METODOS DER CONTROL

ÍNDICE

Contenido

UNIDAD 4METODOS DEL CONTROL 4

CONTROL DEL PROYECTO

METODOS DE CONTROL (GRAFICA DE AVANCE Y GRAFICA DE

RENDIMIENTO)………………………………………………………………………........5

_GRAFICAS DE AVANCE…………………………………………………………………6

_GRAFICAS DE RENDIMIENTO………………………………………………………..14

INFORME DEL PROYECTO (CIERRE Y RETROALIMENTACIÓN)……………….14

_OBJETIVO DEL CIERRE DEL PROYECTO………………………………………....15

_ACEPTACIÓN DEL PROYECTON………………………………………………….…16

_CIERRE DEL PROYECTO………………………………………………….…….……16

_EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACION……………………………………...……18

CONCLUSION…………………………………………………………………….………24

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………….…...…25

Unidad CONTROL DEL PROYECTO

INTRODUCCION

El tema de control y cierre del proyecto el cual determina lo que se esta llevando a cabo, para la elaboración del proyecto a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes. Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún director puede controlar sin ellos. el no puede medir si sus dependientes están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

Un director de proyectos puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo recorrieron durante el proceso, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas, es por ello que es importante tener en cuenta los objetivos específicos y generales del[***] proyecto a realizar y así poder utilizar la grafica adecuada para analizar cada fase de todas y cada unas de las actividades que conforman el proyecto a elaborar

4_ CONTROL DEL PROYECTO

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.

El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la finalización del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentación de todo lo aprendido a lo largo de la ejecución del proyecto.

Se realiza través de reuniones (videoconferencias) con el cliente, donde se levanta acta de recepción del proyecto y condiciones de garantías.

En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de valorarse y adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del proceso de ejecución del proyecto.

Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de diseño, las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniería y de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Más allá de la ejecución de los cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se construye.

Por lo tanto, el propietario por lo general requiere de un acta final para mostrar todos los cambios o, más concretamente, cualquier cambio que modifica la parte tangible de la obra terminada. El registro se hace en el pliego de cláusulas administrativas, por lo general, pero no necesariamente se limita a ello, también se debe de reflejar en el diseño de los dibujos. El producto final de este esfuerzo es lo que el cliente debe ver en el apartado de, "asbuilts.". Este es un requisito que se debe de proporcionarse en los contratos de construcción.

este tema de control y cierre del proyecto habla mas que nada de cómo és que dentro de un proyecto se realiza el control ya que este, es el que determina el avance de todas y cada una de las actividades así como también indica sus fallas para así poder analizar y corregir sus errores. También muestra la mejor manera de llevarlo cabo además de darnos las medidas necesarias para tomar las decisiones correctas.

4.1 METODOS DE CONTROL (GRAFICA DE AVANCE Y GRAFICA DE RENDIMIENTO)

Las mayores desviaciones que se producen en un proyecto son debidas a deficiencias en el control del mismo. Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento:

• Seguimiento técnico.- Controlando el avance de las tareas, esto es, lo realmente conseguido, que será mucho más fiable si se calcula en función de estimaciones de las tareas individuales.

• Seguimiento económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Estas son algunas acciones a llevar a cabo para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto:

• Recoger datos.- La información es la principal herramienta de que dispone el director de proyectos para mantenerse alejado de los problemas. Existen varias formas de recogerla: informes (Informes de tarea), reuniones (Internas o Externas), de otros departamentos (Administración, Finanzas, etc.), etc.

• Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios: ESFUERZO (horas empleadas por recurso y tarea), COSTES y PLAZOS (duraciones, fechas de inicio y fin, márgenes), AVANCES INTERMEDIOS.

• Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados

• Informar.- Es tarea del director de proyecto elaborar los informes de seguimiento de forma periódica, puntual, concisa e impersonal y presentar propuestas de soluciones en el caso de producirse desviaciones. Estos informes deben de ser analizados por el supervisor que deberá sacar conclusiones y tomar medidas. Es conveniente que los informes tengan un formato fijo, que evite la tentación de seleccionar su contenido.

• Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos.- Teniendo en cuenta las aportaciones de la gente más afectada por la decisión, fijando prioridades y alternativas (criterios de ejecución, tiempos, costes) y comunicando las decisiones con tacto y consideración.

• Re-planificación.- En caso de ser necesario realizar una re-planificación del proyecto efectuando los cambios que sean necesarios e integrarlos de nuevo en todo el sistema de gestión de proyectos.

Este tema se analizan cuales son las desviaciones o fallas que puede tener la realización de un proyecto y el por qué es importante el buen control que se debe de tener en cualquier proyecto a realizar asi como sus métodos que son: el seguimiento técnico, seguimiento económico, recoger datos, analizar, informar, tomar medidas y por último las mas importante que es la planificación del mismo, todo esto nos conllevara a la realización de un buen proyecto.

GRAFICAS DE AVANCE

En virtud de que cada uno de los procesos componentes del proyecto es conducido por distintas personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a tiempo, es necesario que tengan su gráfica de control en donde puedan observar tanto el avance de su proceso como su rendimiento.

Esta gráfica es similar al la de rendimiento usado en el proyecto.

Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando en dónde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea precisa de sus disponibilidades de tiempo.

Necesitamos también un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se llena de la siguiente manera:

A. Con la información original del supervisor:

1. Anotar el día de la información

2. Indicar el número de la actividad informada

3. Expresar, en tanto por uno, el avance de la misma.

B. A continuación se procesan los datos anteriores en las columnas siguientes:

4. Tomar el porcentaje de la columna 9 del cuadro de avance del proyecto y anotarlo en esta columna.

5. Hacer la conversión con el factor (fa) calculado previamente.

6. Anotar el total acumulado de las actividades terminadas.

7. Suma de las columnas 5 y 6 que representan respectivamente el avance de la actividad en operación y el total acumulado de actividades terminadas en el proceso. Esta columna indica, por tanto, el total de avance en el proceso en el día de la información.

8. Calcular el avance diario programado, dividiendo la unidad entre el número total de días de duración de las actividades componentes del proceso y acumular dicho resultado.

9. Dividir el avance logrado entre el avance programado para medir el rendimiento del proceso.

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