Proceso Estudiante

1. OBJETIVO

Elaborar un procedimiento para el proceso de matrícula de estudiantes, tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo para ampliación de cobertura.

2. ALCANCE

El procedimiento cubre todo lo relacionado con matrícula de estudiantes, ingreso a bases de datos SIMAT Y ZETI, archivo y elaboración de certificados y constancias.

3. RESPONSABILIDAD

El rector, coordinadores y las secretarias. El rector y coordinadores son responsables de coordinar la instrucción y seguimiento de este procedimiento. Las secretarias académicas se encargan de ejecutar el procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1. Archivo Académico: Es la información académica de los estudiantes que puede estar en formato físico o base de datos.

4.2. Certificado: Es un documento oficial expedido por la institución educativa en el que se registran los grados aprobados o reprobados con las respectivas calificaciones.

4.3. Constancia académica de estudios: Es un documento oficial expedido por la institución que da información sobre la permanencia del estudiante en la institución.

4.4. Constancia laboral: Es un documento oficial expedido por la institución donde se registra la información del personal que labora o ha laborado en la institución.

4.5. Pre-matricula: Es la intención de matrícula de los estudiantes.

4.6. Matricula: Registro de los estudiantes en el SIMAT.

4.7. Requisitos: Documentos exigidos para el ingreso de estudiantes.

4.8. SIMAT: Sistema Integrado de Matricula, es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas las etapas.

4.9. Registro de estudiantes: Modulo que permite el manejo de información de los estudiantes, para actualizar, consultar y eliminar.

4.10. ZETI: Plataforma tecnológica que permite a las instituciones educativas configurar sus propios modelos de evaluación.

4.11. Reportes: Informes del proceso de matrícula y sus etapas.

4.12. Matriculado: Estudiante incorporado en la institución educativa.

4.13. Retirados: Estudiantes que solicitan traslado a otra institución.

4.14. Aprobados: Estudiantes que alcanzan los objetivos y pasa al próximo año.

4.15. Desertores: Estudiantes que se retiran sin informar a la institución.

4.16. Reprobados: Estudiantes que no alcanzan satisfactoriamente los objetivos y deben repetir el año lectivo.

4.17. Inscripción: Cuando el estudiante ingresa por primera vez a su proceso escolar.

5. PROCEDIMIENTOS:

5.1 MATRICULAS DE ESTUDIANTES

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Estudiantes Nuevos:

1. El comité académico realiza la evaluación de cupos, disponibilidad para el próximo año lectivo. Comité académico

2. La institución realiza la apertura de nuevos cupos. Rectoría

3. El padre de familia, acudiente y/o estudiante solicitan cupo para ingreso.

Padre de Familia y/o acudiente

4. La secretaria entrega el formulario para ser diligenciado y el listado de requisitos.

Secretaria

5. El padre de familia, acudiente y/o estudiante entrega la documentación diligenciada y la información anexa.

Padre de familia

6. El comité académico realiza la revisión de las solicitudes de ingreso y sus documentos soportes y toma la decisión de ingreso o rechazo de la solicitud. Comité académico

7. Se le notifica al padre de familia de la decisión, si se ha otorgado el cupo se informa las fechas de matrícula y se realiza

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