PT – 2 OBJETO DE ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO POR PARTE DEL CONTADOR PÚBLICO

PT – 2 OBJETO DE ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO POR PARTE DEL CONTADOR PÚBLICO

INTRODUCCIÓN

La segunda norma sobre organización y ejecución del trabajo incluida en las normas de auditoría de aceptación general para los miembros de los Colegios de Contadores Públicos que conforman la Federación le Colegios de Contadores Públicos de Venezuela expresa.

"El auditor debe efectuar un estudio y evaluación del control interno existente corno base para determinar la extensión de los procedimientos de auditoría que va a aplicar".

La experiencia ha demostrado la validez de los conceptos básicos y las razones fundamentales involucradas en esta norma. El propósito de esta Declaración es ampliar y aclarar la aplicación de estos conceptos a la luz de avances técnicos que han ocurrido en los negocios y en la profesión.

La reciente demanda para que los contadores públicos suministren asesoramiento a la gerencia o servicios de consultaría involucrado el estudio, evaluación y mejora de los sistemas de información a la gerencia, hace más necesario distinguir claramente entre aquellos servicios especiales y aquellos otros servicios de auditoría requeridos para cumplir con la norma de auditoría relativa al estudio y evaluación del control interno.

La tendencia hacia la integración de la información contable requerida para propósitos financieros y de otra índole en un sistema de información gerencial coordinado, está íntimamente relacionada con el uso de las computadoras. Esta circunstancia hace más necesario identificar claramente los elementos del sistema total que están incluidos en la norma de auditoría relativa al control interno.

Estos avances y distinciones son importantes no sólo para el propósito de definir la naturaleza y alcance del estudio y evaluación del control interno del auditor, sino también para aclarar cualquier informe que vaya a emitir como resultado de dicho estudio. Esta necesidad se acentúa por la creciente solicitud de informes sobre control interno para uso de la gerencia o de organismos reguladores como la Comisión Nacional de Valores.

3. OBJETO DEL ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO POR PARTE DEL CONTADOR PÚBLICO

El objeto del estudio y evaluación del control interno por parte del auditor, tal como se expresa en la norma de auditoría citada anteriormente, es establecer la base para confiar en el sistema a efectos de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría que deban aplicarse en su examen de los estados financieros.

El estudio y evaluación hechos con este objeto frecuentemente proveen también una base para dar recomendaciones a las empresas concernientes a mejoras que se pueden implantar en el control interno.

Aunque a los contadores públicos les interesan ambos de los aspectos antes mencionados del estudio y evaluación del control interno, es importante reconocer una diferencia esencial entre ellos. El estudio y evaluación contemplados por las normas de auditoría generalmente aceptadas, deben realizarse para cada auditoría en la extensión que el auditor considere necesarias para ese objeto como se comenta más adelante. Aunque las recomendaciones a las empresas para mejorar el control interno, derivadas de la auditoría son deseables, el alcance de cualquier estudio adicional hecho para desarrollar tales sugerencias no está cubierto por las normas de auditoría generalmente aceptadas. El alcance del estudio del auditor para fines de un trabajo especial dependerá de los términos del compromiso.

4. CONCEPTOS BASICOS

La definición más generalizada de control interno reza como sigue:

"El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas, adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos, contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia". Posiblemente esta definición es más amplia que el significado que a veces se le atribuye al término. Reconoce que un "Sistema" de control interno se proyecta más allá de aquellas cuestiones que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas.

Establecer y mantener un sistema de control interno es una responsabilidad importante de la gerencia. El sistema de control interno debe quedar bajo la continua supervisión de la gerencia para determinar que está funcionando tal como se definió y que es modificado apropiadamente en razón de cambios en las condiciones.

Los controles contables y administrativos se definen como se indica en los dos siguientes párrafos:

4.1 El control administrativo incluye, pero no se limita a, el plan de organización y los procedimientos y registros que refieren al proceso de decisiones conducentes a la autorización de transacciones por la gerencia. Tal autorización es una función de la gerencia directamente asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones.

4.1 El control contable, comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y consecuentemente están diseñados para suministrar razonable seguridad de que:

a. Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la gerencia.

b. Las transacciones se registran conforme es necesario (1) para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y (2) para mantener datos relativos a la responsabilidad sobre los activos.

c. El acceso a los activos solo se permite de acuerdo con autorizaciones de la gerencia.

d. Los datos registrados relativos a los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

Las definiciones precedentes no son necesariamente mutuamente excluyentes; algunos de los procedimientos y registros incluidos en un control contable pueden también estar comprendidos en un control administrativo.

5. ESTUDIO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

5.1 Alcance del estudio

Los controles contables se encuentran dentro del alcance del estudio y evaluación del control interno contemplado por las normas de auditoría generalmente aceptadas, mientras que los controles administrativos no lo están.

La evaluación adecuada de un sistema de control interno requiere de dos fases: 1) Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos prescritos y 2) Un grado razonable de seguridad de que se encuentran en uso y que están operando tal como se planearon.

Estas dos fases del estudio se prescriben como la "revisión del sistema” y “pruebas de cumplimiento", respectivamente. Aunque estas fases se comentan separadamente, están íntimamente relacionadas en lo que respecta a que algunas partes de cada una deben realizarse concurrentemente y pueden atribuir a la evaluación del auditor de los procedimientos prescritos y del cumplimiento de los mismos.

5.2 Revisión del sistema de control interno

La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y de los procedimientos prescritos y pretende servir como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema.

La información requerida para este objeto normalmente se obtiene a través de entrevistas con el personal apropiado de la empresa y referencia a la documentación tal como manuales de procedimientos, descripción de puestos, flujogramas y cuadros de decisión.

Con el fin de aclarar el entendimiento de la información obtenida de dichas fuentes, algunos auditores siguen la práctica de rastrear uno o varios de los diferentes tipos de transacciones afectadas a través de la documentación relativa y de los registros mantenidos. Esta práctica puede ser útil para el propósito indicado y puede ser considerada como parte de las pruebas de cumplimiento como se comenta más adelante.

La información relativa al sistema puede ser anotada por el auditor en forma de respuesta a un cuestionario, memorandos narrativos, diagramas de flujo, cuadros de decisión, o cualquier otra forma que convenga a las necesidades o preferencias del auditor.

Al terminar la revisión del sistema, el contador público debe ser capaz de hacer una evaluación preliminar presumiendo un satisfactorio cumplimiento con el sistema prescrito y es normalmente deseable hacerlo así en este momento.

5.3 Pruebas de cumplimiento del control interno

El propósito de las pruebas de cumplimiento es suministrar una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles contables están siendo aplicados tal como fueron prescritos.

Tales pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos prescritos para la determinación de la naturaleza, oportunidad o extensión de las pruebas de sustanciación de determinadas clases de transacciones o saldos, como se comenta más adelante, pero no son necesarias si no se va a confiar en los procedimientos para tal finalidad. El auditor puede decidir no confiar en los procedimientos prescritos porque haya concluido ya sea (a) que los procedimientos no son satisfactorios para este objetivo o (b) que el trabajo requerido en las “pruebas de cumplimiento",

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