Proyecto De Directivas

DIRECTIVA Nº -2013-EF/43.03

PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL ALMACEN CENTRAL DEL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

OBJETO

Establecer normas y procedimientos para la administración del Almacén Central, en cuanto a la recepción, almacenamiento, despacho de los bienes, existencias y materiales adquiridos por el Ministerio de Economía y Finanzas.

BASE LEGAL

1. Decreto Legislativo Nº1027 mediante el cual se aprueba la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.

2. Decreto Supremo Nº184-2008-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y sus modificatorias

3. Resolución Jefatural Nº118-80-INAP-DNA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, SA.05 Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, SA.06 Austeridad del abastecimiento y SA.07 Verificación del estado de utilización de bienes y servicios.

4. Resolución Jefatural Nº335-90-INAP/DNA mediante el cual se aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público.

5. Decreto Ley Nº22056 mediante el cual se instituye el Sistema de Abastecimiento.

6. Decreto Ley Nº22867 Ley de Desconcentración en el Sistema de Abastecimiento.

7. Resolución de contraloría Nº094-2009-CG mediante la cual se aprueba la Directiva Nº002-2009-CG/CA Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República – CGR y los Órganos de Control Institucional – OCI.

8. Resolución de Contraloría Nº320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector Público.

9. Resolución Ministerial Nº223-2011-EF/43 mediante el cual se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Economía y Finanzas.

10. Resolución Ministerial Nº680-2012-EF/41, que delega en el Director General de la Oficina General de Administración y Recursos Humanos, la facultad de expedir directivas internas relacionadas con los sistemas administrativos a su cargo, de alcance general a todos los órganos o unidades orgánicas del MEF.

11. Resolución Ministerial Nº359-2012-EF/41 de fecha 18 de mayo del 2012 mediante el cual se aprobó la Directiva 004-2012-EF/41.02 Lineamientos para la elaboración de Directivas en el Ministerio de Economía y Finanzas.

12. Ley Nº27444 Ley de Procedimientos Administrativos Generales.

13. Ley Nº29151 Ley General del Sistema de Bienes Estatales.

14. Decreto Supremo Nº007-2008-VIVIENDA mediante el cual se aprueba el Reglamento de la Ley Nº29151.

15. Resolución Nº027-2013/SBN que aprueba la Directiva Nº003-2013/SBN Procedimientos para la gestión adecuada de los bienes muebles estatales calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos – RAEE.

16. Decreto Supremo Nº009-2009-MINAM mediante el cual se aprueban las medidas de ecoeficiencia para el Sector Público.

ALCANCE

La normatividad establecida en el presente procedimiento es de aplicación para la Oficina de Abastecimiento de la Oficina General de Administración y de las áreas usuarias.

Este procedimiento regula desde el momento de la recepción de los bienes, existencias y materiales por parte del Almacén Central hasta su entrega física al usuario requirente.

DEFINICIONES

Para los fines de la presente Directiva se entenderá por:

ALMACEN: Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinadas a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de abastecimiento denominados almacenamiento y distribución.

ALMACENAMIENTO: proceso técnico del abastecimiento, referidas a la ubicación temporal de bienes, existencias y suministros en un espacio físico determinado con fines de custodia.

BIENES: Objetos o cosas que requiere el Ministerio de Economía y Finanzas para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.

BINCARD: tarjeta de control visible de almacén, utilizada para consignar la entrada y salida de los bienes almacenados, en unidades físicas.

CUSTODIA: actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes, existencias y suministros almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas, siendo sus acciones las siguientes:

• Protección a los bienes, materiales, existencias y suministros; está referido a los tratamientos específicos que son necesarios a cada artículo almacenado a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, entre otros, las técnicas por aplicar serán las estipuladas en las normas técnicas y/o manuales de fabricante.

• Protección del local de almacén; a las áreas físicas destinadas a servir de almacén se les debe de rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos, para tal efecto se tomarán medidas a fin de evitar robos o sustracciones, incendio, inundaciones, entre otros.

DISTRIBUCION: proceso técnico de abastecimiento, referido a la directa satisfacción de las necesidades del área usuaria, incluyendo las operaciones de traslado interno.

EXISTENCIAS: materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

INVENTARIO FISICO: verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad.

KARDEX: tarjetas de existencias valoradas de almacén, que tiene por finalidad el suministrar información sobre el movimiento de entradas y salidas de bienes, existencias, materiales y/o suministros del almacén, así como determinar las existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas.

MEF: Ministerio de Economía y Finanzas.

ORDEN DE COMPRA: documento emitido por el Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA en el que se consigna detalladamente el bien, existencia, materiales y/o suministros que ingresan al almacén.

OAS: Oficina de Abastecimiento y Servicios.

OGA: Oficina General de Administración.

OGTI: Oficina General de Tecnologías de la Información.

PEDIDO COMPROBANTE-SALIDA: documento que se emite a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA para autorizar el despacho de materiales, el mismo que deberá ser firmado por el área usuaria al momento de recibir estos.

RESPONSABLE DE ALMACEN: trabajador del Almacén Central encargado de recibir los bienes, existencias, materiales y/o suministros adquiridos para su custodia y conservación en el almacén central bajo criterios y técnicas adecuadas.

RECEPCION DE BIENES: operaciones que se desarrollan cuando los bienes, existencias, materiales y/o suministros llegan al almacén y termina con la ubicación de los mismos en el lugar destinado para efectuar la verificación y control de calidad.

RECEPTOR DE BIENES: trabajador del área usuaria autorizado y encargado de recibir el bien, existencia, material y/o suministro y verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales así como realizar las pruebas que fueran necesarias para su conformidad.

SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa.

USUARIO: Persona natural o jurídica proveedora de bienes, entidad pública, órgano y personas que prestan servicios al MEF bajo cualquier modalidad, que entregan o reciben bienes del almacén.

VERIFICACION Y CONTROL: comprende la acción de retirar los bienes, existencias, materiales y/o suministros de los embalajes para revisar su contenido cuantitativa y cualitativamente contando con el apoyo del área usuaria.

DISPOSICIONES GENERALES

1. El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas; destinadas a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la satisfacción de necesidades de las diversas dependencias del MEF.

2. El almacén central se encuentra ubicado en la sede institucional del MEF desde el cual se procederá a la distribución de los bienes solicitados por cada una de las dependencias quedando a criterio de la Oficina General de Administración la implementación de uno o más almacenes para la custodia temporal de los bienes, lapso de tiempo que no deberá de exceder de dos (02) meses a efectos de que el consumo de los bienes perecibles se realice dentro de la fecha de caducidad establecida en los productos por el fabricante, para lo cual se procederá, con la autorización de la OGA, a realizar inspecciones inopinadas a cada una de las dependencias del MEF a fin de verificar su cumplimiento.

3. La permanencia de los bienes en el almacén no pueden superar los 12 meses desde su fecha de ingreso al mismo y aquellos que no serán definitivamente usados por el MEF deben ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del sector público, estos antes de su disposición final, deberán ser puestos a consideración de las dependencias del MEF para su evaluación y, de ser el caso, su asignación para cubrir sus necesidades.

4. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente al almacén central del MEF (equipos sofisticados instalados, vehículos, entre otros) o urge utilizarlos de inmediato (medicamentos, víveres, entre otros) se asignarán directamente a los

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