Manual Organizacional De Funciones (anthonny

Manuales

Un manual es un documento en la cual describe con detalle y forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre organización funciones procedimientos, etc. De una unidad o dependencia que se consideran necesarias para la ejecución de un trabajo.

Características:

• Delimitar en forma escrita las funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo.

• Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos.

• Adiestrar y orientar al personal en servicio.

• Identificar los canales de comunicación de coordinación.

Tipos de manuales:

Los principales manuales son los siguientes:

• Manual de políticas y normas.

• Manual de organización y funciones.

• Manual de procedimientos.

a) Manual político y normas

Son los documentos que contienen en forma ordenada la colección de reglas o preceptos dados por la autoridad competente para la ejecución de una ley u otro dispositivo legal para el régimen de un sector o de un organismo, Etc.

Trata sobre las principales directrices o guías básicas de acción.

Estos manuales pueden ser:

Generales.- cuando se refiere a la entidad como un todo.

Departamentales o específicos.- cuando se refiere a una dependencia de una entidad descrita.

Ejemplos

De manual general: manual de políticas del ministerio de salud de manual de departamental: manual de políticas de la dirección general de programa de salud.

b) Manual de procedimientos

Llamamos también manuales de operaciones o de practica estándar, sus documentos que se presenta en forma ordenada y sistemática los tramites preciso a seguir para logra el trabajo de una dependencia de acuerdo a métodos previstos.

Los manuales de procedimientos el cumplimientos de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias.

• Facilitar las labores de insectoría.

• Simplificar la determinación de responsabilidad.

• Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.

• Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.

c) Manual de organización y funciones

Son documentos que exponen detalle la estructura y funciones de la entidad o dependencia de que traten, las relaciones de cada unidad y de cada cargo, la especificación de la autoridad y la responsabilidad inherente al cargo las líneas de responsabilidad, canales de comunicación, etc.

Los manuales de organización y funciones tienen como finalidad principal:

• Indicar las funciones básicas de cada unidad delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

• Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la naturaleza general de la entidad o dependencia y señalar las funciones fundamentales de los mismos (los cargos).

• Enmarcar la autoridad dentro de los límites pertinentes.

• Describir las interrelaciones formales y funcionales de la entidad y/o dependencia y de los cargos hacia el exterior e inter

Manual organizacional de funciones (MOF)

Es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el reglamento de organización y funciones, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

¿Qué se necesita para elaborar un (MOF)?

 La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.

 Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.

 Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

 Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF

 Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.

 Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.

 Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la Página web institucional.

Objetivo del manual

El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:

 Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.

 Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.

 Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.

 Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

Utilidades

Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:

 Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.

 Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda.

 Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.

 Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.

 El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

 El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional, Dirección General, Dirección Técnica, Oficina u Órgano de nivel equivalente.

Limitaciones

 Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:

 No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.

 Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

 Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.

 Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

Procedimientos de formulación

Generalmente comprende las siguientes etapas:

1. PLANEAMIENTO

 En esta fase se determinará lo siguiente:

 Propósitos del Manual

 Usuarios del Manual

 Designación del personal responsable de su elaboración

 Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo

 Recursos materiales necesarios.

 Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.

2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.

 Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.

ESTUDIO Y ANÁLISIS

 Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:

 De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.

 De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

2. REDACCIÓN DEL PROYECTO

 Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.

 Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. Revisar,

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