MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LICEO NUESTRA SEÑORA DE LAS NIEVES

SOLBEY MILENA DUARTE ORTIZ

ANYI MARCELA LOZANO GARCIA

CAROL VANNESA MARROQUÍN JUNCO

1967025 NOCTURNA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA - SENA

COORD. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

TÉCNOLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ

2020

CONTENIDO

Contenido

1.Introducción        7

2.Justificación        8

3.Objetivo        9

4.Conceptos básicos de Gestión Documental        10

5.Normas Legales        11

6.Unidad De Correspondencia        12

6.1Definición        12

6.2Funciones        13

7.Procedimiento Recibo y despacho de Documentos        13

8.Software para el proceso de recibo y despacho de documentos        14

8.1Definición        14

8.2Ventajas y desventajas        14

9.Archivo        15

9.1Definición de Archivo        15

9.2Clasificación de Archivos        15

9.3Transferencias Documentales (Etapas)        15

9.4Préstamo de documentos (Diagrama)        17

10Sistema de ordenación de documentos y TRD        18

10.1Definición de Ordenación Documental        18

10.2Clasificación Sistemas de Ordenación        19

10.3Definición TRD        19

10.4Normatividad Legal TRD        19

10.5Pasos para Elaboración para TRD        20

11.Conservación documental        21

11.1Unidades de conservación        22

11.2Agentes de deterioro        22

11.3Restauración de documentos        26

12.Formatos (Plantilla Formatos aplicados a la Microempresa)        26

12.1Formato para recibo y despacho de documentos        26

12.2Formato de Transferencias Documentales        27

12.3Formato de Solicitud préstamo de Documentos        28

12.4Formato de TRD (Tablas de Retención Documental)        28

13.Conclusiones        29

CONETENIDO DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Transferencias Documentales        15

Ilustración 2 Transferencia Primaria        16

Ilustración 3 Transferencia Secundaria        16

Ilustración 4 Conservación Documental        21

Ilustración 5 Temperatura        22

Ilustración 6 Humedad        23

Ilustración 7 Luz        24

Ilustración 8 Agentes Químicos        24

Ilustración 9 Bacterias        25

Ilustración 10 Inundaciones        25

Ilustración 11 Incendio        25

Ilustración 12 Restauración de Documentos        26

CONTENIDO DE GRAFICAS

Gráfica 1 Despacho de Documentos        13

Gráfica 2 Clasificación de Archivos        15

Gráfica 3 Préstamo de Documentos        17

Gráfica 4 Sistema de Ordenación        19

CONTENIDO DE FORMATOS

Formato 1 Recibo de Documentos        26

Formato 2 Despacho de Documentos        27

Formato 3 Transferencias Documentales        27

Formato 4 Solicitud de Préstamo de Documentos        28

Formato 5 Tablas de Retención Documental        28

1.Introducción

La organización de los archivos es una de las tareas más importantes en el área de documentación ya que se maneja mucho papel, por tal razón se crea el siguiente manual con el fin de dar a conocer el proceso para la organización de documentos.

Este manual es una ayuda para los empleados del Liceo Nuestra Señora De Las Nieves que se encarguen de organizar los documentos y no cuenten con conocimientos de archivística. Para que no se vuelva una tarea difícil y tener al alcance normas que se deben tener en cuenta al momento de clasificar los documentos.

El archivo y su característica de conjunto orgánico, es decir, los documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de unas funciones, en el caso que nos ocupa de unas funciones administrativas encaminadas al servicio público. Nunca se puede denominar, por tanto, archivo a una colección de documentos resultado de un acto voluntario tendente a acumular información para ponerla al servicio de otras áreas y departamentos

2.Justificación

El manual de gestión documental es importante para la institución Liceo Nuestra Señora De Las Nieves, ya que permitirá el buen manejo documental, además de ser una herramienta para el personal encargado de la gestión documental en la institución. Es importante la aplicación de este manual de manera adecuada, ya que se considera una herramienta que explicara conceptos, procesos y legalidades para el manejo de la gestión documental de la institución, que permitirán ejecutar actividades relacionadas con la gestión documental, desde el recibo y producción de los documentos hasta la disposición final de estos.

3.Objetivo

• Diseñar una herramienta ágil y práctica que sirva de apoyo y consulta para el manejo efectivo de la documentación.

• Orientar al personal sobre los procesos de producción, trámite, organización, transferencia y control de archivos.

• Dar a conocer a los funcionarios del Liceo Nuestra Señora De Las Nieves las normas que rigen de acuerdo a la legislación archivística vigente.

4.Conceptos básicos de Gestión Documental

Archivo: Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad

Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas

Depuración: Es la eliminación física de documentos, los cuales ya cumplieron su función y plazos determinados en el cuadro general de clasificación, deben estar acompañados del criterio de eliminación

Digitalización: Es la existencia de la información en medios electrónicos y/o su conversión de documentos en papel a imagen electrónica

Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una entidad pública

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad

Ley de archivo: Ley que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de Sonora

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración

Serie: Es el conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo emanado de una misma unidad administrativa

Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración

5.Normas Legales

Ley 80 De 1989

Artículo 1: Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá.

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