Plan Operativo Institucional

Plan operativo institucional

POI

El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestión de corto plazo que define las actividades que se llevarán a cabo en períodos de un año, para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional

Ruly Nelson

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PRESENTACIÓN

El presente trabajo específico tiene por finalidad que los alumnos de la Universidad Nacional De San Agustín Arequipa, en especial los de la Facultad De Administración, conozcan los fundamentos del plan operativo institucional, así como las pautas metodológicas básicas para su elaboración, de modo que este instrumento de gestión institucional se convierta en una verdadera y efectiva herramienta que contribuya a fortalecer el desempeño municipal para alcanzar el desarrollo local.

Contenido

PRESENTACIÓN 3

EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO 4

importancia 4

objetivo 7

Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar 7

Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo 8

Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de planeamiento institucional de corto plazo: 8

EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 9

el plan operativo es necesario porque 9

los objetivos del plan operativo institucional 10

importancia 10

relación entre pei y el poi 10

diferencias entre el pei y el poi 11

EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 11

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 12

¿cómo se elabora un plan operativo institucional (poi)? 12

explicación: 12

ESTRUCTURA DEL PLAN 13

¿qué contiene el plan operativo institucional? 14

prioridades institucionales 14

objetivos operativos de cada dependencia municipal 14

programación de metas operativas 14

responsables 15

cuadro de necesidades 15

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 15

1. ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES 15

2. PROPOSICIÓN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS 16

3. DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS 16

4. ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO 19

5. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES EN FUNCIÓN DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO 20

6. PREVISIÓN DE GASTOS 20

PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 21

El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente. 22

Prioridades institucionales 22

Pasos 22

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN 24

Fase 1: El Alineamiento 24

Fase 2: Los Requerimientos 27

Pueblo Organizado y/o Ciudadanos de la Provincia de 27

Huarmey. 27

Áreas Funcionales de la Municipalidad Provincial de 28

Huarmey. 28

Base de Datos de la Oficina de Programación de Inversiones 28

Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensión 29

Fase 4: Oportunidad de los Recursos 29

Fase 5: Criterios para la Priorización de Acciones y Proyectos 30

• Alineamiento Estratégico 30

• Sostenibilidad 30

• Impacto Económico 30

• Transversalidad con la Problemática Local 30

• Impacto Social 30

Fase 6: Alineamiento de Recursos con Requerimientos. 31

Fase 7: Formulación del Plan Operativo Institucional 32

Metodología para el Seguimiento y Evaluación del Plan 34

Estructura de Gestión del Plan Operativo Institucional 36

fases e interfases del plan operativo institucional 36

BIBLIOGRAFÍA 37

EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO

Es el proceso a través del cual una municipalidad organiza con la debida anticipación su gestión institucional para un determinado año fiscal, teniendo en cuenta las prioridades (políticas institucionales) que se definan para dicho período. La gestión institucional es la capacidad que tiene una municipalidad para lograr los resultados esperados a través de la organización municipal.

IMPORTANCIA

Permite a la municipalidad organizar los esfuerzos y recursos municipales para lograr los objetivos y metas que se proponga anualmente.

OBJETIVO

Facilitar las condiciones para que el personal y las dependencias de la municipalidad respondan adecuadamente a las exigencias propias de los procesos clave municipales, de manera organizada, sincronizada y evitando superposiciones, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestión de las dependencias municipales.

El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol específico1 que le toca desempeñar al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues la gestión institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso de desarrollo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la municipalidad en el mediano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional de corto plazo debe también tener en cuenta las orientaciones estratégicas contempladas en el plan de desarrollo institucional.

Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar

• El "activismo" institucional

• La "dispersión" de los escasos recursos disponibles

• La "superposición" de actividades

• La descoordinación" entre el personal o las dependencias municipales.

El activismo es aquella actitud de querer "hacer de todo" sin tener presente qué es lo importante y urgente para la organización municipal, según las prioridades establecidas para un determinado año fiscal.

La "dispersión" es la utilización de los escasos recursos municipales en actividades no prioritarias. Todo puede ser importante y urgente, pero es necesario concentrar y aplicar los recursos en aquellas acciones que han sido priorizadas para el año.

A veces se observa que los órganos municipales duplican las mismas actividades o metas, siendo necesario coordinar esfuerzos de modo que el accionar municipal sea lo más eficiente posible.

Hay "descoordinación" cuando se programan metas o adquisiciones que no cuentan con los recursos debidamente previstos, o que requieren de ciertos bienes y servicios que aún no han sido contratados o adquiridos. También hay "descoordinación" cuando los objetivos operativos de las dependencias municipales no guardan relación con las prioridades institucionales.

Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo

Los principales instrumentos de planeamiento institucional de corto plazo (PICP) son:

Plan operativo institucional

Presupuesto institucional municipal

Plan anual de adquisiciones y contrataciones

Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de planeamiento institucional de corto plazo:

1. Estos tres instrumentos se ejecutan en el corto plazo, sin embargo su formulación no siempre parte de la misma información, las programaciones no están sincronizadas entre sí y, por último, se elaboran en distintos momentos, lo que impide una mejor combinación del potencial humano y los recursos materiales y financieros de la municipalidad.

2. A pesar que todos ellos guardan íntima relación, usualmente se elabora primero el presupuesto institucional municipal, luego el plan anual de adquisiciones y contrataciones y, finalmente, el plan operativo institucional.

3. Lo anteriormente citado nos indica que se prevén recursos sin tener claro qué harán las dependencias de la municipalidad, y así se programan adquisiciones y contrataciones sin saber cuándo se requerirán ni a qué metas operativas contribuirán.

4. Existen normas muy precisas para la elaboración del presupuesto institucional municipal y del plan anual de adquisiciones y contrataciones. Sin embargo, el planeamiento operativo institucional cuenta con disposiciones técnicas establecidas hace quince años por lo menos- salvo algunas disposiciones puntuales contempladas en las normas presupuestarias. Esta situación es muy grave dado que el hilo conductor de la planificación de corto plazo es, precisamente, el plan operativo institucional.

5. Los instrumentos de planificación constituyen una copia del documento del año anterior. Persiguen objetivos que no se encuentran alineados a las prioridades institucionales y del desarrollo local y, a falta de información institucional, son elaborados en base a datos históricos o determinados "al ojo" por el responsable de su elaboración, dado que no se elaboran con la participación de todo el personal de la municipalidad.

6. La visión de "compartimiento estanco" que tienen los sistemas administrativos nacionales, no permite a las municipalidades advertir la relación entre tales instrumentos, ni mucho menos advertir que si bien son tres instrumentos,

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