Procedimiento inmobiliaria calidad

PROCEDIMIENTO

DE INMOBILIARIA

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ELABORÓ:

GERENTE INMOBILIARIA

FIRMA

REVISÓ: KARINA BORRERO

GERENTE ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

FIRMA

APROBÓ:

GERENTE GENERAL

FIRMA

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO 3

2 ALCANCE 3

3 DEFINICIONES 3

4 RESPONSABILIDADES 4

5 DESARROLLO 6

5.1 PROCEDIMIENTO DE VENTA DE INMUEBLES 6

5.2 PROCEDIMIENTO DE ARRIENDO DE UN INMUEBLE 7

6. REGISTROS 10

7. ANEXOS 11

1 OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objeto la consecución de inmuebles para ofertar en el mercado nacional, con el fin de obtener un beneficio económico con base en las comisiones por la venta y/o arriendo de inmuebles, generando rentabilidad a través de esta línea de negocio para la Empresa.

2 ALCANCE

Comienza desde la consignación de los inmuebles, y finaliza con la oferta y venta y/o arriendo de los mismos.

3 DEFINICIONES

• Propietario: Persona acreditada con esta categoría en el Certificado de Libertad de un Inmueble, que acude a la Inmobiliaria para que se le venda o arriende su propiedad.

• Arrendatario: Persona natural o jurídica que ocupa o hace uso de un inmueble por un tiempo determinado y por el cual paga un canon de arrendamiento.

• Canon: Valor mensual del arrendamiento de un inmueble.

• Derechos de Contrato: Servicio que se le cobra a un arrendatario por la asesoría y elaboración del Contrato de Arrendamiento.

• Captar: Actividad por medio de la cual se obtienen inmuebles para venta o arriendo.

• Publicar: dar a conocer los productos ofertados ya se en Internet revistas o periódico.

• Despublicar: retirar de los medios masivos de comunicación un inmueble ofertado.

• Contrato de Arrendamiento: Documento en donde se describen las condiciones del arrendamiento entre el arrendatario y la Inmobiliaria.

• Contrato de Administración: Documento en donde se describen las condiciones entre el propietario y la Inmobiliaria una vez el Inmueble haya sido arrendado.

• Formato de Consignación: Documento mediante el cual se recibe un inmueble y se pactan las condiciones para su arrendamiento o venta, su precio o canon y la comisión de la Inmobiliaria.

• Comisión: Remuneración económica por la venta o arriendo de un inmueble.

• Promesa de Compra Venta: Contrato en donde se establecen las condiciones para la venta de un inmueble como precio, fecha de entrega, descripción del inmueble a vender y se pactan unas arras.

• Arras: Cantidad de dinero que se deja como garantía para el cumplimiento de lo pactado en la Promesa de compra venta. Se vuelven penitenciarias cuando se pacta su pérdida por incumplimiento de alguna de las partes.

• Clausula Diplomática: es la condición, expresada en los contratos de arrendamiento, de que dichos contratos cesarán si el agente es trasladado a otra ciudad.

• Metrocuadrado.com: Herramienta On line en la cual se ofertan inmuebles, utilizada por la Organización con el fin de facilitar el arrendamiento y venta de los inmuebles administrados.

4 RESPONSABILIDADES

Gerente Inmobiliario: Es la persona encargada de la actividad comercial de la Inmobiliaria teniendo las siguientes responsabilidades:

• Selecciona los Inmuebles que más le interesan a la empresa para su comercialización. Hace contactos con colegas e intermediarios Inmobiliarios.

• Establece relación directa con los propietarios de los Inmuebles y con los Arrendatarios y Compradores.

• Intermedia la negociación entre estas dos partes para lograr la venta o el arrendamiento de los Inmuebles.

• Visita los Inmuebles que los propietarios desean consignar en la Inmobiliaria y hace la promoción de estos por los diferentes medios disponibles para tal fin.

• Tiene en cuenta la fecha de captación del Inmueble para dar esa información al asesor de la Inmobiliaria y llevar el control en la base de datos.

• Muestra los Inmuebles disponibles a las personas interesadas.

• Estudia la documentación solicitada a los interesados en arrendar o comprar un inmueble.

• Publica y está pendiente de la página de Internet y responde los correos que llegan por personas interesadas en algún Inmueble.

• Supervisa la facturación a los arrendatarios y los pagos a los propietarios.

• Controla y está al tanto de los demás pagos que debe hacer la Inmobiliaria como administraciones, seguros de arrendamiento, servicios públicos que le corresponden a la Inmobiliaria y/o a propietarios.

• Pagos a proveedores de servicios de mantenimiento.

• Elaborar promesas de compraventa.

• Firma de contrato de arrendamiento.

Asistente de Gerencia: Apoya la gestión del Gerente de la Inmobiliaria.

• Recibe las quejas y reclamos de arrendatarios y propietarios.

• Agenda las citas del Gerente.

• Elabora la facturación a los arrendatarios y propietarios, de igual forma está pendiente de los descuentos que se le deban hacer mes a mes a los propietarios.

• Hace pagos a las administraciones, aseguradoras, servicios públicos, propietarios y proveedores de mantenimiento.

• Elabora los contratos de administración.

• Elabora los comprobantes de ingreso y egreso.

• Manejo de caja menor.

• Manejo de cuentas bancarias de la inmobiliaria.

Gerente General: Apoya al Gerente de la Inmobiliaria en:

• la elaboración de Promesas de Compra Venta

• Firma los Contratos de Arrendamiento

• Asesora la conveniencia y viabilidad de los negocios

• Revisa y autoriza las comisiones

• Plantea las políticas generales de la actividad de la Inmobiliaria.

Asesor Inmobiliario:

• Desarrollar la gestión administrativa de la inmobiliaria en cuanto a recepción de llamadas, información sobre inmuebles.

• Apoyar al Gerente de la inmobiliaria en la captación de inmuebles para arriendo y venta

• Atención telefónica y personal a propietarios, arrendatarios y compradores.

• Captar inmuebles a nivel local en sectores de estrato 4,5 y 6 y lograr que los clientes los entreguen en consignación para su alquiler o venta.

• Asesorar a los clientes que quieran comprar o tomar en arrendamiento inmuebles y acompañarlos en el diligenciamiento de los documentos requeridos por la inmobiliaria y/o compañía de seguros.

5 DESARROLLO

5.1 PROCEDIMIENTO DE VENTA DE INMUEBLES

• Contacto con el propietario del inmueble.

El Gerente de la Inmobiliaria y el Asesor Inmobiliario diligenciara el formato visita de inmuebles, IN-F-02 como control de los Inmuebles visitados.

El Gerente de la Inmobiliaria acuerda con el propietario las condiciones del negocio: precio de venta y pacta la comisión para la inmobiliaria. Verifica el estado físico y jurídico del inmueble, obtiene información adicional (la edad del inmueble, estado de las tuberías, zonas comunes y administración entre otros).

• Promoción del inmueble.

Con base en la información adquirida del inmueble, el Gerente de la Inmobiliaria comienza con la publicación en la página web, se colocan avisos en las ventanas del inmueble (eventualmente) y se incluye dentro del portafolio de disponibles para la venta o arriendo

El Asesor Inmobiliaria incluye el bien inmueble en el formato IN-F-01 que se encuentra en la base de datos, adicionalmente se consulta al propietario si desea publicar avisos en el periódico para lo cual se dividen los costos por mitad.

• Negociación del inmueble.

Una vez haya un comprador interesado en un inmueble el Gerente de la Inmobiliaria empieza con la negociación. Se pacta el precio de venta y las condiciones o formas de pago verbalmente. En caso que el comprador desee asegurar la negociación, se genera la Carta de Intención de compra o Promesa de compra venta del inmueble.

La Promesa de Compra Venta es el contrato mediante el cual el comprador y vendedor prometen comprar y vender respectivamente el inmueble y estipulan las condiciones del negocio: precio, arras penitenciarias, forma de pago, plazo, valor de la escrituración, fecha, hora y número de notaría donde se firmará la correspondiente escritura pública. (ver modelo guía de Promesa de Compra Venta). Para este fin, el propietario del inmueble debe presentar toda la documentación requerida: certificado de tradición y libertad, registro de nomenclatura, recibos de servicios públicos domiciliarios, prediales pagados de los últimos cinco años, paz y salvo de valorización y de administración, los cuales son entregados a la inmobiliaria y revisados por el Gerente General y/o el Gerente de la Inmobiliaria.

• Firma de la escritura.

Se firma en la fecha, hora y notaría pactada en la Promesa de Compra Venta. El comprador paga el saldo del precio del inmueble al vendedor. El vendedor paga la retención

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