Proceso Administrativo

Marco teórico

En nuestra investigación nos hemos concentrando en lograr mejorar el proceso administrativo del gimnasio, sin embargo primeramente tendríamos que definirlo con cada una de sus etapas.

Primero el concepto de proceso administrativo:

“Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se relacionan y forman un proceso integral”

Esas etapas son la planeación, dirección, organización y control; y cada una de estas tiene su concepto, se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración radical, sub-etapas y el propósito de cada etapa. Empecemos con la planeación.

Planeación.

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que se pretenden alcanzar, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro, establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlos.

Esta fase responde a la pregunta ¿qué se va hacer?, al responder la pregunta se inicia el proceso de planeación, trabajo por lo tanto con las ideas que tiene el individuo. Cada autor define la planeación con sus propias palabras, un ejemplo de estas definiciones serían:

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. (Agustín Reyes Ponce).

Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos. (Ernest Dale).

Con estas definiciones y algunas otras de otros autores podemos concluir el concepto de planeación de la siguiente manera:

“Determinar objetivos y elegir cursos de acción para lograrlos, con base en investigación y esquemas detallados de lo que se realizará.”

Su importancia radica en que:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Mantiene una mentalidad futurista.

5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones.

7. Reduce al mínimo los riesgos, aprovecha al máximo las oportunidades.

8. Las decisiones se basan en hechos.

9. Suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

10. Promueve la eficiencia.

11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. Permite al ejecutivo evaluar alternativas.

13. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos.

Para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

 Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable y adaptarse a la realizada y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

 Objetividad y cuantificación. Es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, este principio también es conocido como precisión.

 Flexibilidad. Establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.

 Unidad. Dirigirse al logro todos los planes.

 Del cambio de estrategias. Si se extiende a largo plazo, será necesario rehacerlo completamente sin perder los propósitos.

Los planes, en cuanto al período establecido para su realización se pueden clasificar en:

1) Corto plazo. Menor o igual a un año.

a. Inmediatos: hasta seis meses.

b. Mediatos: más de seis meses pero menos de 12 meses.

2) Mediano plazo. De uno a tres años.

3) Largo plazo. Más de tres años.

La clasificación de la planeación es estratégica, táctica y operacional.

La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas:

Se inicia a partir de la definición de los propósitos, los cuales se pueden conceptualizar como las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social; proporcionan las pautas para el diseño de un plan, tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embrago, pueden sufrir alteraciones. Después viene la investigación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente, le siguen las premisas que son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Una vez que se han establecido los propósitos e investigados las premisas, se determinan los objetivos, que representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. A continuación se tienen que establecer la política, que son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Ya que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un programa en donde se establezcan las secuencias y tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes, después los presupuestos que en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

De ahí nacen las respuestas para afrontar los retos que implica la competencia, y la vida de la empresa en sí, que son cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Y después se tiene que definir la secuencia para efectuar las actividades rutinarias específicas, esto es, los procedimientos. Y con todo esto ya se elaboran los planes que son esquemas resultantes de la planeación.

Organización.

Una vez que se ha establecido lo que se quiere hacer se tiene que determinar cómo hacerlo, y a esta última pregunta responde la organización. Pero emitamos una definición formal:

Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. (Agustín Reyes Ponce).

Es la coordinación de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos. (Issac Guzmán V.).

Una definición con los elementos básicos del concepto de otros autores podría ser:

“El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquía, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.”

La importancia de la organización es que:

I. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

II. Suministra los métodos para desempeñar las actividades.

III. Evita la lentitud.

IV. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

V. Jamás termina.

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentra íntimamente relacionados y son:

1º. Del objetivo. Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos y propósitos.

2º. Especialización. Establecido por Adam Smith hace 200 años. El trabajo será más fácil si se subdivide en actividades relacionada y delimitadas.

3º. Jerarquía. Establecer centros de autoridad.

4º. De autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad para cumplir dicha responsabilidad.

5º. Unidad de mando. Debe asignarse un solo jefe para evitar fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

6º. Difusión. Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa.

7º. Amplitud o tramo de control. Tener un límite de subordinados que deben reportar a un ejecutivo. Lyndall Urwick dice que no se debe ejercer autoridad a más de seis subordinados, para que no esté sobrecargado.

8º. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

9º. Continuidad. Mantener, mejorar y ajustar a las condiciones del ambiente la estructura organizacional establecida.

Las etapas de la organización son:

• División del trabajo.

• Coordinación.

 División del trabajo es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo,

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