PLANIFICACION DE UN PROYECTO

Iniciar y planificar un proyecto

Propósito

 2 minutos

Cada proyecto tiene un comienzo y un final definidos. Los proyectos se dividen en fases y estas fases comprenden el ciclo de vida del proyecto. Recuerde, hay muchos modelos diferentes para las fases por las que pasa un proyecto durante su ciclo de vida. En este curso, la atención se centra en tres fases tradicionales de la gestión de proyectos:

1. Iniciar y planificar
2. Ejecutar
3. Cerrar

Aprenderá sobre algunas de las actividades de administración de proyectos y las mejores prácticas que se recomiendan para cada fase de administración de proyectos. Si puede comprender estas fases, ¡tendrá un buen control de lo que se trata la gestión de proyectos!

Comenzará con la fase de inicio y planificación.

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Propósito: Una vez que la organización autoriza el proyecto, el gerente del proyecto se asegura de que se entiendan los requisitos y se acuerden las metas u objetivos, establece el alcance, define los planes iniciales y asigna tareas al equipo del proyecto.

En esta fase, el gerente del proyecto determina y documenta:

• ¿Qué hay que hacer?
• ¿Cómo se hará?
• ¿Cuándo se hará?
• ¿Quién hará el trabajo?
• ¿Cuánto costará?

Iniciar y planificar un proyecto

Iniciar el proyecto

 10 minutos

"¿Podría decirme, por favor, qué camino debo tomar desde aquí?"

"Eso depende mucho de a dónde quieras llegar", dijo el Gato.

"No me importa mucho dónde", dijo Alice.

"Entonces no importa mucho en qué dirección vayas", dijo el Gato.

"—siempre y cuando llegue a alguna parte", agregó Alice como explicación.

"Oh, seguro que lo harás", dijo el Gato, "si solo caminas lo suficiente".

– Lewis Carroll, Las aventuras de Alicia en el país de las maravillas (1865)

Es comprensible que los proyectos a menudo comiencen con grandes ideas o conceptos, y los participantes están ansiosos por comenzar el trabajo para desarrollar las grandes ideas o conceptos. Pero, con esta mentalidad de "objetivo listo para el fuego", los equipos pueden comenzar a trabajar sin asegurarse de que haya una comprensión o definición adecuada o incluso la misma misión y visión para el esfuerzo.

¡Comencemos aquí, con cómo iniciar un proyecto correctamente y asegurarnos de que todos sepan a dónde van!

Carta del proyecto

Es fundamental que el PM y el equipo del proyecto comiencen con una idea clara de los resultados deseados, para que el proyecto comience bien, mantenga el impulso y se mantenga en el buen camino.

Un proyecto a menudo se inicia y autoriza a través de una carta de proyecto. Es emitido por el patrocinador del proyecto o cliente. La carta del proyecto puede contener varios niveles de detalle dependiendo de la organización o proyecto. Por lo general, es un documento corto que explica el proyecto en una redacción clara y concisa. Responde a la pregunta: "¿Qué entregará el proyecto?"

La carta del proyecto establece el proyecto y puede tener algunos de los siguientes elementos:

• Título del proyecto
• Meta u objetivos del proyecto
• Objetivos de negocio
• Requisitos, a un alto nivel
• Breve descripción del proyecto
• Alcance
• Entregables clave

• Eventos importantes en el proyecto, llamados hitos, que tienen una fecha de inicio y finalización
• Riesgos conocidos a un alto nivel
• Suposiciones
• Presupuesto
• Partes interesadas clave
• Proceso de aprobación

Esta lista no es de ninguna manera exhaustiva. Las organizaciones pueden ampliar o reducir la carta del proyecto en función de sus necesidades y estándares.

[pic 3]La carta del proyecto otorga autoridad al gerente del proyecto. La actividad importante para el gerente del proyecto es asegurarse de que todas las partes interesadas clave estén de acuerdo en que el proyecto está aprobado o autorizado para comenzar y que respaldan la carta del proyecto. Puede ser tentador omitir el paso de la carta del proyecto. Sin embargo, esta actividad de fletamento simple y de bajo esfuerzo garantiza que todos estén en la misma página en el futuro.

Una carta de proyecto es la luz guía para el proyecto a medida que avanza. Si se pierde la visión, el PM puede usar la carta del proyecto para restablecer el curso y recordar a todos cuál es el resultado deseado, si es necesario.

Proyecto Canvas

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Un Proyecto Canvas es una descripción general simple de una página que todos los involucrados pueden usar para comprender y comunicar sobre el proyecto.

• Es una herramienta visual de los componentes de la carta del proyecto, como el propósito del proyecto, los resultados deseados, los recursos del equipo y los hitos (los principales eventos del proyecto).
• Las organizaciones pueden tener una plantilla particular para que el PM la use para crear una.
• El equipo del proyecto se refiere a él durante todo el proyecto para mantener la visión en mente, monitorear el proyecto, mantenerse motivado y orientar a los nuevos miembros del equipo.
• El Proyecto Canvas también es un recurso útil al final de un proyecto para fines de revisión y consideración de las lecciones aprendidas.

Escenario: Cartas cableadas – Lienzo del proyecto

Recuerde, Natasha Verma es la Gerente de Proyectos de City Star Training Solutions (CSTS) que lidera el nuevo proyecto de desarrollo de cursos para su cliente, Wired Letters. El proyecto está autorizado para comenzar. Natasha creó un Proyecto Canvas para capturar la visión del proyecto para ella y el equipo.

Tómese un par de minutos para estudiar el Proyecto Canvas para que comprenda el proyecto, quién está en el equipo, los entregables, las actividades planificadas e incluso algunos riesgos identificados temprano.

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Planificar el proyecto

 20 minutos

[pic 6]La gestión de proyectos no es solo programación. ¡Los proyectos tienen muchos planes! Los proyectos tienen planes de gestión de recursos, cronogramas de proyectos, planes de comunicación, planes de gestión financiera, planes de gestión de riesgos, planes de gestión de partes interesadas, etc. Es una buena práctica pensar en todos los tipos de planes que deben incluirse para que un proyecto sea exitoso.

Durante la fase de inicio y planificación, un PM redactará los planes necesarios para el ciclo de vida del proyecto. En este curso, aprenderá sobre el proceso de planificación del proyecto para llegar al alcance, el cronograma y el costo del proyecto. Y obtendrá una visión general de un plan de gestión de riesgos y un plan de comunicaciones.

El proceso de planificación del proyecto implica seis pasos que resultan en varios entregables para que el PM guíe el proyecto.

Paso 1: Definir todas las actividades

El primer paso en el proceso de planificación es identificar y definir todas las actividades y tareas que se requieren para crear y entregar los entregables del proyecto. El PM logra esto mediante el uso de una estructura de desglose del trabajo, a menudo denominada simplemente WBS. El propósito de la WBS es organizar y definir el alcance del proyecto. Una EDT es una agrupación jerárquica de actividades. Crear una WBS es simplemente una técnica para "dividir" el proyecto en unidades más pequeñas para que el trabajo pueda ser estimado, asignado y rastreado. Es importante que los PM comiencen el proceso de planificación creando una EDT para identificar todas las actividades y tareas del proyecto.

El alcance se refiere a todo el trabajo necesario para completar un proyecto. Se identifica durante la planificación del proyecto utilizando una EDT. Si el alcance no se define correctamente al principio del proyecto, puede expandirse durante la fase de ejecución debido a actividades no planificadas. Esto se conoce como fluencia del ámbito y puede provocar un error en los proyectos.

Tómese un momento para revisar este simple ejemplo de una WBS para un proyecto para organizar un banquete. Esto está en un formato de diagrama.

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El diagrama es solo una forma de representar la EDT del proyecto. También podría representarse en un formato de esquema como sigue. Al planificar un proyecto, un PM normalmente utiliza una lista numerada como esta con un sistema de numeración con sangría.

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TOMA NOTA

• Puede ver que hay tres niveles en el ejemplo de WBS.
• Algunas de las actividades del nivel 3 podrían desglosarse aún más en el nivel 4 y el nivel 5.
• En este momento, observe que las actividades de la EDT no están organizadas en ningún tipo de orden. Solo se clasifican por actividad.

Paso 2: Estimar el esfuerzo

El segundo paso en el proceso de planificación es estimar la cantidad de trabajo, o esfuerzo, que se necesitará para completar cada una de las actividades y tareas que se definieron en el Paso 1.

El esfuerzo se refiere a la cantidad de trabajo requerido para completar una tarea. Por lo general, se expresa en términos de días de persona u horas de persona. Por ejemplo, "12 horas de esfuerzo" significa que si 1 persona trabajó en esta tarea sin parar, esa persona puede completar la tarea en 12 horas.

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