Protocolo Empresarial

Las relaciones empresariales son de gran importancia en los negocios. Aquí vamos a dar unos puntos básicos, de nuestras relaciones tanto con otras regiones, comunidades o países extranjeros. Una base fundamental tanto en Protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de Protocolo, es la prudencia. Nuestra eficacia al frente de una empresa, viene determinada en gran medida por esta base. El resto será obra de nuestra formación, de nuestra experiencia y de nuestro saber estar. No se olvide que ser agresivo no equivale a ser maleducado. Se puede ser duro negociando y mantener siempre nuestra compostura.

Regla 1.

Información. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de su historia, de su economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará las bases de lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversación, de los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer, de la forma de saludar, de la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, de la forma de agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.

Regla 2.

Presencia. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presencia agradable es un punto favorable para nosotros. Aunque debemos, como dijimos antes, conocer que puede ser para ellos "tener buena presencia". Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarnos en cuanto a los ademanes y las buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír ... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada peor, que caer en la más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Sea sencillo, educado y natural.

Regla 3.

Categorías. Debemos conocer bien las distintas categorías tantos sociales, como políticas y económicas de nuestro sitio de destino. Aunque en determinados países no sean de gran importancia en la mayoría, el respeto de a las personas según su estatus es una parte esencial de su identidad. Debemos ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores (tanto de forma verbal como escrita) y para ello necesitamos conocer la realidad de sus categorías. Nunca hay que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse, o utilizar un tratamiento superior a uno superior (es mejor halagar que quedarse corto).

Regla 4.

Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos de "utilizar" en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Trate de persuadir haciéndoles ver que nuestras razones son mejores que las suyas.

Regla 5.

Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores. Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y, en cierta medida, en la amistad. Si no controla o domina la situación puede dar una sensación de inseguridad que puede dar lugar a desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación, generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen término.

Regla 6.

Seguridad. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas o copiadas. Una idea, puede costar muchos miles de millones de euros. No siempre se roban planos, maquetas, etc. Se "roban" muchas ideas expresadas en una simple reunión de negocios. Así todo hay que tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de documentos, propuestas, etc. Lo mismo con informes y otra documentación sensible que puede hacer referencia a personas o empresas de la competencia.

Regla 7.

Respeto. Con este simple término, usted hará muchas cosas a la vez: dejará en buen lugar a su compañía (a la que representa), a su país o comunidad (al que representa de forma indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento, el país o comunidad, por las personas que conoce del mismo) y lo más importante, se dejará en buen lugar a usted como una persona educada, elegante y que sabe estar y comportarse. Ante cualquier tipo de situación hay que saber "mantener el tipo" y la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona. Hágalo por usted y por lo que representa en ese momento. Usted es un "embajador" en ese momento.

Protocolo empresarial:

Hay que distintguir entre actos privados, que son aquellos en los que el acto en sí no reviste demasiada formalidad y se organiza para un grupo pequeño de personas y actos públicos, que corresponden al protocolo de eventos.

En cualquier caso, la impresión que se quiere dar cuando se organiza un acto en una empresa es la imagen que ésta misma tiene, por lo que es importante no olvidar ningún detalle.

1- Reuniones-

Las reuniones sin muy útiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que se quiere alcanzar. Es un acercamiento de compañeros en los que se tratan de poner puntos en común.

El número de personas que vayan a asistir no deberá exceder en ningún caso de 10, y tampoco menos de 5.

La sala donde se celebre también es importante, una buena luz, ventilación y equipamiento (ordenadores, calculadores o todo aquello que sea necesario) son clave para una buena predisposición a la hora de atenderse los unos a los otros.

Si la reunión fuese muy larga o muy formal, es conveniente disponer de un servicio de cafetería y algún aperitivo, para reponer energías y no hacerlo pesado.

2- Presentaciones-

Aunque parezca una tonteria, las precedencias a la hora de presentar son muy importantes.

La

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