OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS

En toda organización desde la perspectiva de sistemas abiertos se requiere el desglose de un proyecto en áreas de conocimiento, interrelacionados entre sí y con su entorno para su Gestión y Dirección. Estas áreas de conocimiento ayudan a la formulación de proyecto definiendo el alcance (proceso que marca la pauta para la toma de decisiones futuras y la realización de actividades a nivel operativo ayudándonos a mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos, a facilitar la asignación clara de responsabilidades y a definir la línea base para la medición del seguimiento y control), el tiempo (proceso que tiene una duración fijada de antemano, con un inicio y un fin determinados con anterioridad a su ejecución), el costo (proceso que evaluará los recursos económicos, ingresos y gastos del proyecto), la calidad (proceso requerido para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado. Consiste en la planeación de la calidad, aseguramiento de la calidad, y control de calidad), el talento humano (proceso requerido para hacer el uso más eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Consiste en la planeación organizacional, adquisición de staff, y desarrollo del equipo), las comunicaciones (proceso requerido para asegurar la generación apropiada y a tiempo, colección, diseminación, almacenamiento, y la disposición final de la información del proyecto. Consiste en la planeación de la comunicación, distribución de la información, reportes de desempeño, y el cierre administrativo), los riesgos (proceso que de utilización de ciertas herramientas que permiten gestionar los riesgos) y las adquisiciones (proceso requerido para adquirir bienes y servicios de fuera de la organización ejecutora. Consiste en la planeación de la gestión de la procuración, planear la solicitación, la solicitación, selección de proveedores, administración de contratos, y cierre de contratos).

En algunas organizaciones, se establece una Oficina de Gerencia de Proyectos o Project Management Office que se define como un grupo o departamento dentro de un organismo o empresa que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos dentro de la organización. Se esfuerza por estandarizar y establecer economías de repetición en la ejecución de los proyectos por ser la fuente de documentación , orientación y métricas en la práctica de la gestión y ejecución del proyecto. Conviene establecer una Oficina de Gerencia de Proyectos cuando existe en el entorno una gran demanda, la multiplicación de un gran número de proyectos y por ende el aumento de complejidad de los mismos para formular, organizar y planificar dichos proyectos.

Esta oficina deberá tener unas responsabilidades y unas funciones que se describen a continuación:

Resposabilidades

- Cumplir con los objetivos específicos del proyecto dentro de las restricciones del proyecto,

- Dirección centralizada y coordinada, apoyo a la Dirección de Proyectos

- Dirigir proyectos directamente

- Tomar decisiones claves en cada proyecto

- Participar en la selección, gestión, e implementación de recursos de proyectos compartidos o dedicados

Funciones

- Brindar apoyo a los directores del proyecto en diferentes formas como: gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la PMO; Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos; Instruir, orientar, capacitar y supervisar; Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección mediante auditorías; Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, formatos y otra documentación compartida (activos de los procesos de la organización)

- Coordinar la comunicación entre proyectos, gestiona cambios relativos al alcance

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