ORGANIZACION Y CRECIMIENTO

Organización y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestión documental (II)

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

• La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:

a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,

b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.

Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.

• La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

• La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes apartados:

• Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia asesoría.

• Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si bien es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de dirección de implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la estricta acción archivística, en tanto que precisa la integración de los sistemas informáticos, la introducción de nuevos procedimientos de organización y métodos de trabajo y la capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son las siguientes:

• Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema (calendario de conservación, inventario).

• Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de oficina.

• Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los clientes y de la propia asesoría.

• Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su consulta.

• Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata de un sistema único y uniforme.

• No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio organizativo o la incorporación de nuevo personal.

• Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación uniforme ha de superar una serie de limitaciones:

• Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de la asesoría.

• Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia, profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.

• Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de negocio.

• Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.

• Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…).

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias):

• La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad

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