Manual Para Actuar En Las Empresas En Caso De Crisis

Entrevista a Santiago Rodríguez, Coordinador de microrregiones.

SINODOLUTERANO SALVADOREÑO.

Una vez abordado el tema se realizaron las siguientes preguntas:

¿Cómo detectan o identifican las señales previas de una crisis?

“La institución atreves de la administración recibe informes mensuales. Al menos hay una reunión mensual de la mesa de coordinación del Sínodo que la preside el Obispo y la coordinadora micro regional y la administración. Se reciben informes cada mes y mas o menos se nos dice; miren este año va a estar así, en el mes de octubre posiblemente vamos a tener una primer señal de dificultades para disponibilidad de fondos, para ejecución de actividades o para el pago completo de la planilla. Pero nos dicen, están estas gestiones que están en proceso y no estamos seguros que puedan salir antes de octubre así que hay que estar preparados. Ese es el espacio adonde estamos recibiendo información he identificado las posibles señales de crisis futuras.”

¿Implementan algún tipo de acción para proveer esta situación?

“Si, de hecho hay medidas de largo plazo y corto plazo. Por ejemplo para el tema de largo plazo hay una iniciativa que se llama el fideicomiso, que es una iniciativa en alianza con los sínodos compañeros en estados unidos que han levantado un fondo, un fideicomiso que va levantando intereses año con año pero estos intereses no los podemos estar gastando a cada rato, si no que van acumulándose, es una medida que a largo plazo nos va a resolver pero también en el corto plazo se nos presenta una crisis profunda, también esta una cláusula que en un acuerdo mutuo podemos echar manos de ese fondo. Y a corto plazo hay otras medidas internas que son la búsqueda de fondos de contingencia para pagar y asegurar el pago de trabajadores que no están contemplados o cubiertos por la cooperación que se tiene asegurada. Y una tercera pudiera decir yo que es una comisión interna que hay que se llama, comisión de sustentabilidad. Esta comisión permanentemente está llamando a los trabajadores, a las comunidades para que realicen actividades para recolección de fondos, los cuales van directo a una iniciativa que se llama la campaña del dólar y ese fondo cada año se envía al fideicomiso que se tiene en Estados Unidos y esto permite la incautación de la plata para el fideicomiso.”

Una vez llega la crisis, ¿Qué estrategias de comunicación adoptan, es decir, como es que se les comunica desde niveles superiores hasta los niveles operativos?

“Pues como te decía, la mesa de coordinación se reúne mensualmente, este es un mecanismo de comunicación permanente y en ese espacio se tiene la información general y allí identificamos el periodo que más o menos podemos tener una crisis. Para ese periodo se toman iniciativas. Por ejemplo este año, uno de los programas que yo dirijo tiene que ver con el tema de gestión de riesgo y yo al tener esta información pensé que podíamos hacer un llamado a los sínodos hermanos en Estados Unidos para un kit de alimentos para el cuerpo de trabajadores, el cual se les entregaría a partir del mes de octubre que era el momento de inicio de crisis económica que era la información que teníamos. Entonces yo elabore esta propuesta y fue aprobada por parte de la coordinación general y la convertimos en una gestión y los sínodos hermanos la recibieron y concedieron su aprobación he hicieron una campaña para levantar los fondos que se necesitarían para esa propuesta pasado unos meses. Pero la crisis no se dio en el mes de octubre como habíamos previsto y aunque ya teníamos el kit de alimentos ya asegurado pudimos movernos un mes más, es decir que entregamos el primer kit hasta ahora en noviembre.

La crisis se evitó en el mes de octubre porque se dio la gestión de un fondo fresco que permitió resolver el mes de octubre con normalidad.

Cabe destacar que con la medida del kit de alimentos tenemos asegurados que para los meses que por lo general son críticos (los últimos dos o tres meses del año o los dos o tres primeros meces del otro año).”

En el momento de crisis ¿Cómo tratan en lo posible que estas no afecten otras instancias de la institución?

“De hecho, en la institución hay programas o proyectos que aunque exista crisis esos programas y proyectos deben ejecutarse al 100% como se han gestionado, no podemos por causa de la crisis disminuir la capacidad de ejecución de los programas y proyectos que de manera estratégica se realizan en el sínodo. Nosotros manejamos las crisis de tal manera que, los programas y proyectos específicos que hemos adquirido con compromisos y bajo presupuestos no sean afectados y se ejecuten. Nuestra institución está organizada por microrregiones, algunas son más vulnerables que otras y cuando una entra en crisis, una buena parte de la capacidad institucional se mueve en función de ayudar y acompañar. Se hace una gestión especial para estas crisis y se fortalecen las relaciones con otras instancias, la organización y de cooperación.”

¿De qué manera informan la crisis a sus públicos?

“Ha bueno a parte de todo lo que les he mencionado, un medio de comunicación importante interno es un boletín electrónico que se emite a cada uno de los trabajadores. Este boletín habla sobre la situación de la institución e informa a nuestra gente de las fechas de reunión, de las decisiones tomadas, de los criterios a seguir y de cómo actuar frente a problemas cuando se presentan.”

Luego de la crisis, ¿Se implementa alguna forma de medición para evaluar las lecciones aprendidas de las experiencias vividas?

“Bueno, nosotros como sínodo tenemos en cada programa y cada proyecto tenemos un método de evaluación normal. Pero cuando hay crisis prácticamente se activa una comisión; la cual llamamos la comisión de sustentabilidad. Esta comisión va evaluando las medidas de corto, mediano y largo plazo. Esa campaña del dólar por ejemplo, aquí se tiene la lista al detalle y en algunas reuniones públicas del liderazgo se lee la lista y los que están al día con sus contribuciones y los que no están al día con sus contribuciones simplemente no se mencionan. De esta manera los que no han sido mencionados se esfuerzan por multiplicar los recursos que se le asignan. También tenemos como siete años de estar trabajando con tres microrregiones que se encargan de controlar y evaluar proyectos antes, durante y después de una crisis y durante los procesos de toma de decisiones. Algunas otras veces tenemos convivios en los que compartimos las vivencias y hablamos acerca de los aciertos y errores en situaciones de crisis y de las maneras de comunicarnos linealmente y para con nuestros empleados a cargo.”

Para terminar, me comentaban que en algunas ocasiones ha habido ex empleados que han hablado en nombre del Sínodo en medios de comunicación, ¿De qué manera ha manejado el sínodo esta situación para que no se le vincule con estos ex empleados?

“Fíjate que de hecho, es un elemento conflictivo. Que lo manejamos principalmente de dos maneras aunque son más. Una es en la línea legal, se ha tenido que recurrir a los marcos legales para buscar darle una situación. Esa es una estrategia que es muy privada, muy interna. Otra es en eventos públicos, a nosotros nos invitan a muchos eventos y en ocasiones nos encontramos con estos ex trabajadores de los cuales nos desvinculamos. Claro no podemos saludarnos de abrazo y de beso porque hubo una traición, pero tampoco nos podemos agarrar a golpes. La institución tiene la estrategia de dar la cara y desmentir a estos ex empleados y toda la gente se da cuenta de la máscara que ellos usan.”

De una manera simple, ¿Cómo describiría el proceso de respuesta ante una crisis en el Sínodo Luterano Salvadoreño?

Primeramente identificaríamos una situación potencial que pueda ser la causante de formar una crisis, ya sea evitable o inevitable, externa o interna.

Luego informaríamos detalladamente a la mesa de coordinación para que tome la decisión y determine procedimientos de ejecución.

Luego la mesa de coordinación junto con el presidente de la junta evaluarían la situación para determinar si es o no una crisis y en base a esto adoptar posibles medidas.

Luego si la mesa de coordinación evalúan la situación como de posible riesgo o riesgosa, procederíamos a la elaboración de un plan de respuesta inmediata. Si la crisis supera la capacidad de la organización interna entonces viene un “apil” que quiere decir llamado, que es una ayuda del Sínodo Luterano con sede en ginebra para ayudar a estabilizar la situación de crisis en todo un año. En resumidas cuentas, este sería el método combinado con una estrategia de responsabilidad, de dar la cara y de comunicar a los medios, a nuestros públicos y demás interesados la situación de la entidad de la manera más sabia posible.

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