Memorandum de planificacion de auditoria.

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MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORÍA

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

FECHA: La Paz 18 de Agosto del 2014

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1. TERMINOS DE REFERENCIA

1. NATURALEZA DEL TRABAJO

En cumplimiento a instrucciones impartidas por el Director General de Asuntos Administrativos para la contratación de servicios por el método ANPE, se instruye el inicio de la auditoria.

Nuestro objetivo es opinar sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico – administrativo que efectué la unidad administrativa relativa a las actividades y procedimientos relativos al convocatoria, requisitos, registro, medidas de control de contratación de servicios y aspectos contables en el …………………..

La auditoría se iniciara con el conocimiento del control interno y posteriormente se realizara la aplicación de procedimientos sustantivos y observadores de contrataciones directas, el trabajo de referencia será entregado aproximadamente la segunda quincena del mes de septiembre del 2014, hemos considerado situaciones imprevistas que ocasionaron que la misma se ejecute de manera normal.

1.  PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE INFORMES

La responsabilidad de esta auditoría sobre la contratación de servicios de método ANPE, es emitir los siguientes informes:

• Un informe que exponga los hallazgos de auditoria que son relevantes al control interno relacionadas al sistema de control y aspectos contables que identifiquemos en la ejecución de nuestro trabajo por el periodo comprendido.
• Un informe derivado de los hallazgos de auditoria que dan lugar a indicios de responsabilidad por la función pública, si corresponde.

A la finalización del trabajo, los informes serán de conocimiento de las autoridades del ……… del ente que ejerce tuición sobre nuestra entidad  y contraloría general del estado.

1.  ALCANCE DE LA REVISIÓN A SER EFECTUADA

 Nuestro objetivo es el de aplicar procedimientos de auditoria, para establecer la razonabilidad con que se administran las contrataciones ANPE, por el periodo comprendido de enero 2013 a septiembre del 2014, a través de procedimientos rlativos al ingreso, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguardar y control de las contrataciones de servicios y la información financiera contenida en los registros contables del ……

1. NORMAS,PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES A SER APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO

Ejecutamos nuestro trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental y consideraremos la siguiente normativa legal:

• Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales, de 20 de julio de 1990.
• Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Modificados por el Decreto Supremo de N° 29190.
• Reglamento por la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado mediante Decreto Supremo N° 23318-A
• Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobado mediante Resolución N° CGR-1/070/2000 de fecha 21 de Septiembre de 2000.

1.5 ACTIVIDADES Y FECHASB DE MAYOR IMPORTANCIA

(*)    Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en función de un desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente) pueden alterar el cronograma previsto precedentemente.

2. AMBIENTE DE CONTROL

2.1. CONTRATACIÓN DIRECTA

En el proceso de evaluación del control interno se han establecido los siguientes factores de riesgo:

Riesgo Inherente

• El área de Compras y Suministros no cuenta con un ambiente apropiado para el resguardo del archivo de la documentación generada por esta sección la misma que se encuentra archivada en estantes que no brindan seguridad sobre la integridad de la documentación.
• No se cuenta con ningún procedimiento, instructivo o normativa vigente que regule la selección de potenciales proveedores bajo esta modalidad de contratación de bienes y servicios.
• La unidad administrativa no cuenta con un cronograma para la rotación de los funcionarios altamente experimentados con el propósito de facilitar su capacitación indirecta y evitar su obsolescencia laboral.
• Existen elevados índices de procesos de contratación de bienes y servicios, durante los últimos meses de la gestión, lo cual genera un potencial riesgo a errores por acción u omisión por parte de los funcionarios a cargo de la ejecución de la contratación.

Por los factores detallados hemos determinado un RIESGO INHERENTE MODERADO en el componente de CONTRATACION DIRECTA.

Riesgo de Control

De acuerdo a las pruebas de recorrido efectuadas se determinó que el Riesgo de Control del componente Contratación Directa presenta debilidades en:

• La invitación a proveedores, no cuenta con una base de selección que permita identificar a los potenciales proveedores que cumplan con las mejores características para la provisión de los bienes requeridos por la entidad.
• Los procesos de contratación de los servicios de consultoría no son registrados en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA ) procesos que son llevados a cabo por fuera del sistema, para agilizar los requerimientos de las unidades solicitantes.
• La contratación de bienes y servicios bajo la modalidad no adjunta documentación respecto a: Constancia de entrega de la orden de compra, Factura/Certificados de Obra y Reporte de Pagos por Entidad y Dir. Administrativa; información que es generada por el SIGMA.
• No existe evidencia que los formularios de solicitud de cotización emitida por el SIGMA sea recepcionada satisfactoriamente por la empresa o persona natural invitada a la presentación de propuestas.

Por los factores detallados hemos determinado un RIESGO DE CONTROL MODERADO en el componente de CONTRATACION DIRECTA.

2.2. CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES

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