Planificación De La Calidad

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO: LA BASE DE LA INSTRUMENTACIÓN

EL LÍDER DE PROYECTO Y EL EQUIPO

La labor esencial del líder de proyecto consiste en garantizar que todo lo que tenga que suceder entre el inicio formal del proyecto DE Implementación de un Sistema de Calidad y una evaluación exitosa realmente tenga lugar a tiempo. Además, el gerente con frecuencia desempeña muchas de las labores que se requieren como parte del proyecto, aunque lo ideal es que la mayor parte de éstas se deleguen, dejando que el líder de proyecto se concentre en su administración. No obstante, en la mayor parte de los negocios y organizaciones de tamaño pequeño, el líder de proyecto inevitablemente participa en la realización de buena parte del trabajo detallado. En una empresa de mayor tamaño, puede ser que el líder de proyecto no intervenga en la administración del sistema de calidad una vez que éste se encuentra en funciones; no tiene que convertirse en representante administrativo, de acuerdo con la terminología de la norma. No obstante, una vez más, en la mayor parte de las organizaciones pequeñas, el principal diseñador del sistema de calidad tiene una función permanente en su operación, y en muchos casos, se convierte en el guía interno de calidad. En algunas organizaciones, el diseñador del sistema depende del Director de Calidad, quien únicamente encabeza el proyecto en forma indirecta.

La elección de un líder

Aunque son muchas las organizaciones que no pueden darse el lujo de elegir entre posibles candidatos para ser el líder (porque únicamente existe una opción), lo deseable es que el líder elegido posea cuando menos algunas de las siguientes fortalezas:

 Autoridad: Para que el proyecto marche de acuerdo con lo programado, el líder necesita la autoridad para coordinar personal y otros recursos, si no es que estar al mando de ellos. Mientras el proyecto esté en marcha, el negocio indiscutiblemente tendrá que funcionar normalmente. Cuando se requiera la participación del personal en el proyecto, algunos esgrimirán como pretexto las presiones del trabajo normal como motivo de los retrasos o evasiones. El líder de proyecto necesita la autoridad, según sea necesario, para exigir las aportaciones requeridas para el proyecto, sea cuales fueren las excusas. (También requiere la experiencia y sabiduría para saber cuando realmente se necesita hacer a un lado el proyecto para impedir que se lesione realmente el negocio.) En una empresa pequeña o mediana, por lo tanto, el líder de proyecto tiene que estar a nivel de director o apenas un escalón más abajo.

 Entendimiento del negocio: La base de un proyecto ISO 9000 exitoso radica en aplicar los requerimientos de la norma al negocio de que se

trate. Es fundamental que el Responsable del proceso de Implementación cuente con entendimiento respecto del negocio en particular: cómo está estructurado y organizado, lo que se produce en los procesos medulares, y cómo funcionan éstos. Si el líder de proyecto se elige con base en su autoridad, lo más probable es que cuente con el entendimiento necesario del negocio y probablemente habrá manejado algunas de las funciones críticas durante algún tiempo. Bajo otras consideraciones, el director financiero podría constituir el candidato ideal para el proyecto, pero quizá enfrente problemas prácticos si se encuentra relativamente alejado del trabajo de los procesos medulares. La necesidad de contar con un entendimiento estrecho del negocio constituye también un muy buen motivo para no dejar que un consultor externo asuma la función de administrador del proyecto. Aun si se anticipa la participación de una consultoría en gran escala, la administración del proyecto deberá conservarla firmemente el personal Interno. De hecho, una de las funciones fundamentales del líder de proyecto consiste en la elección de consultores y el mantenimiento de un vínculo estrecho con ellos.

 Experiencia en administración de proyectos: El líder de proyecto deberá contar con antecedentes de administración de proyectos, de preferencia ajenos a la operación cotidiana del negocio. Dicha experiencia podría incluir la compra y asignación de equipo esencial para la empresa, la reorganización de la estructura de la empresa, o la instrumentación de un nuevo sistema de computación. En proyectos de esta índole, el líder habrá aprendido cómo adquirir rápidamente experiencia en un campo nuevo, cómo coordinar a otros, cómo improvisar, qué hacer cuando las cosas empiezan a salir mal, y cómo evitar que el retraso se convierta en una catástrofe.

 Conocimiento adecuado de la norma ISO 9000 y compromiso con ésta: Son muy pocos los negocios en los que el líder de proyecto va a contar con este conocimiento al inicio del proyecto. Lo que la persona requiere es el impulso y el entusiasmo para aprender tanto como sea necesario acerca de la norma. Dicho conocimiento puede obtenerse a partir de la lectura de este libro o asistiendo a seminarios de capacitación, trabajando con consultores, canalizando los requerimientos con otros negocios que ya han pasado por el proceso de obtener el registro ISO 9000 o lo están haciendo actualmente.

 Suficiente tiempo disponible: Por último, el gerente de proyecto deberá contar con suficiente tiempo disponible para llevar a cabo el trabajo. Como casi seguramente será alguien con un puesto existente e importante dentro del negocio, es posible que sea necesario reasignar algunas funciones (la delegación de tareas rutinarias puede presentar

beneficios a largo plazo tanto par el individuo implicado como para la empresa), o quizá el individuo simplemente tendrá que encontrar el tiempo adicional que se necesita para administrar el proyecto. Puede ser incluso que la persona tenga que hacer ambas cosas. Sea cual fuere la manera de llevarlo a cabo, el compromiso del líder con el proyecto requerirá una porción de su tiempo. Qué tanto, dependerá de la situación que impere dentro de la empresa, de qué tanto trabajo se requiera para desarrollar e instrumentar un sistema de calidad y el grado hasta el cual se puedan delegar ciertas tareas.

¿QUÉ SE REQUIERE PARA COMENZAR?

Los recursos requeridos para implantar y mantener un sistema de gerencia competitivo con base en Normativas Internacionales se evalúan como parte estratégica de la empresa. La decisión y el compromiso que se requiere para implantar ISO 9000 se evaluará oportunamente, para definir un presupuesto.

El comienzo dependerá grandemente de la cultura organizacional, el estado del sistema de las operaciones referente al nivel de calidad actual y la experiencia de la empresa en trabajar en conjunto/equipo. Los siguientes elementos son indispensables hacia el éxito del proyecto en implantar un sistema operativo con calidad (por ende con base en la ISO 9000):

Asesoría/Análisis de Base

Lo más temprano posible haga una evaluación de la situación actual incluyendo definir el alcance del registro. Esto definirá las partes débiles y robustas de su sistema... con diseño del sistema, "project management" y capacitación.

Compromiso

El proceso a registro y mantenerse requiere el envolvimiento y el compromiso de la Dirección para lograr el éxito de la empresa.

Preparación

Asignar y organizar los recursos necesarios para apoyar y establecer prioridad de tal que aseguren el éxito en la implantación y más allá... Preparación de presupuest y delinear un proyecto...

Capacitación

La ruta hacia registro requiere capacitación y adiestramiento del personal que labora y afecta en el sistema operativo/administrativo/técnico y

con responsabilidad por la implantación, documentación y auditoría del sistema. Dicha capacitación puede incluir: inducción/orientación ISO 9000/QS-9000, TS 16949, HACCP... TL 9000, QSR... sumario de la Normativa Internacional, técnicas para solución de problemas, medición del sistema, mantenimiento, calibración, estructura documental aplicando tecnología contemporánea (web design)...etc.

Documentación

Fase inicial y típicamente es la parte más ardua. Es importante que en la documentación sea refleje las prácticas de la empresa sin burocracia... es un arte el balance entre robusto y ágil... Recordemos que el uso de papel se esta haciendo obsoleto y que la versión año 2000 requiere mucho menos "papel".

Corrección

Se implantará un sistema efectivo de solucionar (raíz) problemas y no de atacar síntomas.

Prevención

Se integrará un sistema que no solo evalúe las posibles causas de problemas pero que las soluciones implantadas sean con base a la raíz real del posible problema/reto.... favor de notar que son 2 esquemas ya sean mutuamente inclusivos o exclusivos.

INVESTIGACIÓN INICIAL

Una de las primeras tareas del gerente de proyecto deberá ser la de llevar a cabo cierta investigación inicial. Es posible que parte de ella ya se haya llevado a cabo antes de que se hiciera el compromiso de obtención de la ISO 9000. Las áreas a investigar en esta investigación inicial son las siguientes:

¿Qué está ocurriendo en la industria?

Lo más seguro es que haya otras organizaciones en la misma industria o campo de actividad que la empresa que busca la certificación de su Sistema de Calidad bajo la Norma ISO 9000, ya sea considerando conseguir el registro o ya registradas. Aunque el sistema de calidad de cada empresa es y debe ser único, los negocios que participan en tipos de actividades similares enfrentarán problemas similares al tratar de obtener el registro ISO 9000 (por ejemplo, cómo aplicar el requisito 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición

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