PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 3

Equipo de Proyecto[pic 2]

Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento.

Contenido

1        OBJETIVO        

2 _        ALCANCE        

3 _        MARCO LEGAL        

4 _        DE LA POLÍTICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL        

5 _        COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL        

5.1. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA        

6. DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y SU INFORMACION        

6.1 Lineamientos sobre medidas de seguridad en recepción de documentos físicos        

6.2  _        Seguridad de la Información        

7 _        DE LA  POLÍTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA        

8 _        DE LA POLÍTICA AMBIENTAL        

8.1 _        Lineamientos para Ahorro en Servicios Públicos        

8.2 _        Lineamientos para Aprovechamiento de Residuos Sólidos Recuperables        

9 _        DE LA POLÍTICA DE INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD        

10 _        DE LA POLÍTICA DE PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO FÍSICOS, ELECTRÓNICOS Y DIGITALES        

11 _        DESARROLLO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL        

12 _        COMPONENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL        

12.1 _        Conceptualización        

12.2 _        Pautas para la Impresión por Ambas Caras y Elaboración de los Documentos.        

12.3 _        Lineamientos para Impresión de los Documentos        

12.4 _        Lineamientos para Elaboración de Comunicaciones Oficiales        

12.5 _        Producción de Documentación Basada en Mensajes de Datos        

12.6 _        Lineamientos para Anulación de los documentos        

12.7 _        Normatividad Asociada al Componente de Producción Documental        

13 _        COMPONENTE RECEPCIÓN DOCUMENTAL        

13.1 _        Conceptualización        

13.2 _        Lineamientos para las Comunicaciones Oficiales Recibidas        

13.3 _        Lineamientos Recepción de Documentos por Ventanilla.        

13.4 _        Lineamientos  Clasificación  de la Correspondencia        

13.5 _        Lineamientos para la apertura de sobres        

13.6 _        Lineamientos para el registro de Documentación e Información        

13.7 _        Lineamientos para Radicación de Documentación e información        

13.8 _        Lineamientos para las Comunicaciones oficiales vía fax        

13.9 _        Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por Medio de Cuentas de Correo Electrónico        

13.10 _        Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por medio de la Página Web Institucional        

13.11 _        Lineamientos para la Digitalización de Documentos        

13.12 Estándares aplicados en el proceso de digitalización.        

13.13 Control de calidad en la digitalización de imágenes.        

13.14 Lineamientos para recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias        

13.15 _        Normatividad asociada al Componente de Recepción Documental        

14 _        COMPONENTE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL        

14.1 _        Conceptualización        

14.2 _        Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Externa Recibida        

14.3 _        Lineamientos para las Planillas de Distribución en Caso de Requerirse la Distribución Física de los Documentos.        

14.4 _        Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Interna Enviada        

14.5 _        Lineamientos para la Distribución de Documentos Enviados por Correo Electrónico        

14.6 _        Lineamientos para la Firma de Comunicaciones Oficiales        

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