MANEJO DE CAJA CHICA.

REPÙBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÒN UNIVERSITARIA, LA CIENCIA Y TECNOLOGIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO SAN FRANCISCO

COORDINACIÒN CONTADURIA

MANEJO DE CAJA CHICA

Realizado por:

Aular, Estefany

Gullo, Alejandra

Rodríguez, Ericmar

San francisco, julio 2015

INTRODUCCION

Toda actividad administrativa o contable enfrenta constantemente el problema de cómo hacer el trabajo lo mejor posible, con un mínimo de tiempo y esfuerzo, y desde luego, al menor costo. Ni las organizaciones en general, ni las condiciones económicas o sociales, permanecen estáticas, por lo que, las políticas, las estructura organizativa o los sistemas y procedimientos que en el pasado fueron satisfactorios, pueden ser hoy obsoletos o ineficientes, debido a los rápidos cambios y nuevas tendencias que surgen constantemente debido al progreso y desarrollo.

El presente estudio tiene como finalidad presentar un diseño de un sistema de manejo de caja chica, en este sentido, es válido destacar, que un sistema es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.

A su vez el manejo de caja chica comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y medidas adoptadas por una institución para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, así como promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas por la dirección de la institución. Los directivos de las empresas, los consejeros de administración y sus comités de auditoría han demostrado durante años un gran interés por mantener controles internos efectivos. La dirección depende del sistema de control interno administrativo y contable para la obtención de los datos financieros y operativos en los cuales pueda basar sus planes y decisiones operativas, tanto a largo plazo como cotidianos.  

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La caja chica de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad.

En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.

Por lo general, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

Planteamiento del Problema

¿Por qué es importante el manejo de efectivo en caja chica?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Describir un manual de normas y procedimientos para el manejo de efectivo en caja chica.

Objetivos Específicos

1. Analizar la situación existente con relación al manejo de efectivo en caja chica.
2. Identificar las normas aplicables en el manejo de caja chica.
3. Determinar las pautas de un sistema de control interno del área de caja chica.

Justificación de la Investigación

La elaboración de esta investigación se justifica debido a que la mayoría de las empresas sean pequeñas, medianas o grandes, están adheridas al surgimiento de riesgos, tanto internos como externos, que de una u otra forma impiden el alcance de los objetivos y metas que se han establecido con anterioridad, con el fin de optimizar y hacer más efectivo el proceso de riesgo, desarrollando un plan de acción representado con herramientas que ayuden a evaluar el proceso de la caja chica, para así lograr el máximo uso y adecuada utilización de los sistemas autorizados en las empresas para el registro de caja chica.  

De esta forma este trabajo de investigación tendrá como principal aporte la descripción de un manual de normas y procedimientos para el manejo de caja chica, debido a que las organizaciones, vienen presentando deficiencias en la automatización de procesos internos, los cuales generan demoras en los mismos, por lo que se requiere lograr la implementación de un sistema automatizado, que sea de fácil manejo y características novedosas, para que el cambio y adaptación no sea tedioso en su aplicación y no genere demora y resistencia; mediante el cumplimiento de las actividades que se encuentren inmersas en el sistema, se pueda alcanzar mejora en el manejo de caja chica, y así alcanzar mayor efectividad de los mismos, lo que favorecerá a las empresas en general.

Delimitación de la Investigación

Esta investigación se realizó en el instituto universitario san francisco, durante el periodo de mayo a septiembre de 2015.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes de la investigación están referidos a estudios previos sobre el tema en cuestión, es decir, trata de trabajos relacionados con el tema, con el objeto de analizar y extraer de ellos posibles alternativas que permitan cumplir con el objetivo de esta investigación.

García, (2000), en su trabajo de grado titulada “Deficiencias de Control Interno en Relación al Manejo de Efectivo en Caja Chica en las Empresas de Fosfatos en la Región Zuliana”, presentada en La Universidad del Zulia,  la cual estuvo dirigida a evaluar la administración del efectivo en las empresas industriales del ramo fosfatero, con el objetivo de analizar la situación actual en relación a caja chica, las operaciones de cobranzas, el proceso de control de desembolso, análisis del manejo del efectivo en relación a las inversiones en valores realizables, y los mecanismos de transferencias utilizados en el manejo del efectivo en el proceso de desplazamientos de fondos.

Esta investigación se realizó debido a que las operaciones de cobranza se llevaron a cabo a través de políticas que propician la relación con los clientes, existiendo fallas en la rotación de cuentas por cobrar y en la aplicación de descuentos por pronto pago.

Así mismo, se concluyó que la empresa no contaba con provisión de efectivo en caja chica para eventualidades, lo que compromete su capacidad de pago. Al comparar la administración del efectivo entre un periodo y otro se observó un déficit y no aporto utilidad financiera.

Esta investigación guarda relación con el presente trabajo debido a que muestra cómo afecta la falta de efectivo en el manejo de la caja chica en una empresa, llevándola así a obtener una perdida financiera.

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Paz (2001), en su trabajo de grado titulado “Diseño de un Sistema de Control Interno del Efectivo que Agilice el proceso de las Conciliaciones Bancarias en las empresas de servicios petroleros en el Estado Zulia”, presentado en la Universidad del Zulia, tiene como objetivo establecer pautas que mantengan las interrelaciones con todas las actividades de la organización, debido a que debe incluir las medidas necesarias para que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a la caja chica y a todos sus recursos; es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente administración.

Esta investigación se llevó a cabo debido a que el control interno del efectivo en caja tiene por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los riesgos mediante la división del trabajo, delegación de autoridad, y asignación de responsabilidades, ya que las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

Concluyéndose principalmente que existen debilidades en el manejo de caja chica, debido a la carencia de controles internos en el área de caja chica, lo que lleva a establecer pautas en el sistema de control interno de caja. Contentivo de lo siguiente: estructura organizacional, políticas y manuales de funcionamientos.

Esta investigación guarda relación con el presente trabajo, debido a que muestra como debe ser el sistema de control interno y por ende cuales serían las pautas a implementar para mejorar las debilidades encontradas.

Rojas (2002), en su trabajo de grado titulado “Manual de Normas y Procedimientos Aplicables al Fondo Fijo de Caja Chica”, Presentado en la Universidad de Guayana, estableciendo como objetivo los lineamientos y pasos necesarios para el manejo de los fondos fijos de caja chica, además de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos que se desprenden de este proceso y así procurar una gestión eficaz y efectiva del mismo.

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