Plan organización

Situaciones que dan origen a la compra en una organización

Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe una requisición de compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algún otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra.

Conceptualización del Departamento/ Área de Compras

El área de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores.

Funciones que realiza el Área de Compras

Dentro de las funciones que realiza el área de compras podemos encontrar las siguientes: Investigación de precios*, elección de proveedores, relaciones con los mismos, emisión de órdenes de compra, inspección de pedido, investigaciones de mercado*, cobertura de facturas. (*.- esto es solo cuando no hay un área de mercadotecnia o si se realiza en colaboración con la misma)

Objetivos e importancia del Área de Compra

Debemos tener claro que el área o departamento de Compras en una organización debe perseguir siempre los siguientes objetivos:

 Reducción de los Costos y obtención de utilidades:

 Brindar un servicio

 Obtener financiamientos:

 Controlar los tratos comerciales con los proveedores

.

Tipo de compra y abastecimiento:

Para comprender las adquisiciones que la empresa lleva a cabo, las mismas se clasifican y agrupan según su naturaleza y características, es necesario aclarar que ésta clasificación de las compras no es única y puede variar dependiendo de cada autor y del enfoque o la visión del mismo y en el ámbito empresarial debe acoplarse a las necesidades de cada Organización. A continuación se presenta la siguiente clasificación:

Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso del abastecimiento. También pueden ser compras especulativas, las cuales dependen del criterio que se tenga sobre el futuro.

Compras de emergencia: Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin la cuales la empresa no podría cumplir con sus objetivos.

Compras de excedentes: consiste en comprar más de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de materia prima en caso de emergencia, o imprevistos.

Compras de artículos relacionados: Son aquellas compras que no van destinadas a la producción, sino a la operación de la empresa ya sea en áreas contables o administrativas.

Compras de elementos especiales: Se dan por ejemplo en la compra de maquinaria, son compras de artículos importantes para la empresa pero que no van relacionadas con los insumos que esta utiliza.

Principios básicos de Compras y Abastecimientos

Las compras y por ende el abastecimiento se rigen por principios básicos, es decir por reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los principios básicos:

Calidad:

La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artículo sea de calidad lo que implica es que ese artículo satisfaga una necesidad que yo tenga. Si lo que yo necesito es un material con una duración intermedia, por más que existan materiales de mayor duración, para mí estos no tendrán la calidad que yo busco pues no satisfacen mis necesidades

Cantidad:

La cantidad

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