PROSEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN

PROSEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN

RESUMEN La realización de este estudio permitió dar soluciones para mejorar las labores desempeñadas en el departamento administrativo de la empresa CIPCA, donde, la detección de ciertas fallas como: falta de organización de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y pérdidas de tiempo, condujeron, principalmente, a la elaboración de un manual de procedimientos para evidenciar la organización de la documentación y el diseño de formatos para estandarizar sus procesos administrativos, determinándose así, la situación actual del área y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y con el uso de gráficos y esquemas; además, este proyecto está desarrollado bajo las condiciones de investigación de diseño no experimental de tipo descriptiva, sirviendo como una herramienta útil para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtención de las metas de toda la organización, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma. Carpetas Manual Documentos

INTRODUCCIÓN

En la empresa Consultora de Ingeniería Peñalver, se encuentran en pro de la ejecución de planes para el aseguramiento de la calidad, y en mejoramiento continuo de sus procesos, para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, es por ello que se evidencia la importancia de la realización de manuales como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos. Por consiguiente, se presenta este trabajo, el cual tiene como meta la elaboración de un manual de procedimientos para la organización de los procesos administrativos que se realizan en la empresa CIPCA, determinándose así, la situación actual de los procedimientos mediante observaciones y entrevistas hechas al personal, principalmente, detectando las causas primordiales que generan inconvenientes en los procedimientos y diseñando formatos con la utilización del programa

EL PROBLEMA El personal que desempeña la función administrativa ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo diferente al momento de ejecutar sus tareas. La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratégicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente cuando ocurren cambios constante del personal de administración. Incluso, se observa que la información no está archivada en el mismo orden específico, al igual que se encuentra información duplicada o redundante. Por lo expuesto, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas y los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos deben reducirse, además de estandarizar las labores. Problemática La carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa

Posibles Causas ; Políticas de mejora continua de la empresa orientadas sólo a la parte de producción. Falta de identificación y caracterización de las deficiencias de esta área. Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta área. Falta de relación de la administración con las políticas y filosofía de la empresa. Falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo. No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en el departamento. Desconocimiento de normativas y legislación existente en materia del trabajo. (Gp:) Posibles Consecuencias (Gp:) Desconocimiento por parte del personal administrativo de cómo realizar las actividades asignadas. Falta de organización y orden en la recopilación de documentos de los archivos digitales de la empresa. Desconocimiento de cómo organizar y clasificar la información. Retrasos, demoras y pérdidas de tiempo al realizar labores administrativas. Insatisfacción por parte de la gerencia al no recibir los resultados esperados. Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos, por no ser gestionados en el debido momento. Extravíos, o de lo contrario, duplicación de información.

Posibles Consecuencias: Errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos. Personalización en la ejecución y recopilación de actividades. Inseguridades y desmotivación del personal. Pronóstico De seguir así, pudiera afectar el rendimiento económico de la organización, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas horas hombre para la orientación de los nuevos trabajadores que desempeñen funciones de la administración y gerencia. Objetivo General Elaborar un manual de procedimientos para la organización de procesos administrativos de la empresa CIPCA.

Objetivos Específicos Diagnosticar la situación actual del manejo de la información y de las actividades ejecutadas en el área administrativa de la empresa. Determinar los procedimientos empleados para organizar y archivar la información digitalmente, de esta manera poder proponer los aspectos que puedan mejorarse en los mismos. Diseñar formatos y planillas para la mejora continua de los procesos administrativos, los cuales, serán descritos en dicho manual. Codificar los formatos de documentos y las carpetas, los cuales serán los elementos explicados en el manual de procedimientos. Definir las relaciones y dependencias entre los diferentes documentos para tomarlo como referencia entre las especificaciones del manual. Normalizar cada una de las actividades que forman parte del proceso administrativo para su posterior regulación y control. Estructurar el manual de procedimientos para el manejo de los documentos, formatos y carpetas pertenecientes al área administrativa de la empresa CIPCA.

Justificación : La importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativos de CIPCA radica en la instrucción que el mismo brindará al lector, brindando conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva.

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