.

e) Registrar imparcialmente las transacciones.

f) Permitir la interpretación de los hechos registrados.

2. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

La organización contable está estrechamente ligada a la organización general de la empresa.

Los trabajos contables son complementarios de los demás trabajos. La documentación fuente consiste en formas creadas por otros departamentos o procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros departamentos (la factura de un proveedor), los avisos de pago, de giro, etc.). Estos documentos son enviados a contabilidad para su registro.

Las operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos generalmente dan origen a registros contables, luego a estados y extractos de cuenta que emanan del departamento de contabilidad, constituyéndose en la documentación indispensable para la toma de ciertas decisiones importantes por parte de la dirección de la empresa y por los demás empleados responsables.

La dirección es la que debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad, precisar los informes que ha de suministrarle y la forma en que éstos han de ser presentados.

Al comenzar a organizar, el esfuerzo se dirige a dar respuestas a algunas cuestiones fundamentales, simples aparentemente, pero con gran sentido.

¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?

¿Cuáles son las tareas necesarias para alcanzar los objetivos?

¿Cómo hay que cumplirlas?

¿Cuándo hay que cumplirlas?

¿Por quién han de ser cumplidas?

¿Cómo controlar la ejecución de estos trabajos?

Las respuestas a estas interrogantes permiten completar los organigramas.

En general se puede afirmar que una empresa está en condiciones de elegir, como principio fundamental para proyectar su organización, una división de sus departamentos por objeto o por función y, eventualmente, una combinación de las dos formas.

2.1 Organización por objetos:

La división según el objeto se basa en que los escalones superiores de la empresa se subdividen conforme la naturaleza del trabajo, tal como se indica en la figura 1, por ejemplo, de acuerdo con los grupos de mercancías con que opera la empresa, los grupos de clientes u otros criterios parecidos. Esto debe entenderse en el sentido de que se establezca una función o sección independiente para cada uno de estos objetos, de manera que cada función atienda por si misma a todas las tareas necesarias, como son la compra, la fabricación, la venta, la contabilización, etc., independientemente de las otras secciones principales.

Figura 1 – Organización por objetos

2.2 Organización por funciones:

En la división por funciones, el trabajo se reúne según sus finalidades, de modo que cada departamento principal se ocupa de una labor funcionalmente uniforme (por ejemplo compras, fabricación, ventas, etc.) para todos los grupos de mercancías, clientes, etc., con los que opera la empresa. (Figura 2). Nótese que en esta forma sólo habría un departamento de contabilidad que comprenderá todos los ramos de la empresa.

Figura 2 – Organización por funciones

2.3 Organización por objeto y funciones:

En la práctica, los esquemas de organización no se dan puros, véase la figura siguiente.

Figura 3 – Organización por objeto y por funciones

Internamente el departamento de contabilidad puede ser organizado de diferentes formas; como ejemplos se pueden citar los siguientes: Un departamento dirigido por un jefe y con las secciones o grupos de trabajo denominados: Contabilidad de producción (de costos), Planeamiento y presupuestos y Contabilidad general (Figura 4). Otra podría ser: un jefe y las secciones o grupos: Contabilidad financiera, Contabilidad de costos, Planificación, Caja y estadísticas (Figura 5).

Figura 4 – Ejemplo de una organización del departamento de contabilidad

Figura 5 – Ejemplo de otra organización del departamento de contabilidad

La organización del departamento de contabilidad se enmarca dentro de los principios y procedimientos de organización científica, la identificación y división de los trabajos, a su normalización y sistematización, a las normas de trabajo, a la precisa distribución de atribuciones y responsabilidades y a la delimitación de ciertas responsabilidades. El departamento contable está a su vez, constituido como unidad independiente de las otras divisiones de la empresa. Sus empleados deben permanecer imparciales frente al significado de los hechos por ellos registrados.

La contabilidad debe quedar sometida a una revisión periódica para ser adaptada a las circunstancias, pero esta revisión debe hacerse en un orden, ser aprobada por la autoridad superior y dar lugar a las correspondientes modificaciones en las normas de trabajo. La organización contable como cualquier otra parte de la organización no puede ser modificada sin autorización especial.

3. SELECCIÓN DE LOS HECHOS A REGISTRAR

Hecho contable es todo movimiento o todo compromiso económico o aún todo valor que cambia de naturaleza o de característica. Ejemplo: Pagos a terceros, contratación de deudas, compras, contingencias, ventas al contado, depreciaciones, creación de reservas, etc. Los hechos contables son seleccionados analizando las operaciones de la empresa y teniendo en cuenta las exigencias de la dirección que fijó los objetivos a alcanzar por la contabilidad.

En principio se registra en las cuentas, según diversos criterios, todo valor, ya se trate de inversiones, de ingresos, de costos o de cargos, de productos, etc.:

a) Que entre o salga de la empresa;

b) Que en el interior de la empresa, entre o salga de un sector;

c) Que sea puesto a cargo de un responsable o que lo beneficie;

d) Que se confíe a un encargado para que lo custodie o para que lo suministre;

e) Que afecte a un producto, a una parte de éste, a una actividad, a un pedido, a

un período de tiempo, etc.

Se puede considerar también como hecho contable, el riesgo financiero, que

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