Organización De Documetos

Programa de Formación:

GESTION ADMINISTRATIVA Código: 122115

Versión: 100

Nombre del Proyecto:

CAPACITACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS MYPIME DEL SUR CESAR. Código: SEGÚN NUMERO DE FICHA ASIGNADO

Fase del proyecto:

EJECUCION

Actividad (es) del Proyecto:

REALIZAR EVENTO DE DIVULGACION TECNOLOGICAS PARA LOS ACTORES DEL PROYECTO

Resultados de Aprendizaje: DESPACHAR LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS GRAMATICALES Y DE SINTAXIS, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, LAS NORMAS INTERNAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.. Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA DURACIÓN ESTIMADA

Duración de la guía ( en horas):

50

INTRODUCCION

Afianzaran los conocimientos en la utilización cuidadosa de los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos internos y externos y las tablas de retención documental. La aplicación de manera rigurosa los procedimientos para la recepción de los documentos y del manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente para el ingreso de los documentos.

La Clasificación y radicación de manera rigurosa los documentos para la organización, internos y externos, aplicando el software, las normas y la legislación vigente.

La distribución rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las funciones de cada una.

La realización de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas aplicando el manual de gestión documental.

La utilización responsablemente los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones.

La aplicación de manera cuidadosa la comunicación empresarial y las estrategias de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con la tecnología disponible. La participación activamente en la solución de situaciones problémica, en equipo de trabajo con otros compañeros. La verificación de que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad.

La aplicación de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología y el aplicativo disponible. El

registro con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. Lla distribución oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.

La conservación responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la organización y la legislación vigente.

La aplicación cuidadosa con las técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería.

La realización rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental. La comprobación el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 SITUACIÓN PROBLEMA: Roberta De La Hoz trabaja en una oficina como como apoyo en procesos de recepción documental. Sus funciones consisten en dar apoyo, para las diferentes áreas funcionales de la empresa, en la recepción, despacho, distribución y conservación de las copias. Desde su ingreso la han culpado de la no utilización ni operación de manera responsable los equipos y programas (aplicativo) para e recibo, despacho y conservación de las copias documentales. Roberta toma la iniciativa de hablar contigo y te explica exactamente lo que está sucediendo, además te comenta que la asesore sobre el manual de gestión documental del eres experto.

Describe de qué manera podrías asesorarla. ¿Cuáles serían las posibles recomendaciones que le darías?

Liliana Quiroga García

En este caso le sugeriría a la señora Roberta que mediante un software maneje la tabla de retención documental, para conocer la disposición final de los archivos; también que clasifique cada documento que se haya recibido. Debe registrar los documentos tanto internos como externos que ingresen a la empresa y así mismo radicarlos para que haya más orden. Debe distribuir las copias de acuerdo a su función y aplicar técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos. También se le recomendaría asistir a capacitaciones donde le expliquen el manejo de aplicativos para que ella pueda operar dentro de la organización de manera responsable. Haciendo que su trabajo sea cada vez mas efectivo, debido a que se agilizaran sus tareas.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

• Verificar y radicar los documentos internos y externos, utilizando la TRD, mediante software para el recibo y despacho documental.

• Clasificar la documentación recibida utilizando formatos, planillas y software para el registro y control de los mismos.

• Registra

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